سیستم سازی یکی از مهم ترین ضرورت ها برای موفقیت هر کسب و کاری است لیکن سیستم سازی کسب و کار نیازمند داشتن دیدگاه هایی است که پیش نیاز سیستم سازی تلقی می گردند. در این نوشته در نظر داریم برخی از مهم ترین پیش نیازهای سیستم سازی کسب و کار را توضیح دهیم
1) دیدگاه ده هزار برابری
2) دیدگاه تکامل تدریجی
3) تفکر سیستمی
4) دیدگاه تحلیل کسب و کار
پیشنیازها
1) دیدگاه ده هزار برابری
این دیدگاه بسیار میتواند به شما در رشد و توسعه کسب و کارتان کمک کند. شاید کسب و کار شما از اول خیلی بزرگ نبوده و چندین شعبه نداشته باشد ولی باید جهانی فکر کنید و دهکده ای عمل کنید. این دیدگاه باعث میشود این طرز تفکر از همان ابتدا در شما شکل بگیرد.
هر فرد متخصص باید برای موفقیت، سعی کند یک مدل اولیه از کسب و کار خود ایجاد نموده و کار خود را مقیاس پذیر نماید. یعنی یک کسب و کار کوچک باید به گونه ای ساخته شود که بتواند تا ده هزار برابر حجم فعلی خود رشد کند.
صاحب یک کسب وکار به جای آن که کسب و کارش را مجزا و منحصربه فرد در نظر بگیرد و فقط تمرکز خود را بر روی انجام کارهای فوری و روزانه بگذارد باید به فکر ساختن یک مدل اولیه کسب و کار باشد. مدلی که قرار است چندین کسب وکار دیگر از روی آن ساخته شود. به عبارتی دیگر بتواند مجوز تأسیس چندین شعبه را برای کار خود صادر کند به طوریکه تمام آنها بتوانند با همان کیفیت مدل اولیه کار کنند. موفقیت سرشار رستوران های زنجیره ای مک دونالد مرهون این دیدگاه است. با این شیوه نگرش، چنین فردی هم در نقش متخصص و هم در نقش مدیر و هم در نقش کارآفرین ظاهر میشود. احتمال موفقیت کسب و کاری که صاحب آن دارای دیدگاه های متخصص، مدیر و کارآفرین است در آینده بسیار بالاتر از آن کسب وکاری است که صاحبش تنها یکی از این دیدگاهها را داراست. پیشنیازها
حال برای آن که شعبات کسب و کار شما موفق از آب درآیند میبایست قوانین زیر را رعایت کنید:
اگر به جای آنکه صرفاً به انجام کسب وکار و امور روزمره آن بپردازید، در مورد آن فکر کرده و آن را بسازید، میتوانید بسیاری از مسائلی را که بیشتر افراد از آن غافلاند کشف کنید. برای این کار همواره سوالات زیر را از خود بپرسید:
اگر شما به عنوان صاحب کسب و کار کوچک این سؤالات را از خود بپرسید، در نهایت به این مسئله میرسید که جواب این سؤالات را نمیدانید. با اندیشیدن به این سوالات میتوانید به تدریج مدل اولیه کسب و کار خود را پیدا کنید. این نکته مهم را نسز در نظر بگیرید که آغاز فرایند سیستمسازی بصورت ملموسی میتواند منجر به ایجاد یا تقویت این دیدگاه در شما شود.
2) دیدگاه تکامل تدریجی
اصولاً دو دو نوع نگاه به پدیده ها و ایجاد آنها میتوان لحاظ نمود: نگاه آبشاری و نگاه تکامل تدریجی.
نگاه آبشاری که از آن به عنوان چرخه ی کلاسیک یاد میشود، روشی ترتیبی برای توسعه پدیده ها، سیستم ها و پروژه ها پیشنهاد میکند. این مدل با یک مرحله یا یک فعالیت شروع میشود و پس از پایان آن فعالیت، به سراغ فعالیت بعدی میرود. مثلاً وقتی میخواهیم یک پروژه را با این نگاه انجام دهیم، فازهای مختلف پروژه را استخراج میکنیم و سپس از فاز یک شروع کرده و آنرا تکمیل میکنیم و به سراغ فاز دوم میرویم. به همین ترتیب فاز به فاز پروژه را جلو برده و به انتها میرسانیم. در این نگاه دیگر فرصت و تکرار دیگری در کار نخواهد بود تا خواسته های فراموش شده یا جدید به پروژه اضافه گردد. خصوصیت اصلی این مدل این است که هیچگونه بازخوردی بین مراحل آن وجود ندارد. مانند آب در آبشار که نمیتواند به عقب برگردد، در این مدل نیز بعد از ورود به یک فعالیت به فعالیت های قبلی نمیتوان بازگشت.
این نگاه زمانی کاربرد دارد که کلیه نیازمندی ها در همان ابتدا مشخص، ثابت و بدون تغییر باشد. بنابراین در پدیده ها و پروژه های کوچک و ساده کارآمد خواهد بود. اما در تبیین پدیده های بزرگ و پیچیده کارایی پایینی خواهد داشت. طبیعتاً کسب و کار و سیستمهایی که در آن جریان دارند، اینقدر ساده و خطی نیستند که با نگاه آبشاری بتوان به آنها نگریست.
نگاه بعدی نگاه توسعه تدریجی است. توسعه تدریجی یعنی تمام ویژگی ها و قابلیت های سیستم را یکجا اضافه نکنید و به مرور این امکانات به سیستم اضافه شود. توسعه تدریجی یعنی نیازی نیست که سیستم اولیه کامل باشه بلکه میشود اول یک نسخه سریع ارائه داد و به مرور امکانات جدید را به آن اضافه کرد یا حتی با نسخه جدیدتر جایگزین شود.
توسعه تدریجی به این معنا نیست که سیستم ناقص طراحی کنیم، بلکه برای مشکلات راه حل هایی موقت ولی فوری ارائه کنیم تا هرچه سریعتر آن مشکل برطرف شود و سپس سر فرصت آن را با راه حلی بهتر جایگزین کنیم یا راه حل یا سیستم اولیه را تکمیل کنیم.
درس هایی از داستان پتروس فداکار
در داستان پتروس فداکار خواندهایم که پتروس به محض دیدن سوراخ در سد، انگشت خود را در آن فرو کرد، چون ممکن بود اگر دنبال کمک برود کل شهر به خطر بیفتد. صرف نظر از اینکه این داستان ساختگی است، اما درس های مدیریتی و سیستمی در آن نهفته است. اسامی را میتوان به صورت زیر تغییر داد:
پترس: مدیری است که باید سریع تصمیمگیری کند.
سوراخ سد: مشکلی است که نیاز به رفع فوری دارد.
انگشت: راه حل موقتی برای رفع مشکل است.
شهر: کسب و کار شما است.
میتوان این احتمال را داد که پس از اینکه ماموران پترس را پیدا کردند و خرابی را دیدند، ابتدا سوراخ سد را به صورت موقتی ترمیم کرده اند و سپس با صرف چندین روز زمان، سد را تعمیر اساسی کردند. حتی ممکن است بخاطر اینکه این مشکل دوباره پیش نیاید، مابقی سدها را نیز بررسی کرده باشند و دنبال دلیل اصلی ایجاد مشکل و راه حلی در سطح کلانتر باشند.
مزایای توسعه تدریجی
3) تفکر سیستمی
تفکر سیستمی از سال 1956 پا گرفت، زمانی که پروفسور جی فورستر (Jay Forrester)، گروه سیستم های دینامیک را در دانشکده مدیریت MIT تاسیس کرد. پیشنیازها
تفکر سیستمی یک رویکرد جامع برای تجزیه و تحلیل است که بر نحوه ارتباطات مابین بخش های مختلف یک سیستم تمرکز نموده و یا نحوه کارکرد یک سیستم را در طول زمان و در پس زمینه سیستم های بزرگتر دیگر، مورد بررسی قرار میدهد. رویکرد تفکر سیستمی در مقابل تحلیل سنتی قرار میگیرد که سیستم ها را با شکستن آنها به عناصر جداگانهشان مطالعه میکند. تفکر سیستمی میتواند در هر زمینه ای از تحقیقات مورد استفاده قرار گیرد و تاکنون در زمینههای مختلفی همچون پزشکی، محیط زیست، سیاسی، اقتصادی، منابع انسانی، سیستم های آموزشی، توسعه کسب و کار و… به کار گرفته شده است. پیشنیازها
توجه به بازخورد یا فیدبک، یک جزء ضروری از تفکر سیستمی است. به عنوان مثال در مدیریت پروژه اولین چیزی که ممکن است برای یک پروژه که از موعد مقرر خود عقب مانده، به ذهن برسد این باشد که به تعداد کارگران پروژه اضافه کنیم. با این حال ممکن است در گذشته این تاکتیک در عمل تاثیر چندانی نداشته است. توجه به بازخورد مربوطه میتواند این امکان را به مدیریت بدهد تا به جای مصرف منابع در مسیری که قبلاً اثرات منفی آن اثبات شده است، به سوی یافتن راه حل های دیگری باشد.
چرا داشتن تفکر سیستمی در کسب و کار مهم است؟
امروزه دنیای کسب و کار پیچیده است و روز به روز پیچیده تر نیز میشود. مدیران باید هم با نوآوریهای تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نیز تاثیر خواهند گذاشت. تصمیمگیری موثر در این دنیای جدید بسیار مشکل است. تفکر سیستمی یک مدل تصمیمگیری است که به کسب وکارها کمک میکند تا به طور موثر با تغییر و انطباق مواجه شوند.
يازده اصل تفکر سيستمي
در ادامه به 11 اصل کلیدی تفکر سیستمی اشاره خواهیم کرد:
تفکر سیستمی یک رشته در حال رشد است که برای مقابله با پیچیدگی و تولید نتایج قابل توجه مورد استفاده قرار میگیرد و یک راهنما برای تغییر کسب و کار است. تمرکز و تاکید این رویکرد بر این است که قبل از ایجاد و اجرای یک راه حل، مشکلات به طور کامل و با دقت بررسی شوند. تفکر سیستمی بر موارد زیر تمرکز میکند:
اما هدف از پیاده سازی تفکر سیستمی در کسب و کار چیست و صاحبان کسب وکار به چه دلیل به تفکر سیستمی روی میآورند؟ به این دلیل که تفکر سیستمی جالب است؟ خیر!
آنها به دنبال تفکر سیستمی میروند زیرا کشف میکنند که تفکر خطی یا همان تفکر سنتی به سوالات آنها جواب نمیدهد. تفکر خطی به معنی تفکر علت و معلولی است یعنی یک علت دارد و یک اثر دارد. استفاده از این نوع تفکر، گاهی اوقات مناسب است. به مثال زیر توجه کنید:
وقتی که سوخت اتومبیل شما به اتمام رسید، ماشین متوقف میشود. ماشین شما متوقف شد (اثر) زیرا سوخت (علت) ندارد. اگر مجدداً بنزین بزنید، اتومبیل شما به راه خواهد افتاد. تفکر خطی در حل این نوع مسائل بسیار موثر است.
با این حال جهان ما از تعداد بسیار زیادی از روابط و ارتباطات پیچیده ساخته شده است. اجرای تفکر سیستمی در کسب و کار چشم¬اندازی را فراهم میکند که در آن اغلب اوقات اجزای مختلف بر یکدیگر به شیوههای مختلف و اغلب غیر منتظره تاثیر میگذارند. به مثال زیر توجه کنید:
استفاده از آفت کش DDT برای کشتن پشه ها منجر به برخی عوارض غیر منتظره جانبی شده است. مثل تخریب چندین گونه از پرندگان پشه خوار و افزایش پشه های مقاوم به DDT.
پیشنیازها
4) دیدگاه تحلیل کسب و کار
یکی از مهم ترین نگاه ها و پیش نیازهای سیستم سازی، داشتن نگاه تحلیل کسب و کار است. بر اساس گزارش موسسه بینالمللی مدیریت پروژه نداشتن نگاه صحیح تحلیل کسب و کار (عدم استخراج و شناسایی صحیح نیازمندیها)، به عنوان دومین علت شکست پروژهها (در صنایع مختلف در سراسر جهان) معرفی شده است و کسب و کارهایی که در موضوع تحلیل کسبوکار فاقد دانش و بلوغ کافی بودهاند، در عملکرد مالی، اجرای استراتژیهای سازمان و سایر حوزههای عملکردی سازمانی با شکست یا اثربخشی بسیار پایینی مواجه شدهاند.
همانطورکه در تصویر بالا می بینید، استخراج نادرست الزامات که موضوع اصلی تحلیل کسب و کار دومین دلیل عدم موفقیت پروژه ها است!
همچنین در گزارش دیگری نیز وضعیت کسب وکارهای با بلوغ بالای تحلیل کسب و کار با سازمان های با بلوغ پایین تحلیل کسب و کار با هم مقایسه شده اند. نتایج خیره کننده است. در این تحقیق همانطورکه در تصویر پایین مشخص است، کسب و کارها به دو دسته از نظر بلوغ تحلیل کسب و کار طبقه بندی شده اند.
۵% از سازمانها در زمره سازمانهایی هستند که در تجزیه و تحلیل کسب و کار بهبود مستمر و بهینه دارند. همچنین ۱۳% از سازمانها در تجزیه تحلیل کسب و کار به تثبیت رسیده اند. هر دو این سازمان ها در دسته سازمانهایی هستند که به سطح بالایی از بلوغ رسیده اند. ۳۷% از آنها جزو سازمانهایی هستند که تجزیه و تحلیل کسب و کار در آنها ساختار یافته و بهبود یافته هستند. ۲۵% از سازمان ها در مرحله شروع تجزیه و تحیل کسب و کار و ۲۱% از سازمانها تجزیه و تحلیل کسب و کار را جزو راهحل های موقت میدانند. این دو دسته جزو سازمانها با سطح بلوغ پایین هستند.
در ادامه به نتایج به دست آمده از تجزیه و تحلیل کسب و کار که بر میزان موفقیت سازمانها تاثیر میگذارد توجه کنید.
نتایج نشان میدهند که سازمانهای دارای بلوغ بالا در تجزیه و تحلیل کسب و کار عملکرد بالاتر از حد متوسط در تمام شاخصهای کلیدی موفقیت سازمانداشته اند.
پیشنیازها
گفتنی است درکارگاه تخصصی سیستم سازی علاوه بر پیش نیازهای فوق، سایر پیش نیازهای سیستم سازی آموزش داده می شوند.