سیستم سازی کسب و کار

لطفاً توجه نمایید. در این نوشته از عبارت چرخه سیستم ­سازی استفاده شده است نه عبارت ­هایی مثل مراحل سیستم سازی یا گام های سیستم سازی. به این معنی که سیستم سازی یک پروسه مستمر است و تلاشی است که دائم باید در کسب و کار ادامه یافته و تکرار شود.

در ادامه هر یک از فازهای مربوط به چرخه سیستم­ سازی معرفی و توضیحات مختصری در مورد هر یک ارائه خواهد شد.


فاز اول: تعریف ارزش­ های کسب و کار

منظور از ارزش ­های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون­ های اصلی هویتش است. این تعاریف بر نحوه رفتار سازمان­ها تاثیر می‎گذارد. هر کسب و کار دارای مجموعه‎ای منحصر به فرد از ارزش­ های اصلی است و این ارزش­ ها از چشم­ انداز آتی و فرایندهای تصمیم­ گیری درون سازمان حمایت می‎کنند. آنها الهام بخش بهترین تلاش‌های کارکنان بوده و از طرفی اقدامات آنها را نیز محدود می‎کنند.

ارزش­ های کسب و کار واقعاً مهم هستند. آنها نیرویی ضروری و دستورالعمل­ هایی برای رشد کسب و کار شما هستند.


فاز دوم: تعیین اهداف کسب و کار (اهداف استراتژیک)

اهداف سازمانی، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می‎کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می‎کنند، فعالیت­ ها و وجود کسب و کار را توجیه می‎کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت ­هایی را برای پیگیری اهداف غیر ضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم می‎نمایند.


فاز سوم: کشف سیستم‌های وضع موجود

هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزش­ها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستم­ ها و فرایندها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم­ هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.

لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم­ ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم ­ها و فرایندها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.

یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستم­ ها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره. در همه کسب و کارها سیستم­ ها هستند ولی امکان دارد در یک کسب و کار کوچک یک نفر متولی و مسئول چندین سیستم باشد ولی در یک کسب و کار بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشند.


فاز چهارم: مدلسازی سیستم‌های وضع موجود

در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم­ های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم ­ها با یکدیگر (ورودی و خروجی­ های هر سیستم) و با موجودیت ­های خارجی نمایش داده شود.

منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم ­های ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان امور مالیاتی، سیستم زنجیره تامین ما با تامین­ کنندگان و کسانی که از آنها خرید می­ کنیم، سیستم فروش و بازاریابی ما با مشتریان بیرونی و… .


فاز پنجم: تحلیل و بهبود سیستم های موجود

در این مرحله سیستم ها را مورد تحلیل قرار می ­دهیم و سیستم های دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه سیستم های کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلی­شان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه سیستم ها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.

در نهایت، بهبود سیستم راهی است که باعث می‎شود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد، تبدیل شود. بدون داشتن بهبود سیستم ها، نوآوری تقریباً غیر ممکن خواهد بود.

لطفاً هارمونی بین همه سیستم ها را حفظ کنید. به این معنی که نباید یک یا چند سیستم را خیلی بهبود دهید درحالیکه سایر سیستم ها با مشکلات اساسی مواجه هستند. در واقع بهتر است بهبود رو بصورت تدریجی و یکنواخت بر روی همه سیستم ها اعمال شود.


فاز ششم: استخراج سیستم های مطلوب

در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از سیستم‌ های مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید سیستم های مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی آنها (این تکنیک در کتاب آموزش گام به گام سیستم سازی توضیح داده شده است) نسبت به طراحی آنها اقدام کنید. فرایندهای مطلوب از چند منبع مختلف قابل استخراج هستند.

  • استراتژی ­هایی که فرایند چندانی از آنها حمایت نمی ­کند.
  • الگوبرداری از کسب و کارها مشابه که پیشگام هستند.
  • لیست فرایندهای مطلوب هر سیستم اشاره شده در همین کتاب

فاز هفتم: اجرا کردن سیستم­ها

در طی مراحل قبل سیستم­ های وضع موجود را شناسایی کردیم، آنها را تحلیل نمودیم و مواردی که نیاز به بهود داشتند را نیز بهبود دادیم. در گام بعدی سیستم هایی که در کسب و کار ما لازم بودند ولی هنوز وجود نداشتند طراحی کردیم. حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور می­توانیم این سیستم ها را در کسب و کارمان جاری نماییم.

البته به این معنی نیست که سیستم ها در حال حاضر در کسب و کارمان جاری نیستند زیرا کسب و کار در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین سیستم ها است ولی اجرای این سیستم ها کند بوده و با لختی زیادی و خطای انسانی مواجه هستند.

چند روش برای اجرای سیستم­ ها وجود دارد. روش اول تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما) برای هر سیستم است. روش دیگر برای اجرای سیستم ها، اجرای آنها بر بستر فناوری اطلاعات است.


به زودی در این خصوص یعنی انواع زیرساخت های فناوری اطلاعات یک کتابچه رایگان تهیه و در اختیار شما علاقه مندان قرار خواهد گرفت.


مطالب مرتبط:

چگونه در کسب و کارمان موفق شویم؟

چگونه در کسب و کار اهداف بلند مدت تنظیم کنیم؟

فعالیت های کسب و کار خود را قاعده مند کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما گفتگو کنید