سیستم سازی فرآیندهای انجام کار، به معنی ایجاد و بهینه سازی مسیرهایی است که از طریق آن دادههای لازم برای تکمیل آیتمهای موجود در یک فرآیند مشخص، استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند. سیستم سازی فرآیندهای انجام کار شامل نقشه برداری از فرآیند کار در یک حالت ایده آل، پیدا کردن کارهای زائد، خودکار سازی فرآیندها و شناسایی گلوگاهها و یا مناطق مستعد برای بهبود است. کارها و وظایف موجود در یک فرآیند کاری ممکن است توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شوند.
برخی از دلایل اهمیت سیستمسازی فرآیندها به شرح زیر است:
اگر میخواهید مطمئن باشید که فرآیندهای انجام کاری که ایجاد میکنید چابکی و فضای لازم را برای انطباق فراهم میکنند، باید به چند نکته ضروری برای طراحی آن توجه نمایید:
نقطه شروع میتواند استفاده از قلم و کاغذ باشد. تصمیم بگیرید که برای کدامیک از فرآیندهای کلی، نقشه تهیه میکنید و کارهای مختلفی را که شامل این فرآیند هستند طراحی کنید. در ابتدا تنها کافی است که کارهای کلیدی را از دست ندهید.
قسمت مهم براي تهیه نقشه فرآیند، داشتن نقاط شروع و انتهاي روشن است، پس بد نیست با آنها شروع کنید. سپس هر مرحلهای که بین نقاط شروع و انتها وجود دارد، باید بررسی شود. اطمینان حاصل کنید که این مراحل به درستی به شکل یک فرآیند یکپارچه درآمدهاند.
با تهیه نقشه فرآیند، میتوانید از مزایای زیر بهرهمند شوید:
هر وظیفه معمولا خیلی بیشتر از آنچه که نمودار ساده شما نشان میدهد خواهد بود. شما باید همه ورودیها و خروجیهای هر کار را بشناسید تا فرآیندهای جریان کار خود را به نحو موثر ایجاد نمایید. برای مثال، ممکن است لازم باشد هر یک از این موارد را درمورد هر کار مشخص کنید:
نکته مهم دیگر جریان اطلاعات شما است. آیا اطلاعات روشن و مختصر است؟ آیا همه کسانی که نیاز به اطلاعات دارند به راحتی به آن دسترسی دارند؟ وجود یک نقطه ارتباط مرکزی، ضروری است و میتواند بخشی از سیستم کلی شما برای ایجاد و استفاده از نقشه فرآیند باشد.
آیا فرآیندهای انجام کار شما، خود میتوانند شامل فرآیندهای کاری کوچکتری باشند؟ استفاده از زیر- فرآیندها میتواند به ساده سازی تصویر کلی کمک کند. تقسیم جریانهای خطی بزرگ به فرآیندهای کاری کوچک چندین مزیت کلیدی فراهم میکند که عبارتند از:
در یک فرآیند کاری خوب، باید بتوانید به سرعت مشخص کنید که هرچیزی در کجای فرآیند است، حتی اگر آن کار یا قطعه در انتظار تایید بوده و یا رد شده باشد. حلقه یا لوپ به این صورت تعریف میشود:
“توانایی اجرای چندباره یک یا چند فرآیند. حلقه دارای شرایط پیش آزمون یا پس آزمون است که در ابتدای یا انتهای حلقه ارزیابی میشود تا تعیین شود که آیا باید ادامه یابد یا خیر. ساختار حلقه یک نقطه ورود و یک نقطه خروج دارد.”
برای جلوگیری از گیر کردن یا دور از چشم ماندن چیزی که تایید نشده، میتوانید حلقههای منطقی ایجاد کنید.
همانطور که قبلا ذکر شد، سیستمسازی فرآیندهای انجام کار، یک فرصت خوب برای دنبال کردن پیشرفتها یا ساده کردن فرآیندها است. در این مرحله استفاده از اتوماسیون بسیار عالی است.
به عنوان مثال، جریان دادهها میتواند منطقهای برای اتوماسیون باشد. احتمالا از ابزارها یا برنامههای مختلف استفاده میکنید که هر یک منبع داده مخصوص به خود را ایجاد میکنند. اگر بتوانید، این دادهها را بصورت خودکار متمرکز نمایید، به سادگی قادر خواهید بود به آنها دسترسی پیدا کنید.
سیستمسازی فرآیندهای انجام کار امر بسیار پیچیده ای نیست. چنین نیست که یک راه “درست” برای ایجاد فرآیندهای کاری وجود داشته باشد، بلکه کافی است طوری باشد که برای شما و هر عضو تیم که ممکن است نیاز به استفاده از آن داشته باشد، به خوبی کار کند. نکته کلیدی این است که باید آن را به طور مرتب بررسی کنید. شرایط کسب و کار تغییر میکند و یا فناوری جدید میآید که میتواند بخشی از فرآیند شما را ساده کند.
https://kissflow.com/workflow/workflow-management-system-10-must-have-features/