این روزها با واژه سیستم سازی کسب و کار زیاد برخورد میکینم و تعابیر و تعاریف متفاوتی از آن را میشنویم. معمولاً وقتی یک عبارت یا یک اصطلاح رواج پیدا می کند، برخی سعی در تفسیر آن به نفع منافع خود می نمایند. سیستم سازی کسب و کار نیز عبارتی است که اخیراً رواج زیادی پیدا کرده است و متاسفانه عده ای سعی در استفاده این مفهوم به نفع خود نموده اند.
به زبان ساده سیستم سازی یعنی در کسب و کارتان ساز و کارها و سیستم هایی را ایجاد کنید و پروش دهید که تا جای ممکن فعالیت ها به صورت خودکار و با حداقل وابستگی به صاحب یا مدیر کسب و کار یا نفرات کلیدی آن انجام شود.
اینکه این سیستم ها چه ویژگی هایی داشته باشند، چطور طراحی شوند، چطور پیاده سازی شوند، چطور آموزش داده شود و … نیازمند دانش عمیق و ترکیبی از چند علوم دیگر مانند مدیریت فرایندهای کسب و کار، تحلیل کسب و کار، تحلیل سیستم و برنامه ریزی استراتژیک است.
سيستم‌ها به شما اجازه می‌دهند رویه‌ها، کارها و تصمیماتی را که در یک واحد سازماني یا کسب و کاري انجام میشود را کپی کرده و دقيقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهيد تا بتوانيد کسب و کارتان را توسعه و رشد دهيد حتی بدون اینکه خیلی در اینکار مداخله داشته باشید.
برای انجام سیستم سازی لازم است گام هایی طی شود که در مطلب مربوط به الگوریتم سیستم سازی می توانید آن‌را مطالعه نمایید.
حال به این موضوع می پردازیم که سیستم سازی چه چیزی نیست؟
1) حذف مدیران و نیروی انسانی(صرفا اتوماسیون)
سیستم‌سازی به معنای جایگزینی مدیریت با سیستم‌ها نیست. سیستم‌ها ابزارهایی هستند که به مدیران کمک می‌کنند تا سازمان را بهتر مدیریت کنند. اما تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و رهبری سازمان همچنان بر عهده مدیران است.
سیستم سازی به معنای رباتیک کردن تمام فعالیت ها و حذف کامل نیروی انسانی و یا حذف مدیران نیست. بلکه سیستم سازی باید زمینه ای را فراهم کند تا مدیران از ابزارها و سیستم ها برای مدیریت، نظارت و رهبری کسب و کار استفاده کنند.
اتوماسیون کارها یکی از ابزارهایی است که در سیستم سازی از آن استفاده می کنیم و تمرکز اصلی بر بهینه کردن فرایندها و ایجاد یک ساختار منظم و بهینه در کسب و کار است. گاهی این بهینه سازی اتوماتیک کردن فعالیت و حذف نیروی انسانی است اما لزوما این چنین نیست.
سیستم سازی کارها و فعالیت های روتین را منظم نموده بطوریکه با حداقل وابستگی به نفرات کلیدی، آن فعالیت ها توسط افراد متوسط و حتی پایین تر قابل انجام باشد. بدیهی است وقتی شما از افراد متوسط بجای افراد خبره با حقوق و مزایای بالا استفاده می کنید، هزینه کسب و کارتان به طرز چشمگیری کاهش و سود آوری تان افزایش خواهد داشت. در عین حال زمان تان برای انجام کارهای توسعه ای آزادتر خواهد شد. منتها سیستم سازی به معنی تبدیل کارمندان به ربات نیست بلکه برخی از کارمندان و نفرات کلیدی و حتی صاحبان کسب و کار بجای پرداختن به کارهای روتین زمان آزاد بیشتری برای توسعه کسب و کار خواهند گذاشت. البته هستند کسانی که دوست دارند فعالیت هایشان بدون نوسان و کاملا روتین باشد. پس از سیستم سازی بسیاری از فعالیت‌ها را میشود به این افراد سپرد. این افراد معمولاً کم تجربه تر، کم تخصص‌تر و حتی کم انگیزه تر هستند و دریافتی شان کمتر از افراد توسعه ای است.
2) استفاده از نرم افزارها و فناوری ها
سیستم سازی مکانیزاسیون فرایند، نرم افزار، اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM نیست. سیستم‌سازی کسب‌وکار، فرایندی فراتر از صرفاً استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌ها است. اگرچه فناوری‌ها نقش مهمی در تسهیل و بهبود فرآیندهای سیستم‌سازی ایفا می‌کنند، اما به تنهایی نمی‌توانند موفقیت سیستم‌سازی را تضمین کنند. برای موفقیت در سیستم‌سازی، باید به همه جوانب آن توجه کرد و یک رویکرد یکپارچه اتخاذ کرد.
در الگوریتم سیستم سازی بعد از اینکه سیستم ها و فرایندهای مربوط به سیستم را استخراج کردیم و آنها را بهبود دادیم قطعاً از انواع زیرساخت های نرم‌افزاری و سخت افزاری جهت تسهیل و بهبود عملکرد سیستم ها بهره خواهیم برد ولی نکته مهم اینجاست که سیستم سازی فقط به معنی مکانیزاسیون و استفاده از انواع نرم افزارها مثل اوماسیون اداری، سیستم بازاریابی و فروش، نرم افزار BPMS و… نیست.
برخی از فروشندگان نرم افزار در نظر دارند که سیستم سازی را برابر با نرم افزاری کردن کسب و کار جلوه کنند ولی واقعا سیستم سازی بسیار فراتر از بکارگیری چند نرم افزار است. شاید شما در سیستم سازی کسب و کار از نرم افزار استفاده کنید و شاید هنوز برای اینکار زود باشد و به سراغ نرم افزار نروید. حتی می توانید از نرم افزارهای رایگان مثل اکسل برای تسهیل این موضوع استفاده کنید از طرف دیگر ممکن است چند نرم افزار مختلف برای کسب و کارتان نیاز داشته باشید. آنچه بدیهی است سیستم سازی فقط نرم افزاری کردن کسب و کار نیست هرچند درصورت نیاز از نرم افزارها نیز بهره خواهیم برد.
برخی از مزایای استفاده از فناوری در سیستم‌سازی عبارتند از:
در این مقاله به معرفی برخی از مهمترین و کاربردی‌ترین نرم افزارهای سیستم سازی پرداخته ایم.
3) بروکراسی زیاد و پیچیده (مجموعه ای فرم ها و دستوالعمل ها)
سیستم‌سازی به معنای ایجاد بروکراسی پیچیده و دست‌وپاگیر نیست. در واقع، هدف اصلی سیستم‌سازی، ساده‌سازی فرایندها و حذف فعالیت‌های غیرضروری است. یک سیستم خوب، باید به گونه‌ای طراحی شود که پیچیدگی را کاهش داده و تصمیم‌گیری‌ها را تسهیل کند. بروکراسی، به جای تسهیل کارها، می‌تواند به مانعی برای نوآوری و انعطاف‌پذیری تبدیل شود.
4) کنترل لحظه به لحظه پرسنل
سیستم‌سازی کسب‌وکار، روشی است برای سازماندهی و بهبود فرآیندهای کاری به منظور افزایش کارایی، کاهش خطاها و دستیابی به اهداف سازمانی. این مفهوم اغلب با کنترل شدید و لحظه به لحظه پرسنل اشتباه گرفته میشود. در حالی که سیستم‌سازی به ایجاد نظم و انضباط کمک می‌کند، اما به معنای محدود کردن خلاقیت و ابتکار کارکنان نیست.
سیستم‌سازی به معنای ایجاد یک محیط کاری سفت و سخت نیست. بلکه به معنای ایجاد یک محیط کاری سازمان‌یافته، کارآمد و انعطاف‌پذیر است که در آن کارکنان بتوانند به بهترین شکل توانایی‌های خود را به کار گیرند و به اهداف سازمان کمک کنند.
مهمترین نکته‌ای که باید به خاطر داشت این است که سیستم‌سازی باید در خدمت انسان‌ها باشد، نه برعکس. سیستم‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که از کارکنان حمایت کنند و به آنها کمک کنند تا کار خود را بهتر انجام دهند.
5) غیرمنعطف بودن کسب و کار
سیستم‌سازی با تعریف روشن فرآیندها و وظایف، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در بلندمدت انعطاف‌پذیرتر شوند. وقتی فرآیندها به خوبی تعریف شده باشند، سازمان می‌تواند به راحتی تغییرات لازم را در آنها ایجاد کند و به چالش‌های جدید پاسخ دهد.
سیستم‌های خوب، انعطاف‌پذیر هستند و می‌توانند با تغییرات محیطی سازگار شوند. این به این معنی است که کارکنان می‌توانند در صورت لزوم، از سیستم خارج شوند و راه حل‌های خلاقانه‌ای برای مشکلات ارائه دهند.
6) مدیریت بازاریابی و فروش
برای اینکه این موضوع برایتان روشن شود که سیستم سازی فقط بازاریابی و فروش نیست، باید بدانید سیستم سازی و طراحی سیستم یکی از گرایشات رشته مهندسی صنایع و سایر رشته های مشابه است. البته به این معنی نیست که فقط فارغ التحصیلان مهندسی صنایع می توانند سیستم ساز شوند ولی نکته مهم اینجاست که سیستم سازی بسیار فراتر از بازاریابی و فروش است. در سیستم سازی باید نسبت به طراحی و بهبود انواع سیستم ها اقدام نمود که فقط یکی از این سیستم ها بازاریابی و فروش است. در نتیجه کسانی می توانند نقش سیستم ساز را ایفا کنند که در رشته های مرتبط تحصیل نموده و تجربه تحلیل و طراحی سیستم داشته باشند.
در انتهای این مقاله ذکر یک نکته جالب خالی از لطف نیست. بسیاری چنین می پندارند که سیستم سازی برابر است با فرایند نویسی در حالیکه در سیستم سازی فعالیت های کلیدی زیر باید انجام شود:
به زودی در مورد هر یک از موارد اشاره شده در بالا، مطالب کاربردی و جالبی به شما خوانندگان محترم ارائه خواهیم کرد.
