نرم افزار نامناسب سیستم سازی کسب و کارتان را با شکست مواجه میکند. انتخاب نرم افزارهایی که نیازکسب وکار شما را برآورده کرده و به سیستم سازی کسب و کارتان کمک کند نیازمند شناخت کامل نرم افزارها و نیازمندی های کسب و کارتان است. انتخاب هوشمندانه در این حوزه مهم است پرا که علاوه بر هزینه مالی که صرف میکنید هزینه زمان و استقرار نرم افزار را هم باید در نظر بگیرید، تصور کنید تمام این منابع و هزینه ها در جای اشتباهی صرف کرده باشید.
البته بدیهی است انواع و تعداد زیرساخت های مورد استفاده در هر کسب و کار حسب نوع فعالیت آن و سایر شرایط میتواند متفاوت باشد لیکن در ادامه زیرساخت هایی مورد اشاره قرار گرفته که در اکثر کسب و کارها قابل استفاده باشند.
در اینجا به معرفی برخی از مهمترین و کاربردیترین نرم افزارهای سیستم سازی، سختافزاری و تکنولوژی های سیستم سازی خواهیم پرداختکه عبارتند از:
1) نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
2) نرم افزار مدلسازی فرایندهای کسب و کار
3) نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
4) ربات ها خودکارسازی فرایندها(RPA)
5) اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات
6) نرم افزارهای هوش تجاری
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به شما کمک میکند تا مسیر تعامل هر یک از مشتریان کسب و کار خود را دنبال نموده و در مراحل گوناگون این مسیر، همراهشان باشید.
کسب و کار شما با آگاهی از این که هر یک از خریداران در کدام نقطه از چرخه فروش قرار دارند، قادر خواهد بود تا بازاریابی و تجربه مشتری از فروش را به طور موثری سفارشی سازی نموده و با ایجاد حس رضایت در مشتریان، آنها را به سمت مذاکره و نهایتاً خرید سوق دهد.
کسب و کار شما بدون بهره گیری از ابزار CRM به اطلاعات لازم و ضروری دسترسی نداشته و بازار رقابتی صنعت خود را از دست خواهد داد. این ابزار به شما کمک خواهد کرد تا برای تعامل با مشتریان خود، مسیری هموار و مطلوب فراهم نموده و به این ترتیب، از بازگشت آن ها اطمینان یابید!
نرم افزارهای CRM در طی سال های اخیر پیشرفت زیادی کردهاند و در حال حاضر دیگر فقط مربوط به عملیات بازاریابی و فروش نیستند بلکه دارای ماژول های مختلفی هستند که سیستم ها و فرایندهای مختلف کسب و کار شما را پوشش خواهند داد.
این نرم افزارها برای فعالیت های مربوط به مدیریت پروژه، انبارداری، سیستم مستندات و مدیریت اسناد، پرتال مشتریان و خدمات پس از فروش ماژول ها و قابلیت های قابل توجهی ارائه میکنند. در واقع از طریق این نرم افزارها، سیستم ها و فرایندهای زیادی در یک کسب و کار پوشش داده خواهد شد.
از سوی دیگر معمولاً اکثر این سیستم ها در کسب و کارها بر بستر کاغذ و غیر الکترونیکی اجرا می شوند. البته منظور از الکترونیکی نبودن این نیست که افراد درگیر در این سیستم ها از کامپیوتر استفاده نمی کنند یا به همدیگر ایمیل نمی زنند یا حتی از نرم افزارهای مثل ورد یا اکسل استفاده نمی کنند بلکه به ازای سیستم های اشاره شده نرم افزار اختصاصی وجود ندارد.
برخی از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) در سیستم سازی
برای مطالعه بیشتر و آشنایی با تاثیر crm در سیستم سازی فروش و کسب و کار به مقاله مهم ترین ابزار سیستم سازی فروش: نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)
یکی از بهترین و حرفه ای ترین نرم افزارهای مدلسازی فرایندها نرم افزار ویژال پارادایم است. قابلیت هایی که در ویژوال پارادایم وجود دارد را هرگز در نرم افزارهایی مانند ویزیو (visio)مشاهده نخواهید کرد.
ویژوال پارادایم یک ابزار طراحی فرایند کسبوکار چند پلتفرمی و سریع است که از نمادهای مدلسازی فرایند کسبوکار (BPMN 2.0) ،دیاگرامهای جریان داده (DFD) و چارتهای سازمانی و بسیاری نمودارهای دیگر پشتیبانی میکند.
این ابزار علاوه بر ویژگیهای مدلسازی اولیه کسبوکار، شما را قادر به انیمیشن کردن نمودارهای فرایند کسبوکار، شبیهسازی دیاگرام فرایند کسب وکار، تولید گزارشات و انتشار پروژه در وب سایت، ایجاد ماتریسهای RACI، CRUD و … مینماید.
برخی از مزایای استفاده از نرم افزار ویژوال پارادایم در سیستم سازی
مانند استانداد bpmn بهترین استاندارد مدلسازی فرایندها در دنیاست و یا استاندارد DFD که در مدلسازی سیستم های وضع موجود از آن استفاده میکنیم.
از انیمیشن در ویژوال پارادایم می توانید برای آموزش و درک بهتر هر کدام از مسیرهای فرایند استفاده کنید. به این شکل که هر مسیر یا سناریو فرایند را به صورت متحرک به نمایش در می آوریم و بعد از آن میتوانید فایل انیمسن فراینده را در اختیار افراد و واحدهای مختلف سازمان قرار دهید. علاوه بر آن می توانید درک بهتر و شفاف تری از سناریوهای فرایند به دست آورید و آنها را بهبود ببخشید.
از شبیه سازی فرایندها می توانیم برای تحلیل و بررسی هزینه و زمانی که صرف می شود تا فرایند انجام شده و به خروجی مورد نظر برسد استفاده کنیم. علاوه بر تحلیل هزینه و زمان که با قابلیت شبیه سازی امکان پذیر است، میتوانید گلوگاه ها و گره های فرایند(برای مثال قسمت هایی از فرایند که تراکم و تجمع کارها زیاد است) راشناسایی کنید.
همانطور که در دو بخش قبل اشاره کردیم شبیه سازی و متحرک سازی فرایندها در ویژوال پارادایم در تحلیل فرایندها به کمک ما می آید. علاوه بر این دو قابلیت، بر اساس فرایندهایی که مدلسازی کردهایم ماتریس هایی در این نرم افزار وجود دارد که به تحلیل فرایندها و بهبود آنها کمک می کند مانند ماتریس RACI، CRUD و …
برخی از فرایندها در کسب و کار شما وجود دارند که میخواهیم آنها را مکانیزه کنیم ولی به ازای آنها نرم افزارهای آماده در بازار وجود ندارد. حال چه باید کرد؟
بايد فرايندهاي کسب و کار را مکانيزه نماييم و مکانيزه کردن اين فرايندها از طريق رو ش هايي مثل برنامه نويسي امري زمان بر است. از طرفي بسياري از فرايندهاي ما به دلايلي مانند تغییر قوانین و اسناد بالادستی، تغییر مدیران، اعمال یا برداشته شدن تحریم ها،اعمال تغیرات و بهبودهای سازمانی و فرایندی، و… دچار تغيير مي شوند.
پس اگر بخواهيم زمان زيادي بابت مکانيزه کردن فرايندهايي که دچار تغييرات خواهند شد صرف نماييم، منطقي نخواهد بود. در نتيجه بکارگيري نرم افزارهاي BPMS به عنوان زيرساخت نرم افزاري که فرايندها را با حداقل کدنويسي به برنامه و نرم افزار تبديل مي کنند کاملاً ضروري است. پس اولين مزيت و ويژگي عمده سيستم هاي BPMS اين است که از طريق آنها مي توان فرايندهاي کسب و کار را با زمان بسيار کوتاه تري نسبت به روش هاي برنامه نويسي مکانيزه نمود.
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) ابزاری است که به خودکارسازی، مدل سازی، بهینه سازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) کمک می کند. این نرم افزار به شما امکان می دهد تا فرآیندهای خود را به صورت بصری در قالب نمودارهای گردش کار ترسیم کنید، وظایف و قوانین مرتبط را تعریف کنید و داده ها را جمع آوری کنید تا بتوانید عملکرد فرآیند را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنید.
طی سالیان مختلف کسب و کارهای زیادی در کشور ما از این نرم افزارها استفاده میکنند و تعداد آنها شاید به بیش از هزاران مورد نیز برسد. نرم افزارهای BPMS دارای 2 محیط اصلی هستند. یک محیط طراحی و ساخت فرایندها که در این محیط متخصصین آموزش دیده اقدام به ساخت فرایندها یعنی تبدیل آنها به نرم افزار کرده و محیط کارتابل و کاربر نهایی که بدنه کسب و کار با این محیط کار خواهد کرد.
پس از گذشت زمان و انجام فرايندها در بستر BPMS ، آغاز به تحليل فرآيندهاي جاري نموده و با گزارشات نموداري و تحليلي به سوالات زير پاسخ مي دهد.
انتخاب نرم افزار BPMS مناسب برای شما به نیازها و الزامات خاص شما بستگی دارد. شما باید عواملی مانند اندازه و پیچیدگی شرکت، بودجه و ویژگی های مورد نیاز خود را در نظر بگیرید.
انواع مختلف نرم افزار BPMS در دنیا و کشور ما وجود دارند لیکن تجربه سا ل ها کار با انواع این نرم افزارها به ما می گوید کسب و کاری مانند شما می تواند به راحتی از دو نوع از این نرم افزارها با هزینه نسبتا پایین استفاده نماید. این دو نوع نرم افزار عبارتند از:
1. نرم افزار بیزاجی (Bizagi)
واژه مرکب Bizagi از دو واژه “کسب و کار” (business) و “چابکی” (agility) تشکیل شده است. این نرم افزار یک نرم افزار BPMS با کیفیت طراحی و توسعه برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب میشود.
بیزاجی (Bizagi) به مشتریان جدید خود از طریق webinar ها و دموهای زنده آموزش داده و کمک مینماید.
این نرم افزار جزء کاربرپسندترین و در عین حال گران قیمت ترین نرم افزارهای BPMS در سطح دنیا به شمار میرود ولی در کشور ما هزینه بسیار پایین قابل استفاده است.
یکپارچگی با سایر سیستمهای اطلاعاتی موجود در کسب و کار از دیگر ویژگی های خوب نرم افزارهای BPMS از جمله Bizagi به شمار میرود بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی کسب و کار وجود دارد.
این نرم افزار در کسب و کارهای مختلفی در کشور ما با موفقیت به کار گرفته شده است و به بنگاه ها و کسب و کارهای متوسط قویاً توصیه میشود.
2. نرم افزار ProcessMaker
نرم افزار ProcessMaker یک ابزار مدیریتی محبوب در زمینه سیستمسازی گردش کار محسوب میشود. ProcessMaker به شما این امکان را میدهد که سیستمهای کسب و کار و گردشهای کاری خود را طراحی، اتوماسیون و راه اندازی کنید.
نرم افزار ProcessMaker توسط کسب و کارهای کوچک مورد استفاده قرار میگیرد. طراحی سیستم به وسیله نمادگذاری های BPMN 2.0 صورت میگیرد که برای اکثر مشاوران فرآیند آشنا است.
این نرم افزار تاکنون بیش از ۱،۰۰۰،۰۰۰ دانلود داشته است و هم اکنون توسط هزاران شرکت معتبر استفاده می شود. این نرم افزار از قابلیت های فوقالعادهای برخوردار است از جمله:
شاید این مطلب جزء اولین مطالبی است که به زبان فارسی در مورد RPA یا Robotic Process Automation توسط آکادمی سیستم سازی نگارش شده است. به این دلیل که RPA یک تکنولوژی کاملاً جدید و در عین حال بسیار کاربردی، سودآور و فوقالعاده است.
درحال حاضر امکان اتوماسیون سیستم ها و فرایندها در کسب و کارها از طریق مکانیزاسیون فرایندها با استفاده از برخی از نرم افزارهای از پیش آماده شده یا بکارگیری نرم افزارهای BPMS وجود دارد و اگر بخواهیم کارهایی که ما و سایر کارمندان پشت سیستم و در حال کارکردن با کامپیوتر انجام میدهند را مکانیزه کنیم راهحل آن استفاده از نرم افزارهای آماده یا BPMS ها نیستند.
میدانیم هم اکنون در بعضی کسب و کارها ربات های موجود در خطوط تولید کارهای مختلفی را انجام میدهند که باعث شده است وابستگی به نیروی انسانی کمتر شده و دقت خیلی اقدامات بیشتر شوند.
چه فرآیندهایی را می توان با RPA خودکار کرد؟
RPA سنتی برای هر نوع فرآیندی مناسب نیست. فرآیندها باید دارای ویژگی های زیر باشند تا برای اتوماسیون توسط RPA مناسب باشند:
آیا برای کارهای سیستمی ما هم میتوان چنین اقدامات انجام داد؟ یعنی کارهایی را که یک کارمند در پشت سیستم انجام میدهد را به یک ربات بسپاریم؟
پاسخ بله است با RPA میتوان!
مثلاً فرض کنید کاربر باید به سایت گوگل مراجعه کند و در مورد آب و هوای یک منطقه جغرافیایی خاص تحقیق کند. هدف از این تحقیق این است که اگر آب و هوای آن منطقه که قرار است ظرف چند ساعت آینده یک محموله از طرف شرکت برای آنجا ارسال شود مناسب نبود، این موضوع را به رانندهای که قرار است این بار را حمل کند اطلاع دهد.
برای اطلاع رسانی به راننده باید از لیست شماره تلفنها، شماره راننده را جستجو کند و وارد پلن ارسال پیامک شرکت شود. شماره راننده را وارد و یک متن ثابت با این مضمون که “تا اطلاع ثانوی حمل بار به فلان مقصد را متوقف کنید” برای وی ارسال کند.
البته این یک مثال کاملاً ساده و فرضی بود ولی درنظر داشته باشید این مراحل توسط هیچ نرمافزاری قابل انجام نیستند. در عین حال اینکار تقریباً چند ساعت از وقت این کارشناس را میگیرد ولی به راحتی میتوان از طریق تکنولوژی ربات آنرا پیاده سازی کرد بطوریکه اینکار توسط ربات ظرف چند دقیقه قابل انجام خواهد بود.
برخی از مزایای استفاده از ربات ها خودکارسازی فرایندها(RPA) در سیستم سازی
روبات های نرم افزاری برنامه ریزی می شوند که قوانین را مو به مو دنبال کنند. آنها هیچ وقت خسته نمی شوند و هرگز خطا نمی کنند. در نظر داشته باشید انسان ممکن الخطا است اما ضریب خطای روبات های RPA صفر است. آنها همیشه منطبق با قوانین و پایدار هستند.
روبات های نرم افزاری با اطمینان بالا کارشان را انجام میدهند و هر چه که انجام میدهند مانیتور میشود و شما کنترل کامل بر آنها دارید. میتوانید تطبیق پذیری آنها با قوانین کسب و کارتان را یکپارچه کنید که باعث کاهش ریسک میشود.
روبات های نرم افزاری میتوانند هزینه کارها را تا 80 % کاهش دهند. در کمتر از چند ماه، بیشتر شرکتها در دنیا توانستند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.
کارمندان از اولین نفرات میباشند که قدردان RPAخواهند بود زیرا آنها را از دامان کارهای تکراری و وقت گیر نجات میدهد.
مطالعه بیشتر درمورد ربات ها نرم افزاری و یک نمونه واقعی از ربات های نرم افزاری
5) اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات
هدف از سیستم سازی استانداردسازی گردش کارها و فرایندهای موجود در کسب و کار است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقهای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود.
در همین راستا کارکرد سیستم هایی نظیر BPMS مکانیزه کردن فرایندهای کسب و کار است. یعنی فعالیت هایی که دارای تواتر و تکرار هستند در حالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است.
همانطورکه بسیاری از ما با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار کردهایم و میدانیم که گردش کار در سیستم های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است.
در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شدهای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و میتوان نتیجه گیری کرد که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.
مگر نمیشود این فرایندهای به ظاهر غیرقابل پیش بینی را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟ مگر چند درصد از فعالیت های یک کسب و کار باید موردی باشد؟ تا به کی کسب و کارها و شرکت های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟ تا چه زمانی فعالیت ها در کسب و کار باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟
پس با توجه به اینکه نرم افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر میشود، کسب و کار شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.
در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در کسب و کار شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگ تر شده و به ابزاری محوری برای کسب و کار شما تبدیل شود.
اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین های بهتری بجای نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد که در قسمت های قبلی در خصوص برخی از آنها صحبت کردیم.
اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمیکند بلکه میتواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقهایتر کند.
کسب و کارها باید وضعیت خود را بطور مداوم مورد پایش و سنجش قرار دهند تا قبل از اینکه خطرات و ریسک ها آنها را مورد تهدید جدی قرار دهند، بتوانند آنها را شناسایی کرده و راهکارهایی برای مقابله با آنها اتخاذ نمایند.
البته این موضوع فقط در مورد تهدیدها نیست بلکه در مورد فرصت ها نیز باید آنها را قبل از رقبا تشخیص داده و تصاحب کنند.
بدیهی است برای این منظور نمیتوان بر اساس ذهن مدیران و صاحبان کسب و کار عمل کرد و باید بر مبنای گزارشات علمی و بر اساس روندهای گذشته اقدام به تصمیمگیری نمود.
تا پیش از این برای تهیه گزارشات مدیریتی نیاز به دانش برنامه نویسی وجود داشت. باید در مورد دیتابیس، ابزارهای گزارس ساز و مواردی از این دست تا حدود زیادی اطلاعات داشتیم تا بتوانیم گزارشات مورد نظر خود یا مدیریت شرکت و سازمان را تهیه کنیم ولی ابزارهای نوین هوش تجاری این قابلیت را دارند که به سادگی و با چند درک دراپ داشبوردها و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنیم.
این امکان برای کسب و کارهای ایرانی وجود دارد که بدون پرداخت هزینه از این نرم افزارها بصورت به اصطلاح قفل شکسته استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزارها شما حدس زدن را متوقف نموده و تصمیمات تجاری خود را سریعتر و هوشمندانهتر عملی خواهید کرد.
فواید نرم افزارهای هوش تجاری:
یکی از بهترین و کامل ترین نرم افزارهای هوش تجاری و طراحی داشبوردهای مدیریتی نرم افزار پاور بی آی(power BI) است.
پاور بی آی(power BI)
پاور بی آی آخرین و بهترین ابزار هوش تجاری و مصورسازی داده شرکت مایکروسافت است. به عبارتی میتوان گفت این ابزار بهترین نرم افزار دنیا در حوزه هوش تجاری است. این ابزار شما را قادر میسازد با سرعت بسیار بالایی داشبوردهای مدیریتی فوق العاده ای طراحی کنید. پاور بی آی امکان تحلیل اطلاعات و داده ها را برای کارشناسان حوزه های مختلف حتی آنهایی که به برنامهنویسی مسلط نیستند، به راحتی فراهم میکند و به عنوان یک ابزار قدرتمند برای پیاده سازی سیستم های هوش تجاری محسوب میشود.