سیستم سازی کسبوکار چیست؟
یک باور اشتباه راجع به سیستمسازی کسبوکار آن است که تصور میشود همهچیز تحت کنترل است.
درواقع باید گفت سیستم سازی بدین معنا نیست که تمامی فعالیتهای کارکنان به طور لحظهبهلحظه مورد نظارت و درعینحال محدودیت قرار گیرند. به طور اختصار، زمانی که شما کسبوکار خود را سیستم سازی میکنید، بهنوعی الگویی برای آن کسبوکار ایجاد کردهاید.
درواقع این الگو بهصورت ایدهای است که باید بر روی آن کار شود. اهداف این نوع سیستم سازی، ایجاد بازدهی بیشتر و بالابردن کیفیت ارائه خدمات هم برای مشتریان و هم برای کارکنان است و درعینحال قادر خواهید بود اهداف خود را بهسهولت مقیاسبندی کرده و یا مورد اصلاح قرار دهید که این امر به نوع استراتژی کسبوکار شما در آن موقعیت زمانی نیز بستگی دارد.
هنگامیکه یک کسبوکار سیستماتیک راهاندازی میکنید، باید زمانی را به بررسی روشهای عملکردی آن کسبوکار اختصاص دهید. در اصل این مهمترین بخش کار است، زیرا به ارتقای سطح بازدهی کار و نیز تسهیل مدیریت پروژه کمک میکند.
اساساً سیستماتیک کردن کسبوکار عبارت است از تعیین چگونگی سیستمهایی که باید در این کسبوکار بهعنوان مجموعهای از فرایندها و یا دستورالعملهای اجرایی استاندارد راهاندازی شوند:
فرایندها در هر نوع کسبوکاری وجود دارند خواه به طور رسمی تعیین شده باشند و خواه به طور اتفاقی بهصورت یک سلسله عملکردهای ورودی و خروجی. اما چنانچه این عملکردها تعیینشده نباشند، قطعاً روند انجام آنها به حالت هماهنگ نبوده و نتیجه خروجی کسبوکار نیز به حالت منسجم نخواهد بود.
درواقع باید گفت عدم انسجام و هماهنگی، عملکرد دشمن اصلی بازدهی کسبوکار است.
عدم انسجام و هماهنگی یعنی موقعیتی که کارکنان به نوع وظایف خود، آگاه نیستند و یا مشتری نمیداند چه چیزی دریافت خواهد کرد. همچنین صاحب کسبوکار نیز از روند انجام امور پروژه بیاطلاع است. باید گفت این نمونه کسبوکاری است که بهسهولت مدیریت نشده است.
چه عاملی موجب انگیزه و حس نیاز به سیستمسازی کسبوکار است؟
اگرچه دلایل زیادی وجود دارند که بخواهید درصدد چگونگی ارتقا و بهبود سطح عملکردهای کسبوکار خود باشید، اما اغلب عوامل مهمی وجود دارند که در این راستا موجب ایجاد انگیزه دراینخصوص میشوند تا آنجا که زمان زیادی اختصاص میدهید و استراتژی سیستم سازی کسبوکار خود را راهاندازی میکنید.
درصدد سرمایهگذاری هستید و یا قصد ترک موقعیت را دارید؟
در حین ارزیابی امور کسبوکار در واقع چگونگی انجام عملکردها بعد از موضوع تعیین میزان بودجه و مسائل مالی مربوطه انجام میگیرد؛ زیرا برای سرمایهگذاران قطعاً این سؤال ایجاد میشود تا چه میزان این کسبوکار دارای رشد و پیشرفت خواهد بود؟و آنچه لازم است در پاسخ بدانند اینکه پیشبرد روند این نوع کسبوکار بدون مدیریت صحیح قابلاجرا نخواهد بود.
یک موقعیت جدید را بهکار میگیرید
این موضوع بدان معناست که این فعالیت بهعنوان یک موقعیت جدید به شما و یا یکی از اعضای تیم کاری شما اختصاصیافته است. درهرصورت برای اینکه چنین موقعیت محول شده به طور موفق طی شود، باید فرد یا افرادی که آن فعالیت به آنها واگذار شده هم عملاً آن را انجام دهند و همجهت انجام آن از دانش و ابزار لازم برخوردار باشند.
تیم کاری خود را توسعه میدهید
زمانی که میزان تیم کاری خود را توسعه میدهید، بسیار حائز اهمیت است که حجم کار مفید و مؤثر، مدیریت شود. اینکه افراد جدیدی را استخدام کنید بهمراتب بسیار کارا و مؤثر است. البته باید از روز نخست وظایف آنها تعیین شده و به طور دقیق باید با روشها و استراتژیهای موجود آشنا شده و اطلاعات کافی در این راستا به آنها ارائه شود بهطوری که در حین انجام وظایف خود نیاز به تکرار آموزشهای قبلی نداشته باشند. همچنان که تصمیم به سیستماتیک کردن کسبوکار دارید، قطعاً نیاز به استخدام نیروهای بیشتری خواهید داشت تا اینکه میزان بازدهی عملکرد تیم کاریتان بیشتر شود.
سطح کسبوکار رشد و ارتقا مییابد
اغلب زمانی که خدمات استاندارد در سطوح عالی ارائه میشوند، بهمراتب کسبوکار رشد و ارتقا مییابد. اگرچه باید گفت افزایش حجم کار قطعاً از میزان کیفیت ارائه آن خدمات میکاهد؛ بنابراین همزمان با رشد سطح کسبوکار، باید دغدغه حفظ کیفیت ارائه خدمات وجود داشته باشد. آنچه دراینخصوص حس اطمینان لازم را ایجاد میکند، سیستم سازی قبلی انجام خدمات است.
شما کسبوکار خود را برونسپاری کردهاید
این نوعی استراتژی زمانی است که بخشهایی از کسبوکار خود را برونسپاری کنید. خواه بخشهای غیراصلی (مانند امور مالی، منابع انسانی و یا بازاریابی) باشد و یا بخش فعالیتهای ویژهای مانند (امور ساخت و تولید و امور تدارکات). چنانچه میزان سطح انتظارات از آن خدمات به طور شفاف تعیین نشود و یا مدیریت خدمات در دست اقدام به طور مداوم صورت نگیرد، قطعاً نرخ بازگشت سرمایه موردنظرتان قابل حصول نخواهد بود.
شخصیت شما نیاز به آزادی عمل بیشتری دارد
صاحبان کسبوکار نقش زیادی در پیشبرد اهداف و موفقیت آن دارند. اما اغلب خود را بسیار درگیر امور روزمره فعالیتهای مربوط به کسبوکار میکنند. شاید بتوان گفت ساعتهای زیادی از وقت خود را صرف میکنند و هرگز تعادل مناسبی بین امور کاری و زندگیشان برقرار نیست؛ لذا تنها راهکار مناسب برای آنان سیستم سازی کسبوکار است.
چرا سیستم سازی کسبوکار حائز اهمیت است؟
سیستم سازی کسبوکار مزایای زیادی به دنبال دارد:
نخست اینکه: در یک کسبوکار سیستماتیک، عملکردها و فعالیتها به طور منظم و منسجم روزانه انجام میپذیرند. درواقع انسجام امور، موضوع بسیار مهمی است؛ زیرا در صورت عدم انسجام عملکردها، قطعاً اشتباهات زیادی به وقوع میپیوندد. قطعاً با بروز چنین اشتباهاتی، راهاندازی یک کسبوکار خطی با بازدهی بالا امکانپذیر نخواهد بود.
زمانی که فعالیتهای روزانه کسبوکار خود را سیستم سازی میکنید، درواقع یک چارچوب عملکرد برای کارکنان خود طراحی میکنید. بدین معنا که کارکنان شما در موعد مناسب و با اطمینان خاطر بیشتر به انجام وظایف میپردازند.
از مزایای دیگر سیستم سازی کسبوکار آن است که برقراری سیستم اتوماسیون را هموار میسازد که به کمک آن در صورت نیاز به تکرار فعالیت و یا رویه کاری، این موضوع کاملاً واضح و شفاف خواهد بود؛ لذا به کمک سیستم اتوماسیون انجام فرایندهای کاری با اطمینان خاطر کاملی همراه خواهد بود. همچنین با بهکارگیری سیستم اتوماسیون، کارکنان نیز وقت بیشتری صرف امور باارزشتر خواهند کرد.
سیستم سازی کسبوکار چگونه بر آن تأثیرگذار است؟
فرایند سیستم سازی بر شش مورد از فعالیتهای مهم تجاری تأثیرگذار است که در ادامه به جزئیات آنها خواهیم پرداخت:
1- فرایند معارفه و آموزش
کارکنان جدید باانگیزه کافی مشغول میشوند؛ لذا نیاز به یک برنامه معارفه قوی است که همچنان انگیزه کاری آنها حفظ شود. درواقع زمانی که کارکنان از یادگیری مهارتهای جدید لذت ببرند بیشتر نسبت به ادامه همکاری با شرکت شما علاقه نشان میدهند و درعینحال امور محوله را به نحو بهتری انجام میدهند.
FinancesOnline منبع:
درواقع کارکنان جدید تمایل دارند از همان ابتدا میزان مهارت و کارایی خود را نشان دهند. درواقع این همان خواسته شماست. بااینهمه باید بهخوبی راه سرمایهگذاری بر روی نیروهای جدید خود را بدانید. به این منظور باید یک برنامه معارفه و آموزشی سیستم سازی شده در نظر داشته باشید.
باید گفت به کمک سیستم سازی، فرایند آموزش به طور کاملاً منظم و مؤثری انجام میپذیرد. درعینحال نتیجه سرمایهگذاری بر روی کارکنان جدید، برخورداری از یک تیم کاری شاد، باانگیزه و مؤثر خواهد بود.
2-مدیریت پروژه
مدیریت پروژه در سطوح عالی عملکرد روندی تکرارشونده است. به طور عملی اگرچه این مرحله بسته به نوع مدیر پروژه، انتظارات مشتری و نوع خدمات تجاری متفاوت است.
بدون سیستم سازی طی این مراحل قطعاً با یکسری تناقضات و ناهماهنگیها همراه خواهد بود که بیتردید در افزایش سطح هزینههای غیرضروری و نیز اتلاف وقت در انجام پروژههای کاری تأثیرگذار است. همچنین در پایان نیز سطح انتظارات مشتریان برآورده نشده و نتیجه نارضایتی آنها خواهد بود.
اما پس از سیستم سازی این روند تغییر مییابد.
در پروژههای سیستماتیک به کمک راهکارهای مناسب، مدیریت به طور مداوم و تکرارشونده انجامگرفته و نیز هزینههای لازم جهت پروژه برآوردشده و همچنین سطوح انتظارات مشتریان از همان زمان آغاز پروژه تعیین میگردند و همه مراحل بهسرعت پیش میروند. درعینحال از میزان هزینههای غیرضروری کاسته شده و میزان بازدهی تیم کاری پروژه افزایش مییابد.
3-فرایندها و رویه کاری
فرایندهای یک کسبوکار بایگانی میشوند، باید گفت غالباً بایگانی اسنادی که قبلاً کمتر مورد مشاوره قرار گرفتهاند و یا در آنها به موضوعات مهمی پرداخته شده و یا اسنادی که نیازمند ممیزی و حسابرسی هستند امری بسیار ضروری است.
بدترین وضعیت موجود برای یک پروژه زمانی است که اسناد مربوطه بدون بایگانی مناسب و به طور اوراق نامنظم و پراکنده بوده و یا بدتر اینکه صرفاً در ذهن کارکنان سپرده شده باشند. این نوع روند انجام فعالیتهای پنهانکاری شده، بهمراتب موجب عدم انسجام مراحل انجام پروژه میگردند؛ لذا اینجاست که بهشدت به میزان اهمیت موضوع سیستم سازی کسبوکار پی برده میشود.
Grandviewresearchمنبع:
سیستم سازی کسبوکار به معنای تعیین و درج کردن فرایندها و رویه کار است. باید گفت اگرچه کارکنان به طور مشارکتی به انجام پروژه میپردازند، اما درعینحال رشد فردی و بازدهی عملکردشان را نیز به دنبال دارد. فرایند مستندسازی و بایگانی رویه کار نیز باید به طور منسجم و یکپارچه تعیین شود تا درنهایت نحوه تحلیل و بررسیهای آنها بهسهولت انجام گیرد.
4-ارتباط داخلی
معمولاً زمانی که در یک کسبوکار به طور کامل نحوه انجام عملکردها تعیین نمیشود و یا از قبل در خصوص نوع تیم کاری و وظایف محوله افراد تصمیمگیریهای لازم انجام نمیشود، درواقع نحوه ارتباطات داخلی منسجم نخواهد بود. همچنین میزان روابط بین ادارهای نیز محدود خواهد بود، مگر در خصوص موضوعاتی که از اهمیت بالایی برخوردار باشند.
اینگونه فراز و نشیبها قطعاً در بالابردن میزان بازدهی عملکرد کسبوکار مؤثرند. در چنین شرایطی بسیاری ارسال ایمیلها و نیز جلسات غیرضروری حذف میگردند. درعینحال از میزان استرس کاری کارکنان حین انجام وظایف اداری کاسته میشود.
البته گاهی نتایج سیستم سازی کسبوکار در لحظه مشاهده نمیشود، بلکه موجب بروز تغییراتی در مراحل آتی پروژه خواهد بود؛ لذا کارکنان باتوجهبه تشخیص سطح پیشرفت پروژه و امکان افزایش حقالزحمه، با احساس تعهد و انگیزه بیشتری به انجام وظایف خود میپردازند.
5-روابط مشتریان
مشتریان انتظار دارند که کالا و خدماتی را که خریداری کردهاند، دریافت دارند. چنانچه تعریف مشخص و واضحی در خصوص آن کالا و خدمات موردنظر وجود نداشته باشد، قطعاً برآورده شدن سطح انتظارات مشتریان غیرممکن خواهد بود، بلکه باید این مهم از همان آغاز پروژه چالشی موردنظر باشد.
بدون سیستم سازی کسبوکار، کنترل و نظارت مشتریان و اطمینان از میزان رضایتمندی آنان مستلزم هزینههای زیادی خواهد بود؛ زیرا در چنین مواردی ایجاد حس رضایتمندی مشتریان مستلزم استخدام کارکنانی جهت ارائه خدمات پشتیبانی است.
Pexelsمنبع:
اگرچه باید گفت روش بسیار کارا و مؤثر در خصوص ایجاد حس رضایتمندی مشتریان، کنترل و نظارت مداوم چرخه سطوح انتظارات مشتریان است: از مرحله آنبردینگ (و برقراری تماس مشتری با شرکت تا بررسیهای حسابداری، و خدمات آفبردینگ و خروج از روند ارائه خدمت به مشتری و روند شکایات و انتقادات). درواقع با سیستم سازی مدیریت روابط مشتری و نیز به کمک ابزار اجرای پروژه، میتوان روند ارائه پروژه را منسجم نمود.
6-حسابرسی و تأمین امور مالی
گردش وجوه، نیروی حیاتی کسبوکار است که بدون آن رشد و ارتقای آن امکانپذیر نخواهد بود.
در هر کسبوکاری باید از موارد ذیل اطمینان حاصل شود:
– مشتریان در چارچوب زمانی منظم پرداخت انجام دهند.
– حسابرسیها صحیح و قابل حصول باشند.
– به عملکردهای شرکت بودجه لازم تخصیص یابد.
– آگاهیهای لازم باید در روند تصمیمگیری وجود داشته باشند.
تمامی این مراحل باید به طور اتوماسیون و تحت یک سیستم سازی فرایند مالی انجام گیرند.
در کارگاه حضوری مدیران سیستم سازی با بهترین سیستم ها و فرایندهای یک کسب و کار آشنا شده و به طور عملیاتی برای خود شروع به سیستم سازی می کنید. پیشنهاد می کنم اطلاعات این کارگاه را مشاهده کنید.
مزایای سیستم سازی کسبوکار
هرچه کسبوکار شما بیشتر سیستماتیک باشد، کمتر روند کارها بر اساس حدسیات خواهد بود. درواقع سیستم سازی کسبوکار مزایای زیادی به دنبال دارد:
نخست آنکه پروژه بهسهولت توسط تیم کاری شما راهاندازی میشود. بهعنوان صاحبان کسبوکار ممکن است وسوسه شوید که میزان بهرهوری تیم کاری خود را مورد مدیریت ذرهبینی قرار دهید. لیکن سیستم سازی پروژه این امر را برایتان تسهیل خواهد کرد و درعینحال شما میتوانید تمام توان و تلاش خود را بر روی وظایف دیگر متمرکز کنید. (بهعنوانمثال اموری چون تعیین اینکه به چه کسی، چه نوع پروژهای محول شود)
همان گونه که قبلاً موردبحث واقع شد، سیستم سازی اجرای طرح اتوماسیون پروژه را تسهیل میکند و لذا بهخوبی قادر خواهید بود رویه کاری تکرارشونده به طور کامل و سریع و به طور مؤثری انجام گیرند. از مزایای دیگر سیستم سازی کسبوکار آن است که مدیریت کمپین بازاریابی بهمراتب آسانتر خواهد بود، چراکه همه جزئیات بهخوبی مستند و بایگانی شدهاند. این بدان معناست که به کمک کمپین یکپارچه، از میان پلتفرمهای شبکه اجتماعی، جذب مخاطب هدف در مدتزمان کمتری صورت خواهد گرفت.
چرا سیستم سازی کسبوکار بیش از آنکه صرفاً مربوط به بحث نظارتی امور باشد در راستای بحث اطمینانبخشی است؟
میتوان گفت فرایند پروژهها مثل طعم تند غذاست. ممکن است به مذاق کارکنان خوش بیاید یا نیاید. کارکنانی که به انجام فرایندها تمایل داشته باشند، یقین میدانند که طی این مراحل لازمه انجام وظایف شغلیشان بوده و در این راستا به ایشان کمک خواهد نمود، اما آن دسته از کارکنانی که علاقهای به فرایندهای پروژه نشان نمیدهند، ارزشی برای آنها قائل نبوده و حتی تصور میکنند این مراحل آنها را محدود کرده است. اگرچه فرایند به معنای نظارت نیست، بلکه بیشتر به معنای پیشبرد مسیر پروژه است.
Unsplash منبع
بهعنوان صاحبان کسبوکار و یا مدیران ارشد، چنانچه سیستم سازی نکنید و بهنوعی حس اطمینان کامل از عملکرد کارکنان برایتان وجود نداشته باشد، با کنترل و نظارت ذرهبینی مداوم موجب ازبینرفتن انگیزه شغلی کارکنان میشوید؛ بنابراین باید از خود و کارکنانتان سؤال کنید آیا واقعاً مایلید که این پروژه کاری در مسیر صحیح خود و با طی فرایندها پیش برود؟و اگر جواب منفی است دلیل آن چیست؟
.
گاهی هم کارکنان را رها کنید. این یک استراتژی از فرایند حس اعتمادسازی است.
بهمنظور شفافسازی بیشتر موضوع موقعیتی را در نظر بگیرید که یک مدیرعامل نسبت به روند رشد و پیشرفت کسبوکار خود مأیوس شده است. ازطرفی میبیند که آن فرایند آنگونه که باید نمیتواند در پیشبرد موقعیت پروژه مؤثر و کارا باشد.
مدیران بر این باورند که کارکنان شرکت دچار اشتباهات زیادی شده و درواقع انجام وظایف در مسیر پیشبرد پروژه بهآهستگی صورت میگیرد. در چنین شرایطی مدیرعامل و مدیران اجرایی، عمیقاً مراقب چگونگی روند کسبوکار و نحوه ارائه خدمات به مشتریان خواهند بود.
درعینحال باید گفت چنین شرایطی به دلیل صرف زمان زیاد برای آنها بسیار خستهکننده بوده و حتی گاهی کار به بحث و مشاجره میانجامد. در این وضعیت مدیران به این باور و احساس میرسند که تنها کسی که به فکر اجرای صحیح پروژه است، خودشان هستند و هر لحظه که از امر نظارت غافل شوند، کارکنان نیز از وظایف خود غفلت میورزند.
Pexels: منبع
اگر از آنان سؤال شود واقعاً نسبت به این اقدام خود چه تصوری دارید، در پاسخ خواهند گفت کارکنان به نیازهای ما در کسبوکار اهمیت نمیدهند. این دقیقاً موقعیتی است که یک مدیرعامل خود بهتنهایی میخواهد تمامی وظایف را متحمل شود که قطعاً این موضوع وضعیت کسبوکار را بدتر خواهد کرد.
اگرچه بایستی مدیرعامل به این قدرت تشخیص برسد که کارکنان بهعمد قصد انجام نادرست وظایف نداشتهاند. بلکه آنها نیز دارای استعداد و توانمندیهایی هستند که بتوانند در راستای موفقیت کسبوکار مؤثر باشند؛ لذا مدیران باید از خود بپرسند چطور باید به کمک کارکنان خود این وضعیت را بهبود بخشند. پاسخ این است: به کمک فرایندها.
مدیرعامل و مدیران اجرایی به این باور میرسند چنانچه کارکنان ملزم به انجام فرایندها باشند. همه چیز طبق روال صحیح انجام میپذیرد. درواقع تحت این شرایط، پروژه کاری بهتر از زمانی که خود مدیران بهتنهایی بار وظایف را به دوش میکشند انجام میشود.
مدیران در این حال به این باور میرسند که سیستم سازی فرایندها، میزان حس اعتماد به کارکنان را بیشتر میکند؛ زیرا تحت اینچنین شرایطی نوع نیازهای کسبوکار کاملاً تعیین شده و کارکنان دقیقاً میدانند چه نوع وظایفی و چطور باید انجام گیرند.
تحت سیستم سازی فرایندها، مدیران به این باور میرسند که میتوانند به کارکنان خود اعتماد کنند؛ بنابراین رابطه عمیقی میان میزان حس اعتمادی که مدیران نسبت به کارکنان خود دارند و نیز تأثیرگذاری مثبت آنها بر روند رشد و پیشرفت سطح کسبوکار وجود دارد. بهعبارتدیگر زمانی که از مقدار فشارها و استرس کاری کارکنان کاسته شود، روند کسبوکار با رشد بهتر و مؤثرتری مواجه خواهد بود.
پشت پرده گامهای سیستم سازی
اگر می خواهید بدانید سیستم سازی چه پیش نیازهایی دارد و از کجا باید سیستم سازی را آغاز و در مجموع چه گامها و مراحلی را طی باید کنیم. ویدئوی رایگان آن را از طریق ثبت نام در لینک زیر دریافت کنید.
https://systemsaziacademy.ir/webinar-behind-the-scenes-of-systemization-steps/
سیستم سازی کسبوکار، به معنای قرارگرفتن در مسیری است که منتهی به موفقیت کسبوکار شود. چنانچه در بین مراحل سیستم، وقفه کوتاهی به کارکنان جهت تجدید قوا داده شود، قطعاً تأثیر مطلوبی خواهد داشت. ما در آکادمی سیستم سازی این مسیر در کسب وکار خودمان و همچنین کسب و کارهای بسیار دیگری طی کرده ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید
اینستاگرام:systemsaziacademy شماره تماس: ۰۲۱۴۴۸۹۸۰۲۶
Alister Esam
Process Bliss و مدیرعامل The Dirty Word مولف کتاب
eShare مؤسس و سرمایهگذار شرکت نرمافزاری موفق
در جایگاه فعالیت در بیش از 40 شرکت بینالمللی
و دارای 20000 هیئتمدیره (طبق سال 2018)
وی شرکتهای استارتاپی زیادی در سطح جهانی راهاندازی نموده است.
منبع:
https://processbliss.com/how-to-systemise-your-business