سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

نرم افزارهای سیستم سازی
زمان مطالعه مطلب: 7 دقیقه
5/5 - (2 امتیاز)

مقدمه

در اینجا به معرفی برخی از مهم­ترین و کاربردی‌­ترین نرم افزارهای سیستم سازی، سخت‌­افزاری و تکنولوژیکی سیستم­ سازی خواهیم پرداخت.

البته بدیهی است انواع و تعداد زیرساخت­ های مورد استفاده در هر کسب و کار حسب نوع فعالیت آن و سایر شرایط می­تواند متفاوت باشد لیکن در ادامه زیرساخت ­هایی مورد اشاره قرار گرفته که در اکثر کسب و کارها قابل استفاده باشند.

 

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به شما کمک می­کند تا مسیر تعامل هر یک از مشتریان کسب و کار خود را دنبال نموده و در مراحل گوناگون این مسیر، همراه‎شان باشید.

کسب و کار شما با آگاهی از این که هر یک از خریداران در کدام نقطه از چرخه‎ فروش قرار دارند، قادر خواهد بود تا بازاریابی و تجربه‎ مشتری از فروش را به­ طور موثری سفارشی ­سازی نموده و با ایجاد حس رضایت در مشتریان، آن­ها را به سمت مذاکره و نهایتاً خرید سوق دهد.

کسب و کار شما بدون بهره ­گیری از ابزار CRM به اطلاعات لازم و ضروری دسترسی نداشته و بازار رقابتی صنعت خود را از دست خواهد داد. این ابزار به شما کمک خواهد کرد تا برای تعامل با مشتریان خود، مسیری هموار و مطلوب فراهم نموده و به این ترتیب، از بازگشت آن ‎ها اطمینان یابید!

نرم­ افزارهای CRM در طی سال ­های اخیر پیشرفت زیادی کرده­‌اند و در حال حاضر دیگر فقط مربوط به عملیات بازاریابی و فروش نیستند بلکه دارای ماژول­ های مختلفی هستند که سیستم­ ها و فرایندهای مختلف کسب و کار شما را پوشش خواهند داد.

این نرم ­افزارها برای فعالیت­ های مربوط به مدیریت پروژه، انبارداری، سیستم مستندات و مدیریت اسناد، پرتال مشتریان و خدمات پس از فروش ماژول­ ها و قابلیت ­های قابل توجهی ارائه می­کنند. در واقع از طریق این نرم­ افزارها، سیستم­ ها و فرایندهای زیادی در یک کسب و کار پوشش داده خواهد شد.

از سوی دیگر معمولاً اکثر این سیستم ها در کسب و کارها بر بستر کاغذ و غیر الکترونیکی اجرا می شوند. البته منظور از الکترونیکی نبودن این نیست که افراد درگیر در این سیستم ها از کامپیوتر استفاده نمی کنند یا به همدیگر ایمیل نمی زنند یا حتی از نرم افزارهای مثل ورد یا اکسل استفاده نمی کنند بلکه به ازای سیستم های اشاره شده نرم افزار اختصاصی وجود ندارد.

 

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

واژه مرکب Bizagi از دو واژه “کسب و کار” (business) و “چابکی” (agility) تشکیل شده است. این نرم­ افزار یک نرم ‎افزار BPMS با کیفیت طراحی و توسعه برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب می‎شود.

بیزاجی (Bizagi) به مشتریان جدید خود از طریق webinar ها و دموهای زنده آموزش داده و کمک می‎نماید.

این نرم­ افزار جزء کاربرپسندترین و در عین حال گران قیمت ­ترین نرم ­افزارهای BPMS در سطح دنیا به شمار می­رود ولی در کشور ما هزینه بسیار پایین قابل استفاده است.

یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در کسب و کار از دیگر ویژگی ­های خوب نرم ­افزارهای BPMS از جمله Bizagi به شمار می­رود بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم ­های قبلی کسب و کار وجود دارد.

این نرم ­افزار در کسب و کارهای مختلفی در کشور ما با موفقیت به کار گرفته شده است و به بنگاه ­ها و کسب و کارهای متوسط قویاً توصیه می­شود.

 

تکنولوژی RPA یا Robotic Process Automation

شاید این مطلب جزء اولین مطالبی است که به زبان فارسی در مورد RPA یا Robotic Process Automation توسط آکادمی سیستم ­سازی نگارش شده است. به این دلیل که RPA یک تکنولوژی کاملاً جدید و در عین حال بسیار کاربردی، سودآور و فوق‌­العاده است.

درحال حاضر امکان اتوماسیون سیستم­ ها و فرایندها در کسب و کارها از طریق مکانیزاسیون فرایندها با استفاده از برخی از نرم ­افزارهای از پیش آماده شده یا بکارگیری نرم ­افزارهای BPMS وجود دارد و اگر بخواهیم کارهایی که ما و سایر کارمندان پشت سیستم و در حال کارکردن با کامپیوتر انجام می­دهند را مکانیزه کنیم راه­‌حل آن استفاده از نرم­ افزارهای آماده یا BPMS ها نیستند.

می­دانیم هم اکنون در بعضی کسب و کارها ربات ­های موجود در خطوط تولید کارهای مختلفی را انجام می­دهند که باعث شده است وابستگی به نیروی انسانی کمتر شده و دقت خیلی اقدامات بیشتر شوند.

آیا برای کارهای سیستمی ما هم می­توان چنین اقدامات انجام داد؟ یعنی کارهایی را که یک کارمند در پشت سیستم انجام می­دهد را به یک ربات بسپاریم؟

پاسخ بله است با RPA می‌توان!

مثلاً فرض کنید کاربر باید به سایت گوگل مراجعه کند و در مورد آب و هوای یک منطقه جغرافیایی خاص تحقیق کند. هدف از این تحقیق این است که اگر آب و هوای آن منطقه که قرار است ظرف چند ساعت آینده یک محموله از طرف شرکت برای آنجا ارسال شود مناسب نبود، این موضوع را به راننده­ای که قرار است این بار را حمل کند اطلاع دهد.

برای اطلاع ­رسانی به راننده باید از لیست شماره تلفن‌­ها، شماره راننده را جستجو کند و وارد پلن ارسال پیامک شرکت شود. شماره راننده را وارد و یک متن ثابت با این مضمون که “تا اطلاع ثانوی حمل بار به فلان مقصد را متوقف کنید” برای وی ارسال کند.

البته این یک مثال کاملاً ساده و فرضی بود ولی درنظر داشته باشید این مراحل توسط هیچ نرم‌­افزاری قابل انجام نیستند. در عین حال اینکار تقریباً چند ساعت از وقت این کارشناس را می­گیرد ولی به راحتی می­توان از طریق تکنولوژی ربات آنرا پیاده­ سازی کرد بطوریکه اینکار توسط ربات ظرف چند دقیقه قابل انجام خواهد بود.

حسن دیگر استفاده از ربات بجای انسانی در اینگونه فعالیت ­ها، کم خطا بودن یا به عبارت بهتر بدون خطا بودن ربات در مقایسه با نیروی انسانی است.

 

اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات

هدف از سیستم ­سازی استانداردسازی گردش کارها و فرایندهای موجود در کسب و کار است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه­‌ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود.

در همین راستا کارکرد سیستم­ هایی نظیر BPMS ­مکانیزه کردن فرایندهای کسب و کار است. یعنی فعالیت ­هایی که دارای تواتر و تکرار هستند در حالیکه نرم ­افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است.

همانطورکه بسیاری از ما با نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده‌­ایم و می­دانیم که گردش کار در سیستم­ های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است.

در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده‌­ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و می­توان نتیجه­ گیری کرد که نرم­ افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.

مگر نمی­شود این فرایندهای به ظاهر غیرقابل پیش ­بینی را پیش ­بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ مگر چند درصد از فعالیت­ های یک کسب و کار باید موردی باشد؟ تا به کی کسب و کارها و شرکت­ های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت­ ها در کسب و کار باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟

پس با توجه به اینکه نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می­شود، کسب و کار شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در کسب و کار شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگ ­تر شده و به ابزاری محوری برای کسب و کار شما تبدیل شود.

اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین­ های بهتری بجای نرم ­افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد که در قسمت­ های قبلی در خصوص برخی از آنها صحبت کردیم.

اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمی­کند بلکه می­تواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه­‌ای­‌تر کند.

 

نرم ­افزارهای هوش تجاری

کسب و کارها باید وضعیت خود را بطور مداوم مورد پایش و سنجش قرار دهند تا قبل از اینکه خطرات و ریسک­ ها آنها را مورد تهدید جدی قرار دهند، بتوانند آنها را شناسایی کرده و راهکارهایی برای مقابله با آنها اتخاذ نمایند.

البته این موضوع فقط در مورد تهدیدها نیست بلکه در مورد فرصت­ ها نیز باید آن­ها را قبل از رقبا تشخیص داده و تصاحب کنند.

بدیهی است برای این منظور نمی­توان بر اساس ذهن مدیران و صاحبان کسب و کار عمل کرد و باید بر مبنای گزارشات علمی و بر اساس روندهای گذشته اقدام به تصمیم­گیری نمود.

تا پیش از این برای تهیه گزارشات مدیریتی نیاز به دانش برنامه ­نویسی وجود داشت. باید در مورد دیتابیس، ابزارهای گزارس­ ساز و مواردی از این دست تا حدود زیادی اطلاعات داشتیم تا بتوانیم گزارشات مورد نظر خود یا مدیریت شرکت و سازمان را تهیه کنیم ولی ابزارهای نوین هوش تجاری این قابلیت را دارند که به سادگی و با چند درک دراپ داشبوردها و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنیم.

این امکان برای کسب و کارهای ایرانی وجود دارد که بدون پرداخت هزینه از این نرم ­افزارها بصورت به اصطلاح قفل شکسته استفاده کنند.

با استفاده از این نرم ­افزارها شما حدس زدن را متوقف نموده و تصمیمات تجاری خود را سریع‌تر و هوشمندانه‌تر عملی خواهید کرد.

فواید نرم ­افزارهای هوش تجاری:

  • بهره ­وری و اثربخشی فرآیندها را در سازمان خود اندازه­ گیری کنید.
  • نقاط ضعف و قوت سازمان خود را شناسایی کنید.
  • گردش اطلاعات مدیریتی را در سازمان خود روان تر کنید.
  • اطلاعات مناسب در زمان مناسب و با سرعت مناسب در اختیار داشته باشید.
  • فرآیندهای سودآور سازمان خود را تقویت کرده و فرآیندهای بدون توجیه اقتصادی را حذف کنید.
  • توان رقابت سازمان خود را با سایر شرکت ­ها سنجیده و خود را در برابر حوادث آینده آماده سازید. باید بدانید نرم ­افزارهای هوش تجاری تجزیه و تحلیل را برای همه آسان می­کند.

 

نرم ‎افزار ProcessMaker یکی از ابزارهای استقرار فرایندها

نرم ­افزار ProcessMaker یک ابزار مدیریتی محبوب در زمینه سیستم‌سازی گردش کار محسوب می‎شود. ProcessMaker به شما این امکان را می‎دهد که سیستم‌های کسب و کار و گردش‌های کاری خود را طراحی، اتوماسیون و راه ­اندازی کنید.

نرم افزار ProcessMaker توسط کسب و کارهای کوچک مورد استفاده قرار می‎گیرد. طراحی سیستم به وسیله نمادگذاری‎ های BPMN 2.0 صورت می‎گیرد که برای اکثر مشاوران فرآیند آشنا است.

این نرم­ افزار تاکنون بیش از ۱،۰۰۰،۰۰۰ دانلود داشته است و هم اکنون توسط هزاران شرکت معتبر استفاده می شود. این نرم ­افزار از قابلیت ­های فوق‌­العاده‌­ای برخوردار است از جمله:

  • نسخه موبایل Android و IOS رایگان
  • قابلیت یکپارچگی با جیمیل و مشاهده وظایف محوله در Gmail
  • فرم­ ساز با کیفیت بالا و Responsive با کامپیوتر، موبایل و تبلت
  • و…


دوره جامع مدیریت کسب و کار

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.