سیستم سازی یکی از مهم ترین ضرورت ها برای موفقیت هر کسب و کاری است لیکن سیستم سازی کسب و کار نیازمند داشتن دیدگاه هایی است که پیش نیاز سیستم سازی تلقی می گردند. در این نوشته در نظر داریم برخی از مهم ترین پیش نیازهای سیستم سازی کسب و کار را توضیح دهیم. پیشنیازها
این دیدگاه بسیار میتواند به شما در رشد و توسعه کسب و کارتان کمک کند. شاید کسب و کار شما از اول خیلی بزرگ نبوده و چندین شعبه نداشته باشد ولی باید جهانی فکر کنید و دهکده ای عمل کنید. این دیدگاه باعث میشود این طرز تفکر از همان ابتدا در شما شکل بگیرد.
هر فرد متخصص باید برای موفقیت، سعی کند یک مدل اولیه از کسب و کار خود ایجاد نموده و کار خود را مقیاس پذیر نماید. یعنی یک کسب و کار کوچک باید به گونه ای ساخته شود که بتواند تا ده هزار برابر حجم فعلی خود رشد کند. ز
صاحب یک کسب وکار به جای آن که کسب و کارش را مجزا و منحصربه فرد در نظر بگیرد و فقط تمرکز خود را بر روی انجام کارهای فوری و روزانه بگذارد باید به فکر ساختن یک مدل اولیه کسب و کار باشد. مدلی که قرار است چندین کسب وکار دیگر از روی آن ساخته شود. به عبارتی دیگر بتواند مجوز تأسیس چندین شعبه را برای کار خود صادر کند به طوریکه تمام آنها بتوانند با همان کیفیت مدل اولیه کار کنند. موفقیت سرشار رستوران های زنجیره ای مک دونالد مرهون این دیدگاه است. با این شیوه نگرش، چنین فردی هم در نقش متخصص و هم در نقش مدیر و هم در نقش کارآفرین ظاهر میشود. احتمال موفقیت کسب و کاری که صاحب آن دارای دیدگاه های متخصص، مدیر و کارآفرین است در آینده بسیار بالاتر از آن کسب وکاری است که صاحبش تنها یکی از این دیدگاهها را داراست. پیشنیازها
حال برای آن که شعبات کسب و کار شما موفق از آب درآیند میبایست قوانین زیر را رعایت کنید:
- مدل اولیه کسب و کار برای مشتریان، کارمندان، تأمینکنندگان و سهامداران شما بسیار دارای ارزش است و بهتر است حتی ساختار یافتهتر و قویتر از تصور آنها باشد.
- مدل اولیه کسب و کار باید به گونهای باشد که افراد با کمترین مهارت بتوانند آن را اجرا کنند.
- مدل باید بسیار سیستمی، منظم و مرتب باشد.
- مدل باید دارای یک دفترچه راهنما برای ارجاع باشد به طوریکه تمام کارهایی که مربوط به مدل اولیه کسب و کار است در دفترچه راهنمای طرز کار آن ثبت گردد.
- مدل باید از لحاظ خدماترسانی به مشتریان همواره به طور یکنواخت و قابل پیشبینی باشد.
- نسخههای بعدی مدل اولیه کسب و کار باید از ظاهر، نحوه پوشش و امکانات یکسان و مشابهی برخوردار باشند.
- اندیشیدن به کسب و کار به جای انجام آن
اگر به جای آنکه صرفاً به انجام کسب وکار و امور روزمره آن بپردازید، در مورد آن فکر کرده و آن را بسازید، میتوانید بسیاری از مسائلی را که بیشتر افراد از آن غافلاند کشف کنید. برای این کار همواره سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چطور میتوانم کسب وکار خود را اداره کنم بدون آن که خود در آنجا حضورداشته باشم؟
- چطور میتوانم کارمندانم را متقاعد کنم تا کار کنند بدون آن که بخواهم مدام در کارشان دخالت کنم؟
- چطور میتوانم کسب و کار خود را به گونهای سیستمی کنم که موفق شوم از روی آن چندین هزار کسب وکار دیگر بسازم به طوریکه تمام آنها دقیقاً مشابه هم و با همان کیفیت کار کنند؟ پیشنیازها
- چطور میتوانم در حالیکه صاحب کسب وکار خود هستم رها بوده و به آن وابسته نباشم؟
- چطور میتوانم وقت خود را صرف انجام کاری کنم که به آن علاقهمند هستم و نه کاری که مجبورم آن را انجام دهم؟
اگر شما به عنوان صاحب کسب و کار کوچک این سؤالات را از خود بپرسید، در نهایت به این مسئله میرسید که جواب این سؤالات را نمیدانید. با اندیشیدن به این سوالات میتوانید به تدریج مدل اولیه کسب و کار خود را پیدا کنید. این نکته مهم را نسز در نظر بگیرید که آغاز فرایند سیستمسازی بصورت ملموسی میتواند منجر به ایجاد یا تقویت این دیدگاه در شما شود.
دیدگاه تکامل تدریجی را جایگزین نگاه آبشاری کنید.
اصولاً دو دو نوع نگاه به پدیده ها و ایجاد آنها میتوان لحاظ نمود: نگاه آبشاری و نگاه تکامل تدریجی.
نگاه آبشاری که از آن به عنوان چرخه ی کلاسیک یاد میشود، روشی ترتیبی برای توسعه پدیده ها، سیستم ها و پروژه ها پیشنهاد میکند. این مدل با یک مرحله یا یک فعالیت شروع میشود و پس از پایان آن فعالیت، به سراغ فعالیت بعدی میرود. مثلاً وقتی میخواهیم یک پروژه را با این نگاه انجام دهیم، فازهای مختلف پروژه را استخراج میکنیم و سپس از فاز یک شروع کرده و آنرا تکمیل میکنیم و به سراغ فاز دوم میرویم. به همین ترتیب فاز به فاز پروژه را جلو برده و به انتها میرسانیم. در این نگاه دیگر فرصت و تکرار دیگری در کار نخواهد بود تا خواسته های فراموش شده یا جدید به پروژه اضافه گردد. خصوصیت اصلی این مدل این است که هیچگونه بازخوردی بین مراحل آن وجود ندارد. مانند آب در آبشار که نمیتواند به عقب برگردد، در این مدل نیز بعد از ورود به یک فعالیت به فعالیت های قبلی نمیتوان بازگشت.
این نگاه زمانی کاربرد دارد که کلیه نیازمندی ها در همان ابتدا مشخص، ثابت و بدون تغییر باشد. بنابراین در پدیده ها و پروژه های کوچک و ساده کارآمد خواهد بود. اما در تبیین پدیده های بزرگ و پیچیده کارایی پایینی خواهد داشت. طبیعتاً کسب و کار و سیستمهایی که در آن جریان دارند، اینقدر ساده و خطی نیستند که با نگاه آبشاری بتوان به آنها نگریست. پیشنیازها
نگاه بعدی نگاه توسعه تدریجی است. توسعه تدریجی یعنی تمام ویژگی ها و قابلیت های سیستم را یکجا اضافه نکنید و به مرور این امکانات به سیستم اضافه شود. توسعه تدریجی یعنی نیازی نیست که سیستم اولیه کامل باشه بلکه میشود اول یک نسخه سریع ارائه داد و به مرور امکانات جدید را به آن اضافه کرد یا حتی با نسخه جدیدتر جایگزین شود.
توسعه تدریجی به این معنا نیست که سیستم ناقص طراحی کنیم، بلکه برای مشکلات راه حل هایی موقت ولی فوری ارائه کنیم تا هرچه سریعتر آن مشکل برطرف شود و سپس سر فرصت آن را با راه حلی بهتر جایگزین کنیم یا راه حل یا سیستم اولیه را تکمیل کنیم.
درس هایی از داستان پتروس فداکار
در داستان پتروس فداکار خواندهایم که پتروس به محض دیدن سوراخ در سد، انگشت خود را در آن فرو کرد، چون ممکن بود اگر دنبال کمک برود کل شهر به خطر بیفتد. صرف نظر از اینکه این داستان ساختگی است، اما درس های مدیریتی و سیستمی در آن نهفته است. اسامی را میتوان به صورت زیر تغییر داد:
پترس: مدیری است که باید سریع تصمیمگیری کند.
سوراخ سد: مشکلی است که نیاز به رفع فوری دارد. پیشنیازها
انگشت: راه حل موقتی برای رفع مشکل است.
شهر: کسب و کار شما است.
میتوان این احتمال را داد که پس از اینکه ماموران پترس را پیدا کردند و خرابی را دیدند، ابتدا سوراخ سد را به صورت موقتی ترمیم کرده اند و سپس با صرف چندین روز زمان، سد را تعمیر اساسی کردند. حتی ممکن است بخاطر اینکه این مشکل دوباره پیش نیاید، مابقی سدها را نیز بررسی کرده باشند و دنبال دلیل اصلی ایجاد مشکل و راه حلی در سطح کلانتر باشند.
مزایای توسعه تدریجی
- مشکل را در کمترین زمان ممکن رفع میکنید.
- مشتریان کمتری ناراضی میشوند. پیشنیازها
- فرصت زمانی بیشتری برای تحلیل و توسعه به شما میدهد.
- هنگام ایجاد راه حل موقتی خیلی از مشکلات مربوط به راه حل اصلی نمایان خواهند شد و تجربه زیادی کسب میکنید.
تفکر سیستمی از سال 1956 پا گرفت، زمانی که پروفسور جی فورستر (Jay Forrester)، گروه سیستم های دینامیک را در دانشکده مدیریت MIT تاسیس کرد. پیشنیازها
تفکر سیستمی یک رویکرد جامع برای تجزیه و تحلیل است که بر نحوه ارتباطات مابین بخش های مختلف یک سیستم تمرکز نموده و یا نحوه کارکرد یک سیستم را در طول زمان و در پس زمینه سیستم های بزرگتر دیگر، مورد بررسی قرار میدهد. رویکرد تفکر سیستمی در مقابل تحلیل سنتی قرار میگیرد که سیستم ها را با شکستن آنها به عناصر جداگانهشان مطالعه میکند. تفکر سیستمی میتواند در هر زمینه ای از تحقیقات مورد استفاده قرار گیرد و تاکنون در زمینههای مختلفی همچون پزشکی، محیط زیست، سیاسی، اقتصادی، منابع انسانی، سیستم های آموزشی، توسعه کسب و کار و… به کار گرفته شده است. پیشنیازها
توجه به بازخورد یا فیدبک، یک جزء ضروری از تفکر سیستمی است. به عنوان مثال در مدیریت پروژه اولین چیزی که ممکن است برای یک پروژه که از موعد مقرر خود عقب مانده، به ذهن برسد این باشد که به تعداد کارگران پروژه اضافه کنیم. با این حال ممکن است در گذشته این تاکتیک در عمل تاثیر چندانی نداشته است. توجه به بازخورد مربوطه میتواند این امکان را به مدیریت بدهد تا به جای مصرف منابع در مسیری که قبلاً اثرات منفی آن اثبات شده است، به سوی یافتن راه حل های دیگری باشد.
چرا داشتن تفکر سیستمی در کسب و کار مهم است؟
امروزه دنیای کسب و کار پیچیده است و روز به روز پیچیده تر نیز میشود. مدیران باید هم با نوآوریهای تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نیز تاثیر خواهند گذاشت. تصمیمگیری موثر در این دنیای جدید بسیار مشکل است. تفکر سیستمی یک مدل تصمیمگیری است که به کسب وکارها کمک میکند تا به طور موثر با تغییر و انطباق مواجه شوند.
پیشنیازها
مقایسه تفکر خطی و تفکر سیستمی
برای نهادینه کردن تفکر سیستمی در کسب و کار، بهتر است تفاوت های آن را با شیوه تفکر خطی بشناسیم.
تفکر خطی هر چیزی را به اجزای کوچکتر میشکند ولی تفکر سیستمی با یک مجموعه کلی روبرو است.
تفکر خطی با یک مضمون یا مقدار سروکار دارد ولی تفکر سیستمی با یک فرآیند روبرو است. پیشنیازها
تفکر خطی تلاش میکند علائم خطا را درست کند اما تفکر سیستمی به پویایی که در زیر آن علایم نهفته است فکر میکند.
تفکر خطی میکوشد مقصر را پیدا کند، تفکر سیستمی میخواهد الگوها را شناسایی کند.
تفکر خطی تلاش میکند با کنترل هرج و مرج، نظم ایجاد کند. تفکر سیستمی میکوشد الگوهایی را که منجر به هرج و مرج میشوند شناسایی کند.
تفکر خطی تنها متوجه مفهوم ارتباطات است ولی تفکر سیستمی علاوه بر اینکه به مفهوم ارتباطات توجه میکند اما توجه بیشتری روی عکس العمل ها و الگوهای ارتباطی دارد.
تفکر خطی اعتقاد دارد که کسب و کارها قابل پیشبینی و منظم هستند. تفکر سیستمی اعتقاد دارد که کسب و کارها در یک محیط پر هرج و مرج، غیرقابل پیشبینی هستن پیشنیازها
گفتنی است در دوره بلند مدت سیستم سازی علاوه بر پیش نیازهای فوق، سایر پیش نیازهای سیستم سازی آموزش داده می شوند.