سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

سیستم سازی
زمان مطالعه مطلب: 4 دقیقه

شما مالک باهوش و زرنگ کسب‌وکاری هستید که کار آنلاین سودآوری را اداره و رشد می‌دهید و آن‌را سیستم سازی می‌کنید. یک تیم قابل‌اعتماد از کارمندان دارید که به‌اندازه شما برای رشد کردن در کار اشتیاق دارند و دارای یک فرهنگ کاری مثبت هستند. وقتی در دسترس باشید، کسب‌وکارتان مانند یک ماشین روغن‌کاری شده خوب اداره می‌شود. کارمندانتان می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود و در راستای استانداردی که برای به‌وجودآمدن آن سخت تلاش کرده‌اید عمل می‌کنند.

اما وقتی دور هستید …

 شرایط هیچ‌وقت شبیه به سابق نیست. فاکتورها به‌درستی ثبت نمی‌شوند، درخواست‌های مشتری تکمیل نمی‌شوند و سفارش‌ها به‌موقع نمی‌رسند.

اگر بخواهیم شفاف صحبت کنیم مشکل کارمندان شما نیستند. همان‌طور که گفته شد، آنها به‌اندازه شما برای رسیدن به هدف شرکتتان متعهد هستند.

مشکل این است که شما سیستم مستقری ندارید که روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP) ثبت شده را دقیقاً شرح دهد که چه کاری را، چه موقع و چگونه انجام دهید و بدون آنها، بعید است که شرکت خود را به روشی قابل‌پیش‌بینی و قابل تکرار بسنجید.

در این پست، شما می‌آموزید که چگونه با استفاده از Google Docs کسب و کار خود را ضمن افزایش کارایی کارکنان در روند کار سیستم سازی کنید.

مرحله 1: لیستی از کارهای پرتکرار خود تهیه کنید

قبل از اینکه وارد سیستم سازی کسب‌وکار خود شوید، یک‌قدم به عقب برگردید و به همه وظایف و تعهدات روزانه و هفتگی خود نگاه کنید.

در اینجا چگونگی انجام این کار آمده است:

ابتدا، یک Google Doc جدید ایجاد کنید و هر فعالیت یا تعهدی را که مسئولیت آن را برعهده دارید بنویسید. سپس بنویسید که تکمیل هر کار چه مدت طول می‌کشد (اگر نمی‌دانید، فعلاً تخمین بزنید).

لیست خود را بر اساس مدت‌زمان مرتب کنید (به‌عنوان‌مثال، 30 دقیقه، 60 دقیقه، و …).

سرانجام، هر نکته را مرور کنید و از خود بپرسید، “آیا می‌توانم این کار را انجام دهم؟ “

اگر به‌عنوان‌مثال بازاریابی محتوا بخش جدایی‌ناپذیر از استراتژی بازاریابی شما است و مسئول نوشتن محتوا هستید، می‌توانید بنویسید: جستجو پست‌های وبلاگ، نوشتن پست‌های وبلاگ و بارگذاری پست‌های وبلاگ در وردپرس و موارد دیگر.

با انجام این کار ممکن است متوجه شوید که بارگذاری پست وبلاگ در وردپرس استفاده مثبتی از وقت شما نیست و بنابراین می‌تواند این کار را به یک همکار دیگر محول کنید.

هنگامی‌که لیستی از وظایف خود را جهت واگذاری دارید می‌توانید برای مرحله دو آماده شوید. system

مرحله 2: در مورد ساختار فهرست تصمیم بگیرید

در حالت ایده ال، قبل از مستندسازی هر یک از مراحل خود، به یک سلسله‌مراتب کاملاً سازمان‌یافته از پوشه‌ها در Google Drive نیاز دارید.

انجام این کار به هر کارمند این امکان را می‌دهد تا بداند اگر مطمئن نیستند که چگونه یک کار را انجام دهند، کجا را باید جستجو کنند.

درحالی‌که سازمان اولویت است، اما یک قانون خوب برای سازماندهی بخش‌ها است.

اگر به مثال قبلی خود در زمینه مستندسازی نحوه انتشار پست وبلاگ برگردیم، سلسله‌مراتب پوشه شما ممکن است به این شکل باشد:

مرحله 3: مراحل خود را ثبت کنید

پس از شناسایی وظایفی که می‌توانید به همکاران محول کنید و سلسله‌مراتب سازمانی که انتخاب کردید، روش‌های خود را مستند کنید.

مسلماً این قسمت وقت گیرترین مرحله است، اما این یک مقایسه نسبی است که چه مقدار از زمان خود را در آینده صرف کارکردن با کارمندان جدید می‌کنید.

مانند قبل، یک Google Doc جدید ایجاد کنید و چگونگی انجام کار داده شده را مرحله‌به‌مرحله و با جزئیات بیشتر شرح دهید.

نفرین دانش مانع از یادآوری وضعیت مبتدی بودن می‌شود، بنابراین بسیار مهم است که خود را به‌جای کسی بگذارید که قبلاً این وظیفه را انجام نداده است.

با استفاده از هر مرحله، با استفاده از ابزاری مانند Awesome Screenshot یک عکس از صفحه بگیرید، و در صورت لزوم، حاشیه‌نویسی کنید تا مناطق مهم را برجسته کنید.

در اینجا مثالی از “نحوه انتشار پست وبلاگ در وردپرس” آورده شده است:

متوجه خواهید شد هر اقدامی یک مرحله برای خود دارد که به‌صورت ساده و ملموس توضیح داده شده است. هیچ‌چیز مبهم باقی نمی‌ماند و مهم‌تر از همه، هرکسی می‌تواند آن را دنبال کند تا کار را انجام دهد.

مرحله 4: از یک همکار بخواهید یک کار را انجام دهد

هنگامی‌که فرآیندی را مستند کردید، وقت آن است که اثربخشی آن را آزمایش کنید.

اگر وظیفه را واگذار می‌کنید (به‌جای خودکار کردن آن)، از شخصی که وظیفه را انجام می‌دهد بخواهید آن را اجرا کند.

بخش مهم اینجاست:

اگر سؤالی داشتند، به این معنی است که SOP کامل نبوده و نیاز به توضیح بیشتر دارد.

به‌جای توضیح دادن به آنها به SOP برگردید، کارهای لازم را انجام دهید و از آنها بخواهید که دوباره سعی کنند.

شما در اینجا مطمئن خواهید شد که SOP فاقد نفوذپذیری و حدس و گمان است.

شاید تصویر صفحه نیاز به توضیحات بیشتری داشته باشد. شاید لازم باشد گام دیگری اضافه شود. هرچه هست، برگردید و تغییرات لازم را انجام دهید.

پس از آن، بهتر است که یک توضیح اضافه کنید و شخصی که وظیفه به آن محول شده را تگ کنید تا آنها را در مورد تغییراتی که ایجاد کرده‌اید مطلع کنید.

مرحله 5: با گذشت زمان به پیشرفت خود ادامه دهید

SOP های شما هرگز برای اولین بار درست نخواهند بود اما مشکلی نیست.

هنگامی‌که سیستم خوبی از یک روش تهیه کردید، قسمت سخت ‌کار تمام شده است. ازاین‌پس بهبود تدریجیSOP لازم است.

با گذشت زمان، کارمندان متوجه پیشرفت می‌شوند و با سیستم کار می‌کنند تا زمانی که هر نمونه از سیستم، بهتر از نسخه قبلی باشد.

به‌عنوان‌مثال اگر یک فرآیند 48 مرحله‌ای برای یک روش دارید، ممکن است یک کارمند کشف کند که راهی وجود دارد که با خودکار کردن یا حذف کامل چند مرحله، کارایی را افزایش دهد.

آن سیستمی که برای صرفه‌جویی در زمان شما بود، به سیستمی تبدیل می‌شود که کارمندان شما می‌توانند از آن سود ببرند.

اجازه دادن به کارمندان برای ارائه پیشنهادهای بهبود با استفاده از ” Suggesting ” در Google Docs، این انعطاف‌پذیری را برای تغییرات ایجاد می‌کند و همچنین تأیید نهایی را برای لزوم این تغییر فراهم می‌کند.

اگر نتوانید سیستم سازی کنید نمی‌توانید سنجش انجام دهید

سیستم سازی کسب‌وکار، صرف‌نظر از سن، اندازه و صنعت، بخش اساسی در هر کسب‌وکار است.

بدون وجود فرآیندهای مستند، رویه‌ها و تعهدات تجاری شما فقط در ذهن فردی باقی می‌ماند که واقعاً می‌داند چگونه این کار را انجام دهد.

اما با استفاده از آنها می‌توانید بر فعالیت‌های تجاری خود نظارت داشته باشید (با حضور یا بدون حضور در آنجا) و مهم‌تر این‌که شرکت خود را به روشی قابل‌پیش‌بینی و کارآمد رشد دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.