سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

سیستم سازی
زمان مطالعه مطلب: 3 دقیقه

معمولاً وقتی یک عبارت یا یک اصطلاح رواج پیدا می کند، برخی سعی در تفسیر آن به نفع منافع خود می نمایند. سیستم سازی کسب و کار نیز عبارتی است که اخیراً رواج زیادی پیدا کرده است و متاسفانه عده ای سعی در استحاله این مفهوم به نفع خود نموده اند.

در این مطلب در نظر داریم که توضیح دهیم سیستم سازی چه چیزی است و از آن مهم تر اینکه چه چیزی نیست؟ و بیشتر بر روی بخش دوم مانور دهیم.

به زبان ساده سیستم سازی یعنی اینکه شما در کسب و کارتان تعدادی سیستم ایجاد کنید که با حداقل وابستگی به صاحب یا مدیر کسب و کار یا نفرات کلیدی آن، فعالیت ها انجام شوند تا زمان نفرات کلیدی صرف انجام کارهای تکراری و اخذ تصمیمات روتین نشود تا بتوانند بیشتر برای توسعه و رشد کسب و کار زمان بگذارند.

اگر کسب و کار شما به رشد خوبی رسیده است، تضمین بقای این رشد یا ارتقاء آن همان مطلبی است که میخواهیم به آن بپردازیم.

سيستم‌ها به شما اجازه می‌دهند رویه‌ها، کارها و تصمیماتی را که در یک واحد سازماني یا کسب و کاري انجام می­شود را کپی کرده و دقيقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهيد تا بتوانيد کسب و کارتان را توسعه و رشد دهيد حتی بدون اینکه خیلی در اینکار مداخله داشته باشید.

برای انجام سیستم سازی لازم است گام هایی طی شود که در مطلب مربوط به الگوریتم سیستم سازی می توانید آن‌را مطالعه نمایید.

حال به اصل مطلب می‌پردازیم.

سیستم سازی مکانیزاسیون فرایند، نرم افزار، اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM نیست.

در الگوریتم سیستم سازی بعد از اینکه سیستم ها و فرایندهای مربوط به سیستم را استخراج کردیم و آنها را بهبود دادیم قطعاً از انواع زیرساخت های نرم‌افزاری و سخت افزاری جهت تسهیل و بهبود عملکرد سیستم ها بهره خواهیم برد ولی نکته مهم اینجاست که سیستم سازی فقط به معنی مکانیزاسیون و استفاده از انواع نرم افزارها مثل اوماسیون اداری، سیستم بازاریابی و فروش، نرم افزار BPMS و… نیست. برخی از فروشندگان نرم افزار در نظر دارند که سیستم سازی را برابر با نرم افزاری کردن کسب و کار جلوه کنند ولی واقعا سیستم سازی بسیار فراتر از بکارگیری چند نرم افزار است. شاید شما در سیستم سازی کسب و کار از نرم افزار استفاده کنید و شاید هنوز برای اینکار زود باشد و به سراغ نرم افزار نروید. حتی می توانید از نرم افزارهای رایگان مثل اکسل برای تسهیل این موضوع استفاده کنید ولی شاید نیاز داشته باشید چند نرم افزار مختلف نیز برای کسب و کارتان به کار گیری کنید ولی آنچه بدیهی است سیستم سازی فقط برابر با نرم افزاری کردن کسب و کار نیست هرچند درصورت نیاز از نرم افزارها نیز بهره خواهیم برد.

 

سیستم سازی فقط بازاریابی و فروش نیست.

برای اینکه این موضوع برایتان روشن شود که سیستم سازی فقط بازاریابی و فروش نیست، باید بدانید سیستم سازی و طراحی سیستم یکی از گرایشات رشته مهندسی صنایع و سایر رشته های مشابه است. البته به این معنی نیست که فقط فارغ التحصیلان مهندسی صنایع می توانند سیستم ساز شوند ولی نکته مهم اینجاست که سیستم سازی بسیار فراتر از بازاریابی و فروش است. در سیستم سازی باید نسبت به طراحی و بهبود انواع سیستم ها اقدام نمود که فقط یکی از این سیستم ها بازاریابی و فروش است. در نتیجه کسانی می توانند نقش سیستم ساز را ایفا کنند که در رشته های مرتبط تحصیل نموده و تجربه تحلیل و طراحی سیستم داشته باشند.

 

سیستم سازی ربات سازی و حذف کارکنان نیست.

سیستم سازی کارها و فعالیت های روتین را منظم نموده بطوریکه با حداقل وابستگی به نفرات کلیدی، آن فعالیت ها توسط افراد متوسط و حتی پایین تر قابل انجام باشد. بدیهی است وقتی شما از افراد متوسط بجای افراد خبره با حقوق و مزایای بالا استفاده می کنید، هزینه کسب و کارتان به طرز چشمگیری کاهش و سود آوری تان افزایش خواهد داشت. در عین حال زمان تان برای انجام کارهای توسعه ای آزادتر خواهد شد. منتها سیستم سازی به معنی تبدیل کارمندان به ربات نیست بلکه برخی از کارمندان و نفرات کلیدی و حتی صاحبان کسب و کار بجای پرداختن به کارهای روتین زمان آزاد بیشتری برای توسعه کسب و کار خواهند گذاشت. البته هستند کسانی که دوست دارند فعالیت هایشان بدون نوسان و کاملا روتین باشد. پس از سیستم سازی بسیاری از فعالیت‌ها را می‌شود به این افراد سپرد. این افراد معمولاً کم تجربه تر، کم تخصص‌تر و حتی کم انگیزه تر هستند و دریافتی شان کمتر از افراد توسعه ای است.

در انتهای این مقاله ذکر یک نکته جالب خالی از لطف نیست. بسیاری چنین می پندارند که سیستم سازی برابر است با فرایند نویسی در حالیکه در سیستم سازی فعالیت های کلیدی زیر باید انجام شود:

  • برنامه ریزی و تعیین اهداف کسب و کار
  • شناخت و بهبود سیستم های موجود و طراحی و ایجاد سیستم های مطلوب
  • فرایند نویسی شامل شناسایی فرایندهای وضعیت موجود، تحلیل و بهبود فرایندها
  • سیستم سازی تصمیمات
  • راه اندازی زیرساخت های سیستم سازی

به زودی در مورد هر یک از موارد اشاره شده در بالا، مطالب کاربردی و جالبی به شما خوانندگان محترم ارائه خواهیم کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.