سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

زمان مطالعه مطلب: 6 دقیقه

سیستم سازی در کسب و کار چه ابعادی را دربر‌ می‌گیرد؟

 

چندوقتی بود درگیر این موضوع بودم که سلسه مقالاتی را طراحی و تدوین کنم که به کمک آن ها بتوانم سیستم سازی کسب و کار را به شما دوستان عزیز آموزش دهم.
به همین خاطر در این مقاله،اولین مقاله از این سلسه مقالات به شما چارچوب و قواعد کلی را خواهم گفت و در مقالات بعدی در مورد هر یک از این اجزا توضیح بیشتری را ارائه خواهم کرد
.

آموزش سیستم سازی

در قدم اول بهتر است بدانیم:

  • سیستم سازی در کسب و کار در کجای کسب و کار و در چه مورادی باید شکل بگیرد؟
  • اصلا سیستم سازی در کسب و کار شامل چه چیزهایی می شود و چه ابعادی را در بر می گیرد؟

 

 دسته بندی از سیستم سازی در  کسب و کار :

  1. افراد (سیستم های نرم)

افراد کسب و کار شما مهم‌ترین بخشی هستند که سازمان با بهاء دادن به فعالیت های آن ها، بهره‌وری کاری‌شان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
برای سیستم سازی افراد باید موارد زیر را اجرا کنید:
ایده ده هزار برابری‌، ساخت قالب کار روزانه، تفویض اختیار، حذف کار اضافی، واگذاری تصمیمات و نتیجه گرایی.
در ادامه در رابطه با هر‌کدام از این موارد توضیحات مفصلی خواهیم داد.

  • از ایده ده هزار برابری استفاده کنید.

آموزش سیستم سازی

الگوسازی در انجام کارها:  برای شروع هر‌کاری از ابتدا به ساخت الگو برای انجام آن توسط دیگران بیاندیشید.

  • ساخت قالب کار روزانه

    برای کارمندان خود متناسب با وظایف آن‌ها، یک قالب از کارهایی که در کوتاه‌مدت و بلند‌مدت باید انجام دهند؛ مشخص کنید.
    سعی کنید در لیست کارهای کارمندان روزانه دو یا سه کار مهم قرار دهید.
    به این ترتیب شما میدانید که برای هر کاری از هر کسی چه چیزی را چه ساعتی تحویل بگیرید.

آموزش سیستم سازی

  • تفویض اختیار و و اگذاری کارها

آموزش سیستم سازی

 

اهرم سازی در کسب وکار: یک مدیر در سیستم سازی در کسب و کار چه کارهایی را می تواند واگذار کند؟
برای واگذاری کارها چه اصولی باید رعایت شود و کارها را تحت چه شرایطی می توان به کارمندان واگذار کرد؟

شاید در نگاه اول تصور شما این باشد که کارمندان شما از پس مسئولیت ها برنیایند.
و شما با ضرر‌و‌زیان مواجه شوید و نیاز به دوباره کاری باشد.

اما این تصور کاملا اشتباه است. شما با این کار ظرفیت‌های کارمندان خود را شکوفا میکنید و توانایی‌هایی را در آن‌ها بوجود می‌آورید که در هنگام عدم حضور خودتان خیالتان از بابت کارها راحت خواهد بود.

·         حذف کار اضافی

کارهایی که یک مدیر سیستمی باید انجام دهد: کارهای خود را دسته بندی کنید!

آن‌ها را در سه دسته قرار دهید:

1-قابل واگذاری

2-قابل حذف

3-ضروری توسط خودم (مثلا توسعه کسب وکار، مذاکرات مهم فروش، یادگیری)

 

آموزش سیستم سازی

  • واگذاری تصمیمات

    تصمیماتی که مدیر نباید بگیرد: طراحی شاخص ها برای موقعیت مختلف در کسب وکار که با کمک آن ها تصمیمات باید اتخاذ شود.
    تعیین سطوح تصمیمات (تصمیم‌های خُرد، تصمیم در قراردادها، تصمیم در هزینه های اداری)

    سه سطح تصمیم در سیستم سازی در کسب و کار وجود دارد:تصمیمات خرد، تصمیمات متوسط، تصمیمات کلان.
    سپس مشخص می‌کنیم هر تصمیم در کدام سطح قرار می‌گیرد.

آموزش سیستم سازی

  • نتیجه گرایی

    ایجاد هدف سیستمی کسب و کار: تمام فعالیت‌های که در طول روز در یک کسب وکار ایجاد می شود در راستای تحقیق یک هدفی باید باشد.
    این هدف باید نتیجه ای را برای کسب و کار داشته باشد.
    پس فعالیت‌های کارکناتان را هدفگرا کنید و در پایان اجرای هر گروه فعالیت(فرایند) یا در پایان هر روز بررسی کنید که آیا اهداف مورد نظر حاصل شده یا خیر؟

  • تفکر سیستمی
  • جلسات راهبردی منظم
  • انگیزش
  • تغییر دیدگاه موضعی و احساسی به دیدگاه سیستمی

آموزش سیستم سازیآموزش سیستم سازی

  1. مستندسازی کسب و کار
  • برای سیستم سازی در کسب و کار خود یک سند تدوین کنید و موارد زیر را حتما در آن ذکر کنید:1-ارزش ها2-اهداف3-دستورالعمل ها

    تدوین سند کسب و کار باعث ثبات کار شما می شود و با تغییر افراد همچنان کسب و کار شما رو به جلو حرکت می کند.

    ·         ارزشهای شرکت

    ریشه کسب و کار شما  چیست؟ :تمام فعالیت‌ها و کارها و اهداف شرکت در راستای ارزش‌های شرکت است.
    ارزش ها و باورها ریشه هر کسب وکاری هستند. ارزش در یک کسب و کار چیست؟ لیست ارزش‌ها چگونه تهیه می شود؟

     

    ·         اهداف

     سمت و سوی کسب و کارتان چیست؟ در خصوص اهمیت مدیریت استراتژیک و تدوین سند راهبردی و اینکه کارتان چه چیزهایی رادر بر می گیرد.
    هدفگرایی راز موفقیت و بهره‌وری از کسب و کار است.

 

 

  • ·         فرایندهای کاری و دستورالعمل ها

    سیستم‌سازی جریان‌های انجام کار: در خصوص طراحی نقشه فرایندی و بعد از آن طراحی فرایندها و اهمیت آن در کسب وکار صحبت می کند.
    همچنین به معرفی دستورالعمل‌ها به عنوان یک روش اجرایی می‌پردازد.

    1.  تکنولوژی و تجهیزات

    بخش جدایی ناپذیر از سیستم سازی در کسب و کار می‌باشد.
    استفاده از تکنولوژی سخت افزاری و نرم افزاری در انجام کارها که موجب نظم بخشیدن به کارها، سرعت بالا و کاهش خطای انسانی می شود.

    لیست برخی از نم افزار ها و سخت افزارها:

    • سیستم های پشتیبان
    • چت داخلی vypress
    • ایجاد شبکه داخلی
    • Voip
    • Qr code
    • فکس اینترنتی
    • سیستم‌های ایمیلی (ایمیل خودکار، پاسخگویی، ساخت قالب- پاسخ سوالات-)
    • One note برای دریافت نتایج (گزارش) کار روزانه

 

  1. توسعه سیستم

سیستم ها زنده و پویا هستند و مدام در حال تغییرند.
با دانستن این نکته متوجه خواهید شد که سیستم ها همیشه به بهبود و تغییر نیاز دارند.
روال های انجام کار با توجه به تغییراتی که در محیط به صورت گسترده و به طور جزئی تر در تکنولوژی، سلیقه مشتری، و … اتفاق می افتد باید تغییر کند.

فرایند و رویه ای که امروز استفاده می‌شود ممکن است فردا کاربردی نداشته باشد.
از سوی دیگر با استفاده از سیستم‌ها و ثبت اطلاعات مرتبط ما با تحلیل این اطلاعات به راهکارهایی خواهیم رسید که به بهینه سازی ( کاهش هزینه و افزایش بهره وری ) کمک خواهد کرد.
در خصوص تحلیل در بخش مربوطه بیشتر توضیح داده شده است. در واقع به دنبال بهوبد سیستم در کسب وکار باید باشیم. این بهبود یک بهبود مستمراست.

 

  • بهبود مستمر سیستم

    سیستم‌ها زنده‌اند : سیستم‌ها مدام در حال تغییرند و نیاز به بهبود دارند.

آموزش سیستم سازی

سیستم سازی در کسب و کار را از کجا شروع کنیم؟

اولین گام در سیستم سازی در کسب و کار مهمترین گام است. اینکه از کداوم رویه شروع کنیم؟ از کجای کسب وکار شروع کنیم؟
نقطه ای را برای سیستم سازی در کسب وکار باید انتخاب کرد که هم مدت زمان بالایی را برای اجرا نیاز نداشته باشد.
تا زودتر به دستاوردهای آن برسیم و هم در کسب وکار اثر گذار باشد.
از سوی دیگر مشکلی را از روی دوش ما بردارد.

به عبارتی سه ویژگی زیر را داشته باشد:

  • مشکل ساز
  • پرفروش ها
  • پرکاربردها

نکاتی که هر مدیری برای شروع سیستم سازی کسب و کار باید بداند

برون‌سپاری: یکی از شیوه هایی است که از آن غافل نباید شوید.
قرار نیست ما همه کارها را خودمان انجام دهیم در برخی موارد بهتر است کارها را برون سپاری کرده و  خود را درگیر این امور ننماییم.

 

    • برون سپاری خود نیاز به سیستم سازی در کسب و کار و یک مکانیزیم دارد.
    • طراحی مجدد: برخی از روال های کاری ما به شدت ناکارآمد هستند بهتر است این روال ها از نو طراحی شوند.
    • دسته بندی اطلاعات مورد نیاز : برخی از اطلاعات را که ممکن است اغلب مواقع استفاده شوند در دسترس قراردهید، مانند : لوگو، کاتالوگ، لیست محصولات، رزومه شرکت و …. این خود سیستم سازی در کسب و کار است.

    سخن پایانی

    در این مقاله تلاش ما بر این بود تا یک دید کلی از سیستم سازی در کسب و کار ارائه دهیم.
    تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که سیستم سازی شامل چهار بخش است:

    • سیستم سازی نرم
    • مستندسازی(تهیه سند راه کسب و کار)
    • بکارگیری تکنولوژی
    • توسعه سیستم

    جهان مدیر مفتخر است تا مسیر رشد و توسعه کسب و کار همراه شما باشد.
    برای شروع سیستم سازی در کسب و کار به بخش آموزش سیستم سازی سایت ما سری بزنید.
    چنانچه نیاز به مشاوره در خصوص مطالب ذکر شده دارید همین حالا با ما تماس بگیرید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.