می گویند داده نفت جدید است: data is a new oil .
این جمله یک استعاره است که در سال‌های اخیر خیلی زیاد استفاده میشود. به این معنی که در دنیای مدرن، داده (Data) همان نقشی رو دارد که نفت (Oil) در قرن بیستم داشت.
در گذشته کشورها و شرکت‌هایی که به نفت دسترسی داشتن، قدرت اقتصادی و سیاسی زیادی داشتند و امروز شرکت‌هایی مثل Google، Amazon، Meta، و TikTok با جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، به قدرت و ثروت عظیمی رسیده اند.
مثل نفت خام که باید تصفیه شده تا تبدیل به بنزین و پلاستیک و… شود، داده هم باید تحلیل و پردازش شود تا ارزش پیدا کند (مثلاً از طریق داشبوردهای مدیریتی).
بسیاری از فناوری‌های نو (مثل خودروهای خودران، سیستم‌های توصیه‌گر و مدل‌های زبانی بر پایه‌ی داده ساخته شده اند..
همان‌طور که در قرن ۲۰ رقابت بر سر منابع نفتی بود، در قرن ۲۱ رقابت بر سر مالکیت، کنترل و پردازش داده‌ها است.
و نکته مهم اینکه کسب و کار ما دائماً در حال تولید این مواد اولیه با ارزش ولی بدون استفاده است. یعنی در کسب و کارهای ما داده های زیادی در حال تولید هستند ولی هیچ پردازشی روی این داده ها انجام نشده و این ثروت تبدیل به زباله میشود.
از سوی دیگر در دنیای امروز، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی باید بر مبنای اطلاعات دقیق، به‌روز و قابل اتکا انجام گیرد نه صرفاً بر اساس مشاهدات میدانی مدیر یا صاحب کسب و کار یا دریافت چند صفحه کاغذ که یک سری عدد روی آن نوشته شده است یا حتی یک فایل اکسل
پس راه حل چیست؟
اینکه یک مدیر یا صاحب کسب و کار به جای مشاهده میدانی یا استقرار سیستم های پرهزینه و کم اثر مثل دوربین های مدار بسته، در دفتر خود بنشیند و بر اساس تعدادی شاخص وضعیت کسب و کار خود را مانیتور کند.
داشبورد مدیریتی به عنوان یکی از اجزای کلیدی سیستم سازی هر کسب و کار است و ابزاری است که با تلفیق داده‌های سازمانی و ارائه آن‌ها در قالبی بصری و تحلیلی، نیاز مدیران و صاحبان کسب و کار را به‌صورت مؤثر برطرف می‌سازد.
داشبورد مدیریتی یک ابزار است که اطلاعات مهم کسب و کار را در قالب نمودار، جدول، عدد و رنگ در یک صفحه به مدیر نشان می‌دهد.
مثل صفحه‌ی کیلومتر ماشین است 🚗
* راننده لازم نیست درِ موتور را باز کند تا بداند بنزین چقدر است یا سرعت چقدر است.
* فقط با نگاه کردن به صفحه، وضعیت را می‌فهمد.
داشبورد مدیریتی هم همین کار را برای مدیر انجام می‌دهد:
مدیر با نگاه به داشبورد، می‌فهمد اوضاع کسب و کار چطور است، بدون اینکه لازم باشد از هر واحد گزارش جدا بگیرد یا بصورت میدانی نظارت داشته باشد.
چرا مدیران به داشبورد مدیریتی نیاز دارند؟
۱. برای مشاهده وضعیت کسب و کار در یک نگاه
مدیر باید بداند الان شرکت در چه وضعی است:
داشبورد همه‌ی این اطلاعات را در یک صفحه نشان می‌دهد با رنگ‌ها و نمودارهای ساده. مثلاً رنگ سبز یعنی وضعیت خوب، قرمز یعنی نیاز به بررسی دارد.
۲. برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق
در گذشته، مدیران برای گرفتن تصمیم باید صبر می‌کردند تا گزارش‌های ماهانه یا هفتگی بیاید اما الان با داشبورد، داده‌ها لحظه‌به‌لحظه (real-time) به‌روز می‌شوند.
یعنی مدیر در همان لحظه می‌فهمد که:
نتیجه: می‌تواند فوراً تصمیم بگیرد و از بروز مشکل بزرگ جلوگیری کند.
۳. برای اینکه همه اطلاعات در یک‌جا جمع میشود
در شرکت‌ها داده‌ها معمولاً پراکنده‌اند:
داشبورد همه‌ی این‌ها را در یک جا جمع می‌کند و به صورت خلاصه و قابل‌فهم نمایش می‌دهد.
پس لازم نیست مدیر یا صاحب کسب و کار در چند نرم‌افزار و گزارش بگردد؛ فقط یک صفحه می‌بیند.
۴. برای بررسی عملکرد (Performance Monitoring)
داشبورد شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها را نشان می‌دهد. در خصوص KPIها در مطالب بعدی توضیحات تکمیلی ارائه خواهیم کرد. در واقع یکی از پیش نیازهای راه اندازی داشبوردهای مدیریتی تعریف KPIها است.
مثلاً:
مدیر می‌بیند آیا هر بخش به هدفش رسیده یا نه.
اگر هدف محقق نشده باشد، داشبورد آن را با هشدار (مثلاً رنگ قرمز یا علامت ⚠) نشان می‌دهد.
۵. برای پیدا کردن سریع مشکل‌ها و فرصت‌ها
وقتی اطلاعات به شکل نمودار باشد، پیدا کردن مشکل راحت‌تر است.
مثلاً:
فروش در یک شهر خاص کم شده → مشکل در بازار آن منطقه.
هزینه‌ی تولید بالا رفته → شاید مواد اولیه گران شده.
داشبورد کمک می‌کند مدیر زودتر متوجه شود چه چیزی درست پیش نمی‌رود.
۶. برای شفافیت و پاسخگویی
وقتی همه چیز روی داشبورد مشخص است، هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید «نمی‌دانستم». همه می‌بینند هدف چیست و چقدر از آن دور یا نزدیک هستند.
این باعث میشود کارمندان دقیق‌تر کار کنند و مدیر و صاحب کسب و کار بتواند راحت‌تر عملکرد افراد یا بخش‌ها را ارزیابی کند.
۷. برای صرفه‌جویی در زمان
قبلاً برای تهیه‌ی گزارش باید ساعت‌ها زمان صرف می‌شد تا داده‌ها جمع و تحلیل شوند اما حالا داشبورد همه‌ی کارها را خودش انجام می‌دهد و به‌صورت خودکار به‌روز میشود.
نتیجه: مدیر زمانش را برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی می‌گذارد، نه برای جمع‌آوری اطلاعات.
۸. برای پیش‌بینی آینده
داشبورد فقط اطلاعات فعلی را نشان نمی‌دهد، بلکه روندها را هم تحلیل می‌کند. مثلاً اگر فروش سه ماه گذشته پایین رفته باشد، داشبورد می‌تواند پیش‌بینی کند که اگر همین روند ادامه پیدا کند، چه اتفاقی می‌افتد.
مدیر با این اطلاعات می‌تواند زودتر برنامه‌ریزی کند و از مشکل جلوگیری کند.
مثال ساده از کاربرد داشبورد
فرض کن مدیر یک فروشگاه زنجیره‌ای هستی.
در داشبوردت می‌توانی ببینی:
با همین اطلاعات، می‌توانی تصمیم بگیری:
یعنی داشبورد مثل یک نقشه راه هوشمند است که همیشه به مدیر می‌گوید کسب و کار در چه وضعی است.
جمع‌بندی نهایی
داشبورد مدیریتی به مدیران کمک می‌کند تا:
یکی از خدمات آکادمی سیستم سازی طراحی همین داشبوردهای مدیرتی است.
تجربه عملی در طراحی داشبورد برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط یکی از ویژگی های منحصر به فرد آکادمی سیستم سازی است.
ما فقط متخصص ساخت داشبورد نیستیم؛ ما تجربه‌ی مستقیم استقرار و پیاده‌سازی داشبورد در ده‌ها کسب‌وکار واقعی را داریم. تیم ما بارها و بارها در فضای واقعی کسب‌وکارهای ایرانی، مخصوصاً کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، پروژه‌های طراحی داشبورد را اجرا کرده و می‌داند در عمل چه چیزهایی کار می‌کند و چه چیزهایی فقط روی کاغذ خوب هستند.
برای اطلاع از مراحل انجام طراحی داشبوردهای مدیریتی روی تصویر پایین کلیک کنید.
