در مقاله قبلی توضیح دادیم که چگونه مناسب‌ترین کارمند را انتخاب کنیم. در این مقاله قصد داریم این که آیا تازه شرکتتان کار خود را شروع کرده یا اینکه مدتی است که شرکت مشغول کار بوده است، ایجاد و حفظ نمودار ساختار سازمانی کسب و کار می‌تواند یک روش بسیار مفید برای نشان دادن نحوه کار شرکت شما باشد و همچنین رشد شما و تغییر در آینده را نشان دهد.
یک نمودار سازمانی کسب و کار، نمایشی بصری از ساختار کسب و کار شماست – این نقشه، نقش هر کارمند را مشخص می‌کند و همچنین مشخص می‌کند چه کسی در شرکت شما به چه کسی گزارش می‌دهد. در بسیاری از موارد، توسعه و به روزرسانی این نمودار تحت حوزه مدیریت منابع انسانی کسب و کار قرار می‌گیرد، اما اگر در حال حاضر شاخه منابع انسانی جداگانه‌ای ندارید بهتر است ساختار سازمانی خود را ترسیم و درک کنید.
در این مقاله ما نحوه ایجاد نمودار ساختار سازمانی را در چهار مرحله ساده توضیح خواهیم داد، همچنین انواع مختلف ساختار سازمانی را در این مقاله معرفی خواهیم کرد.
در این مرحله، می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام نوع نمودار برای کسب و کار شما مناسب است. در ادامه با ما همراه باشید تا با این مراحل آشنا شوید.
اولین قدم در ایجاد یک نمودار سازمانی برای کسب و کار شما این است که تصمیم بگیرید از چه نوع نموداری می‌خواهید استفاده کنید. به طور کلی، در این مقاله چهار ساختار سازمانی که بیشتر سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند آورده شده است. از بین این چهار طرح، طرحی را انتخاب کنید که متناسب با سازمان شما است.
برای شروع، یک نمودار سلسله مراتبی از ابتدای کار شروع می‌شود و در زنجیره دستور کار می‌کند (همانطور که در زیر می بینید). خط عمودی بین افراد نشان می‌دهد که کارمند فوق مستقیماً بر کارمند زیر نظارت می‌کند. نمودار سلسله مراتبی همچنین روابط جانبی را نشان می‌دهد، جایی که دو نفر در چارچوب کسب و کار با یکدیگر برابر هستند، که ممکن است با هم همکاری کنند یا مسئولیت‌های مشترکی داشته باشند – در این نمودارها از خطوط افقی برای اتصال کارمندان جانبی استفاده می‌شود. نمودار سازمانی در این ساختار، چگونگی ساختار شرکت را با شروع از مدیر عامل و گسترش در بقیه شرکت را نشان می‌دهد.
به طور کلی، بیشتر کسب و کارهای کوچک از نمودار سازمانی سلسله مراتبی استفاده می‌کنند زیرا ساده‌ترین گزینه است. با این اوصاف، اگر کسب و کار شما کوچک است، می‌توانید از این نوع چارت سازمانی برای کسب و کارتان استفاده کنید حتی اگر فقط چند نام برای پر کردن داشته باشید – با رشد کسب و کارتان، افزودن کارمندان جدید آسان است.
در مرحله بعدی، اگر شرکت شما به اندازه کافی بزرگ باشد که بتواند کارمندان را به بخش‌های مختلف تقسیم کند، ممکن است یک نمودار سازمانی کسب و کار در نظر بگیرید. این نوع نمودار رئیس هر بخش و کلیه افرادی که به آنها گزارش می‌دهند را نشان می‌دهد. یک نمودار عملکردی متفاوت از یک نمودار سلسله مراتبی نیست، اما بر اساس بخش‌های مختلف تأکیدهای کمی متفاوتی دارد.
آنچه در نمودار سازمانی وظیفه‌ای توصیه می‌کنیم برای هر فرد لیست کنید در زیر آورده شده است. می‌توانید از این اطلاعات مشابه در تمام نمودارهای سازمان کسب و کارهای کوچک نیز استفاده کنید:
نام کارمند (در صورت باز بودن موقعیت خالی بگذارید)
بخش (فروش، بازاریابی، حسابداری، عملیات و غیره)
عنوان شغلی (نماینده فروش، سرپرست، مدیر مالی)
شرح وظایف (یک یا دو عبارت کوتاه کافی است)
مکان (اگر بیش از یک دفتر دارید)
اطلاعات تماس (آدرس فیزیکی، شماره تلفن یا شماره داخلی، شماره تلفن همراه مخصوص کار، آدرس ایمیل کار)
عکس (برای شناخت آسان یکدیگر)
همانطور که مشاهده می‌کنید، اگرچه نمودار سازمانی وظیفه‌ای کسب و کار کوچک تقریباً مشابه گزینه سلسله مراتبی است، اما این نمودار می‌تواند برای تمایز بخش‌ها مفید باشد، و بینش بیشتری در مورد نحوه عملکرد شرکت شما به این روش خاص ارائه می‌دهد.
در سبک ساختار سازمانی ماتریسی، کارمندان به تیم‌هایی تقسیم می‌شوند که گزارش خود را به دو مدیر می‌دهند – یک مدیر پروژه یا محصول به همراه یک مدیر عملکردی. در اصل، ساختار ماتریسی ترکیبی از ساختارهای مختلف سازمانی است. از آنجا که این تیم‌ها دو مدیر دارند، یک ساختار ماتریسی باعث افزایش اشتراک منابع می شود. کارکنان شاغل در شرکت‌هایی که از ساختار ماتریس استفاده می‌کنند، توانایی گسترش مجموعه مهارت‌های خود را دارند زیرا ممکن است در پروژه‌های مختلفی که نیاز به سطح تخصص یا مهارت‌های مختلف دارند، اختصاص داده شوند.
سرانجام، آخرین گزینه‌ای که باید در نظر بگیرید ساختار سازمانی دایره‌ای است. نمودار دایره محبوبیت فزاینده‌ای پیدا کرده است، به ویژه در میان شرکت‌های کوچک تازه تاسیس که می‌خواهند سلسله مراتب کسب و کارهای سنتی را کنار بگذارند. ایده پشت این نمودارها این است که همه تیم‌ها – و کارمندانی که آنها را تشکیل می‌دهند- به همان اندازه در شرکت نقش مهمی دارند.
شما می‌توانید نحوه تکمیل نمودار را بر اساس اطلاعات کسب و کار خود مشاهده کنید. کارمندان هر بخش را در جای مناسب آنها قرار دهید. همانطور که در بالا گفتیم، شما برای هر کارمند اطلاعات ضروری را پر کنید – نام ، عنوان شغلی ، شرح مختصر ، اطلاعات تماس و غیره.
در نهایت، اولین قدم ممکن است زمان‌بر باشد – شما می‌خواهید وضعیت فعلی و آنچه که می‌خواهید سازمانتان در آینده به آن برسد را ساختار بندی کنید- به این ترتیب، می‌توانید تعیین کنید که کدام یک از این چهار گزینه نمودار سازمانی برای نشان دادن ساختار شرکت شما بهترین عملکرد را دارد.
پس از آن‌که در مورد نوع نمودار سازمانی کسب و کار خود تصمیم گرفتید، بقیه مراحل توسعه نمودار شما کاملاً ساده است.
بنابراین برای مرحله بعدی خود باید لیستی از همه کارمندان شرکت خود تهیه کنید و اطلاعات مربوط به آنها را که در بالا ذکر کردیم درج کنید.
اگر یک نمودار سلسله مراتبی انتخاب کرده باشید، هر فرد را به ترتیب مناسب خود در لیست قرار می دهید. صاحب کسب و کار، ردیف اول را اشغال می‌کند، هرکسی که مستقیماً به او گزارش دهد در ردیف دوم قرار دارد و نمودار از آنجا گسترش می‌یابد. اگر یک نمودار وظیفه‌ای یا دایره‌ای انتخاب کرده‌اید، لیست خود را بر اساس هر بخش، سازماندهی کنید. سرانجام، اگر ساختار سازمانی ماتریسی را انتخاب کنید حتماً همه روابط نظارتی را یادداشت کنید.
بعد از اینکه تمام اطلاعات لازم برای کارمندان خود را جمع آوری کردید و آنها را بر اساس نوع نمودار انتخابی طبقه بندی کردید، باید نحوه تکمیل نمودار خود را تعیین کنید. تصاویر و الگوهایی برای نمودارهای سازمانی کوچک وجود دارد که می‌توانید با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مانند Adobe Photoshop بارگیری و ویرایش کنید.
از طرف دیگر، ممکن است شما ترجیح دهید نمودار سازمانی کسب و کار خود را در یک برنامه ساده و قابل اعتماد مانندMicrosoft Office Excel) ، Outlook ، (PowerPoint یا Word) یاGoogle (Sheets استفاده کنید.
اگرچه از نظر فنی، می‌توانید نمودار سازمانی کسب و کار کوچک خود را به صورت دستی نمودار کنید، اما اگر از یک الگوی آنلاین یا نرم افزار استفاده کنید، با گسترش کار و تغییر کارمندان، می‌توانید نمودار خود را به راحتی تغییر دهید.
پس از انتخاب چگونگی تکمیل نمودار سازمانی خود، آماده پر کردن آن خواهید بود. با داده‌هایی که وارد کرده‌اید، هر کادر یا شاخه‌ای از نمودار را که انتخاب کرده‌اید پر می‌کنید.
شما باید نمودار سازمانی خود را در دسترس داشته باشید تا با رشد و تغییر کسب و کار شما به روز شود. بنابراین، ذخیره یک کپی از نمودار سازمان خود در یک سرور مشترک شرکت، درایو یا پورتال کارمندان مفید است تا همه افراد شرکت شما بتوانند آن را ببینند (اما نتوانند آن را تغییر دهند) – از این طریق، همه افراد سازمان شما می‌توانند نحوه ساختار شرکت را بفهمند و در صورت لزوم به نمودار مراجعه کنند.
اگر برای ایجاد نمودار سازمانی خود آماده سرمایه‌گذاری در بستر نرم افزاری نیستید، ممکن است علاقه‌مند باشید در الگوهای مختلف نمودار سازمانی کسب و کار کوچک جستجو کنید. همانطور که اشاره کردیم، ابزارهای شناخته شده‌ای مانند Microsoft Office وجود دارد که الگوهای نمودارهای سازمانی را ارائه می‌دهند که می‌توانید آنها را بارگیری کرده و برای کسب و کار خود استفاده کنید. در زیر به چند نمونه از این ابزارها اشاره می‌کنیم:
Microsoft Office: در بخش الگوهای وب سایت آفیس، می‌توانید الگوهای مختلف نمودار سازمانی و رایگان را پیدا کنید که می‌توانید بصورت رایگان بارگیری کرده و در پاورپوینت، ورد یا اکسل شخصی‌سازی کنید
24Slides : از میان گزینه‌های دیگر الگوی کسب و کار، 24Slides الگوهای نمودار سازمانی کسب و کارهای کوچک را به صورت رایگان را ارائه می‌دهد که می‌توانید در Google Slides کپی و ویرایش کنید. 24Slides همچنین این الگوها را در انواع مختلف از جمله نمودار سلسله مراتبی و همچنین نمودار دایره ارائه می‌دهند.
Canva: پلتفرم ویرایش تصویر و گرافیک Canva به شما امکان می‌دهد نمودار سازمانی کسب و کار خود را طراحی و شخصی‌سازی کنید. (به صورت رایگان)
:Vizzlo اگرچه Vizzlo برنامه‌های پولی ارائه می‌دهد، اما با نسخه رایگان آنها، می‌توانید به بیش از 100 نوع نمودار مختلف، از جمله الگوهای سازمانی کسب و کار کوچک دسترسی پیدا کنید.
Visual paradigm: نسخه رایگان این برنامه می توانید دانلود کنید. این برنامه همچنین در ادامه برای طراحی سیستم و فرایندهای شما و همچنین بهینه سازی آن ها می تواند مورد استفاده قرار گیرد.
البته، در بالا فقط به چند ابزار اشاره کردیم- تعداد بیشماری از الگوهای اضافی وجود دارد که می‌توانید با جستجو و مرور آنلاین پیدا کنید.
