هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
همانطورکه در مطلب “ مزایا و کاربرد فرایند نویسی در سیستم سازی“ اشاره شد، باید در فرایندنویسی هم نسبت به ترسیم مدل های فرایندی اقدام نموده و هم فرمت خاصی به اسم شناسنامه فرایند تکمیل کرد. در این مطلب در نظر داریم کمی در خصوص این فرمت مهم که همان شناسنامه فرایند است توضیحاتی ارائه نماییم.
باید بدانید که فرایندنویسی صرفاً ترسیم نمودارهای فرایندی مثل BPMN2 نیست بلکه بجز نمودار فرایندی باید اطلاعات دیگری نیز در مورد فرایند مستند کنید. این اطلاعات در قالب شناسنامه فرایندی گنجانده خواهد شد. نکته بسیار مهم دیگر اینکه پس از طراحی شناسنامه فرایند در مراحل ابتدایی و پیش از آغاز جلسات فرایندنویسی، آنرا به تک تک اعضاء تیم به بهترین و کامل ترین وجه ممکن آموزش داد.
شناسنامه فرایند باید حاوی اقلام اطلاعاتی زیر باشد:
- هدف فرایند
- صاحب فرایند
- متولیان و مجریان فرایند
- محرک فرایند
- شرح فرایند
- گام های اصلی اجرای فرایند
- مشکلات فرایند
- ایده های بهبود
- ورودی و خروجی های فرایند
- ضریب مکانیزاسیون فرایند
- شاخص های کلیدی ارزیابی فرایند (KPI)
در ادامه در مورد هر یک از این بندها توضیحات تکمیلی ارائه خواهد شد.
- هدف فرایند
هدف از اجرای فرایند را در قالب یک یا دو خط توضیح داده میشود. هدف فرایند نباید به بیان بخشی از مراحل فرایند بپردازد. باید در نگارش این بخش دقت شود زیرا بعداً همین اهداف باید توسط شاخص های کلیدی عملکرد مورد سنجش قرار گیرند تا میزان تحقق و یا انحراف از آنها مشخص شود. فرایند نویسی
- صاحب فرایند
شخصی که مسئول پاسخگویی در مورد کم و کیف اجرای فرایند است. هر فرایند یک مالک دارد که یک سمت سازمانی است نه واحد سازمانی و معمولاً مالک فرایند از میان مدیران واحدهای عملیاتی انتخاب میشود منتها نه از مدیران ارشد.
- متولیان و مجریان فرایند
واحدها، نفرات، کمیته ها، شوراها، سمت ها و… که در فرایند مذکور ایفای نقش حتی نقش بسیار کوتاهی دارند را در این قسمت می آوریم.
ممكن است يك گام توسط تمام واحدهاي سازماني قابل انجام باشد، در اين‌صورت از «واحد سازماني» به عنوان متولي انجام كار استفاده مي‌شود. مثل فرایند درخواست کالا که همه واحدها میتوانند آنرا ثبت کنند.
- محرک فرایند
رخداد یا اتفاقی که باعث آغاز فرایند خواهد شد. این رخداد میتواند انواع مختلف داشته باشد مثلا از نوع زمان باشد. یعنی در یک زمان مشخص فرایند آغاز شود مثل فرایند محاسبه حقوق و دستمزد یا میتواند بر اساس یک درخواست از طرف مشتری یا سایر فرایندها باشد.
- شرح فرایند
شرح روایت فرایند است به صورت تفصیلی و متن وار. شرح باید حاوی گام های فرایند باشد به علاوه یک سری توضیحات اضافی. توضیحات اضافه یعنی مواردی که در گام ها نمیگنجد ولی امکان دارد بعدا و در فازهای بعدی به این اطلاعات نیاز پیدا کنیم. مثلا در فاز تحلیل و بهبود فرایندها
به عبارت دیگر کلیه توضیحات اضافی که امکان گنجاندن آنها در گام ها یا نمودار فرایندی وجود ندارد را در این بخش توضیح و تفسیر میدهیم.
- گام های اصلی اجرای فرایند
باید گام های فرایند حاوی گردش اطلاعاتی باشند. یعنی از قید کردن فعالیت های با ماهیت فیزیکی که گردش اطلاعاتی ندارند حتی المقدور خودداری شود. البته برخی فعالیت های فیزیکی هستند که اگر قید نشوند، سیر و مسیر فرایند گم میشود. یا مواردی که آن فعالیت فیزیکی امکان دارد بصورت غیر معمول فرایند را متوقف و زمان فرایند را تحت تاثیر قرار دهد. یا در مواردی که واحد سازمانی متولی فرایند اصرار به اینکار دارد. ولی در نهایت تعداد اینگونه مراحل باید بسیار کم باشد. فرایند نویسی
بعنوان مثال سعي شود کلا از بکار بردن جملاتي شبيه به “مراجعه به ناشر” که صرفا کاري است فيزيکي خودداري نماييد. بهتر است عنوان شود در اين مراجعه چه اطلاعاتي بين ناشر و مراجعه کننده رد و بدل مي شود.
- مشکلات فرایند
معمولاً گام بعد از مدلسازی فرایندها و فرایند نویسی، تحلیل است. در فاز تحلیل و بهبود فرایندها باید بر اساس اطلاعاتی که در فاز مدلسازی و در این قسمت از شناسنامه از مصاحبه شوندگان اخذ می شود، اقدام نمود.
پس باید پیش از مکانیزه کردن، فرایندها را مورد تحلیل قرار داد. به عبارت دیگر مکانیزه کردن یک فرایند غلط سرعت اشتباه کردن را بیشتر میکند. لیکن منبع اصلی شناسایی اشکالات فرایندها همین شناسنامه فرایند و فاز مدلسازی است.
دقت کنید وقتی مشغول فرایندنویسی هستید، باید موارد و مشکلات زیر را در نظر گرفته و مانند شابلون بر روی فرایند قرار دهید تا مشخص شود فرایند کدام یک از این مشکلات را دارد.
برخی از انواع مشکلات رایج در فرایندها عبارتند از:
- تداخل فرایندی
- تکرار فرایندی
- اضافه تولید
- حرکت
- انتظار
- پردازش
- موجودی
- حمل و نقل
- وجود پاس‌كاري‌ها ـHand offs- در فرايند
- وجود چرخه‌هاي غيرضروري در روند انجام کار
- ورودی و خروجی های فرایند
در این قسمت کلیه ورودی های به فرایند و خروجی های از فرایند بایستی مشخص شود. تامین کننده یا مشتری/مخاطب میتواند در داخل کسب و کار باشد یا از خارج آن. چنانچه مشتری یا مخاطب داخل سازمانی باشد، بهتر است بجای عنوان واحد سازمانی از عنوان فرایند استفاده کرد تا بتوان نحوه ارتباط فرایندها با یکدیگر را شناسایی نمود.
اگر در فازهای اول پروژه امکان نداشت که بجای عنوان واحد سازمانی از عنوان فرایندها استفاده کنید، حتما در آینده اسامی فرایندها جایگزین اسامی واحدهای سازمانی شود.
دستورالعملها، آیین نامه ها و قوانین جز ورودی ها و خروجی های فرایند محسوب نمیشوند و در قسمت مربوطه بیان باید شوند. مگر در فرایندی که خود آیین نامه یا دستورالعمل خروجی فرایند باشد.
- شاخص های کلیدی ارزیابی فرایند (KPI)
در این بخش شاخص هایی که میتوان بر اساس آنها عملکرد فرایند را سنجید قید میشود. 2 نوع شاخص در زمینه سنجش فرایندها وجود دارد. شاخص های از جنس کارایی، شاخص های از جنس اثربخشی.
در شاخص های مربوط به کارایی نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج سنجیده می شود. اگر یک سازمان در مقایسه با سازمان دیگر جهت نیل به یک هدف معین از منابع کمتری استفاده نماید، این سازمان از لحاظ کارایی وضعیت بهتری دارد. اثربخشی به معنی انجام کار درست در راستای اهداف موردانتظار است. شاخص های اثربخشی درجه یامیزانی است که فرایند به اهداف موردنظر خود نائل می آید.
شاخص ها بخش مهمی از هر فرایند هستند که در مطلب جداگانه ای به آنها خواهیم پرداخت. فرایند نویسی
در خصوص نحوه تکمیل شناسنامه فرایند در دوره آموزش سیستم سازی بصورت کارگاهی آموزش های فوق العاده ای ارائه می گردد.