هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
در این مطلب در نظر داریم یک نرم افزار خوب برای سیستم سازی کسب و کار معرفی کنیم. البته به منظور سیستم سازی نرم افزارهای مختلفی مورد نیاز است و تنها با یک نوع نرم افزار نباید سیستم سازی انجام داد لیکن در این نوشته یکی از مهم ترین نرم افزارهای مورد نیاز برای سیستم سازی را معرفی خواهیم کرد.
در نظر داشته باشید پس از اینکه الگوریتم سیستم سازی را در کسب و کار خود اجرا کنید، حال نوبت به تثبیت سیستم های تعریف شده و بهبود ساخته در کسب و کار شما است و استفاده از نرم افزارهای سیستم سازی موجب این امر خواهد شد.
الگوریتم سیستم سازی شامل گام‌های کلیدی زیر است که در این نوشته در این خصوص توضیحات تکمیلی ارائه شده است.
- تعریف ارزشهای کسب و کار
- تعیین اهداف کسب و کار
- کشف سیستم‌های وضع موجود
- مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
- مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
- استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
- استخراج فرایندهای مطلوب
- اجرا کردن سیستم‌ها و فرایندها
- پایش و کنترل سیستم‌ها و فرایندها
طبیعتاً می توان سیستم های شناسایی شده و بهبود یافته در کسب و کارها را بر روی کاغذ نیز اجرا کرد ولی اجرا شدن سیستم ها بر روی کاغذ با مشکلات زیادی از جمله کندی بیش از حد، امکان وقوع خطای انسانی، عدم دریافت گزارشات در لحظه مدیریتی و… همراه است. مکانیزه کردن سیستم ها باعث می شود آنها ضمانت اجرایی بالاتری داشته و با سرعت و کیفیت بالاتری انجام شوند.
اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی میدهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی میتوانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی میافتد؟ مثلاً پرسنل باید فرم مربوط به ارسال فاکتور را در نرمافزار Word یا Excel به دقت پر کنند. در این خصوص کلی توضیح به پرسنل فروش میدهیم ولی کماکان مشاهده میکنیم که در چند درصد مواقع در تکمیل فرم دچار اشتباه میشوند. طبیعی است همین چند درصد اشتباه نیز برای ما گران تمام خواهد شد.
راه‌حل چیست؟ اگر فرم مربوط به فاکتور بصورت نرم‌افزاری در اختیار کارشناس فروش باشد، اگر بخواهد هم دیگر نمیتواند اشتباه کند. هر جا لازم است فیلدهایی را در فرم فاکتور اجباری میکنیم و بر روی هر کدام از فیلدها یک شرط قرار میدهیم. مثلاً فیلد کد اقتصادی مربوط به مشتری را اجباری کرده و بر روی آن شرط میگذاریم. به اینصورت که حتماً باید این فیلد پر شده و یک کد 10 رقمی درست وارد کند تا سیستم اجازه ذخیره یا ارسال فاکتور را بدهد.
از سویی با توجه به اینکه هر سیستم متناسب با همان کسب و کار طراحی میشود و با سایر کسب و کارها متفاوت خواهد بود، امکان استفاده از نرم افزارهای آماده در بازار برای همه سیستم ها مقدور نخواهد بود. کسب و کار
همچنین تولید نرم افزار برای هر سیستم بصورت سفارشی برای هر کسب و کاری امکان پدیر نیست. زیرا تولید نرم افزارها برای سیستم ها امری زمانبر، پرهزینه و نشدنی است.
برای رفع مشکلات و دشواری های فوق می توان از نرم افزارهای BPMS استفاده کرد. نرم افزارهای BPMS به کسب و کارها این امکان را می دهند را سیستم های خود را در زمان و هزینه بسیار کمی مکانیزه کرده و به نرم افزارها تبدیل کنند. نرم افزار
انواع مختلف نرم افزار BPMS در بازار وجود دارد لیکن با توجه به مقوله قیمت و کیفیت، یکی از نرم افزارهایی که کسب و کارهای کوچک می توانند با حداقل قیمت و بالاترین کیفیت از آن استفاده کنند نرم افزار پروسس میکر (Processmaker) است.
در خصوص این نرم افزار فوق العاده که برای سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک بسیار مناسب است، در مطلب بعدی توضیحات جالبی ارائه خواهیم کرد.