مدیریت زمان

آیا وقتتان همیشه کم است؟ با کدگذاری رنگی تقویم، اولویت های خود را برنامه ریزی کنید

مدیریت زمان و تقویم نه تنها برای متعادل کردن تعهدات مهم است، بلکه اگر به طور صحیح استفاده شود می‎تواند در رسیدن به آینده ایده آل نیز به شما کمک کند. در این مطلب به شما نشان خواهیم داد که چرا تقویم شما منعکس کننده اولویت های شما است و چگونه می‎توانید از یک سیستم تقویم رنگی برای دستیابی به اهدافتان استفاده نمایید.

بسیاری از افراد قرارها و وظایف خود را تنها با استفاده از دو تقویم مدیریت می‎کنند:

  • کاری
  • شخصی

مشکلی که در این استراتژی وجود دارد این است که براساس ایده تعادل کار / زندگی ساخته شده است. اما در واقع باید بگوییم اساسا ایده تعادل کار / زندگی افسانه‎ای بیش نبوده و بر اساس فرض­‌های نادرست یک زن و شوهر است. چرا که: 1) بین کار و زندگی تفاوت مشخصی وجود دارد و 2) آن­ها در تعارض با یکدیگر هستند. اما بیشتر مردم تنها به شغل هایی رضایت می‎دهند که می‎توانند راس ساعت 5 بعد از ظهر هر روز آن را قطع کنند. بنابراین برای ایجاد تقویم در کنار این سبک از کار، طرحی حاصل می‎شود که از همان ابتدا محکوم به شکست است. به همین دلیل، احساس می‎کنید که شکست خورده اید و ممکن است در نهایت احساس ناامیدی نمایید. تقصیر شما نیست. زیرا اساسا چنین وضعیتی عملی نخواهد بود.

این بدان معنا نیست که ما باید همیشه کار کنیم یا هرگز نمی‎توانیم استراحت کنیم. اما این بدان معناست که نباید دنبال حالت ایده‎آلی باشیم که هرگز نمی‎توانیم به آن دست یابیم. درعوض باید متوجه نحوه گذراندن وقت خود باشیم. باید اطمینان حاصل کنیم که انتخاب­‌های کاری / زندگی که انجام می‎دهیم مطابق با ارزش‌­های ما است. به گونه‌­ای که آن­ها ما را در رسیدن به اهدافمان یاری می‎کنند.

” چیزی به عنوان تعادل کار و زندگی وجود ندارد. گزینه هایی به صورت زندگی_کار وجود دارد که خودتان آن­ها را انتخاب می‎کنید و همه آنها عواقبی به دنبال خواهند داشت. ” – جک ولچ

ممکن است این امر کمی ‎خودخواهانه به نظر برسد و واقعا هم این­گونه است. اما شما باید برای محافظت از چیزهایی که برایتان مهم هستند، مبارزه کنید و این چیز بدی نیست. نبرد برای مدیریت زمان در تقویم شما انجام می‎شود. فقط برای به پایان رساندن برخی از کارهای موجود در لیست خود، نباید چیزهای مهم را قربانی کنید.

اما خبر خوب این است که این نبرد، نبردی است که می‎توانید در آن برنده باشید. ما می‎خواهیم به شما نشان دهیم که چگونه می‎توانید میزان عدم تعادل میان کار و زندگی را خودخواسته نموده و با کدگذاری تقویمتان آن را به نفع خود کج کنید.

شماره 1: تصمیم بگیرید که از چه تقویم هایی می‎خواهید استفاده نمایید

ما به شما گفته‌­ایم که فقط از تقویم‌­های کاری و شخصی استفاده نکنید. اما از چند تقویمی باید استفاده نمایید؟

بستگی دارد.

فقط خودتان می‎دانید که از چند تقویمی باید استفاده کنید. برای هر «زمینه» ای که می‎خواهید در یک روز معین در آن فعالیت کنید، به تقویم نیاز دارید. شما باید به تعداد مورد نیاز خود تقویم داشته باشید. اما نباید این تعداد بیش از حد شود به­‌طوری­که هرگز از آن­ها استفاده نکنید.

  “همه چیز باید تا حد امکان ساده باشد، اما نه دیگر باز هم ساده تر.” – آلبرت انیشتین

اولین تقویمی که توصیه می‎کنیم ایجاد کنید، یک تقویم برنامه ریزی برای مدیریت زمان است. همه باید یک تقویم برنامه ریزی داشته باشند. این تقویم شامل کلیه رویدادهای اصلی که در سال جاری برنامه ریزی کرده‎اید و هر سفری که قصد دارید انجام دهید را شامل می‎شود. این تقویم باید شامل وقایع همه روزه باشد و به شما امکان ‎دهد تعهدات بزرگی را که دارید در آن مشاهده نمایید. به عنوان مثال، یک تقویم برنامه ریزی می‎تواند شامل موارد زیر باشد:

  • تعطیلات خانوادگی که ماه آینده سپری می‎کنید.
  • کنفرانسی که قرار است در ماه خرداد بروید.
  • تاریخ برنامه ریزی سه ماهه شرکت.
  • بحثی که در ماه شهریور در یک گردهمایی انجام می‎دهید.

خوب است که تقریبا همیشه این تقویم را مشاهده نمایید. به این ترتیب اطمینان خواهید داشت که در این تاریخ های معین به طور تصادفی چیز دیگری را رزرو نمی‎کنید.

همچنین می‎توان تقویم های اشتراکی را با افراد مهم تنظیم کرد. به عنوان مثال، می‎توانید با همسرتان از یک تقویم مشترک “خانوادگی” استفاده کنید که شامل تمام وقایع خانوادگی شما باشد. این تقویم شامل مواردی مانند موارد زیر خواهد بود:

  • سفر میدانی که می‎خواهیم به موزه ملی راه آهن برویم.
  • جشن تولد خواهرزاده من که به آن دعوت شده ایم.
  • شام دونفره ای که من و همسرم قصد داریم در این هفته داشته باشیم.
  • قرار ملاقاتی که با حسابدارمان برای پرداخت مالیات خواهیم داشت.
  • صبحانه ای که با پسر 8 ساله ام برای جمعه برنامه ریزی کرده ام.
  • بازی های بسکتبالی که بچه ها در روز شنبه دارند.

یک هفته معمولی در تقویم خانوادگی مشترک ممکن این اینگونه به نظر برسد:

این تقویم مشترک اطمینان می‎دهد که نه شما و نه همسرتان، طی زمانی که نیاز به انجام کارهای خانوادگی دارید، قرار دیگری را به صورت جداگانه تنظیم نمی‎کنید. اگر گذراندن زمان در کنار خانواده برایتان مهم باشد، با دیدن قرارهای خانوادگی در این تقویم، اطمینان حاصل خواهیم کرد که خانواده را در اولویت قرار داده‎اید.

همچنین می‎توانید یک تقویم مشخص برای مدیریت جلسات کاری خود داشته باشید. با قرار دادن این جلسات در تقویم خود، می‎توانید وقت و فضای کافی برای کار روی چیزهایی مانند نوشتن یا ایجاد محتوا در مورد آن جلسات داشته باشید. در زیر نمایی از یک تقویم معمولی هفتگی نشان داده شده است:

تقویم دیگری که یکی از مدیران شرکت از آن استفاده می‎نمود تقویمی بود که آن را تقویم “غاز” می‎نامید. او در آن چیزهای مهم مربوط به مراقبت از خود را برنامه ریزی می‎کرد. الهام بخش این امر، مَثَل معروف محافظت از غاز طلایی است. او در این تقویم چیزهایی مثل رفتن به سالن بدنسازی، اطمینان از این­که وقت صرف ناهار وجود دارد، و زمانی برای دویدن در فضای آزاد را یادداشت می‎نمود. تصویر زیر یک هفته معمولی برای تقویم “غاز” را نشان می‎دهد:

تقویم دیگری که داشتن آن می‎تواند مفید باشد تقویمی برای اتاق کنفرانس در کنار همکارانتان است. می‎توانید از یک تقویم گوگل ساده استفاده نموده و از اتلاف وقت به هنگام استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی پیچیده (و گران) جلوگیری نمایید. و خواهید دید که به خوبی نیز کار می‎کنند. فضا معمولا به ترتیب نوبت ارائه می‎شود. بنابراین اگر بتوانید ببینید چه کسی و چه زمانی اتاق کنفرانس را رزرو کرده است مفید خواهد بود.

امیدواریم در حال درک این مسئله باشید که چرا کدگذاری رنگی تقویم اهمیت زیادی دارد. در صورت داشتن تقویم های بیشتر، مهم است که بتوانید به صورت بصری تشخیص دهید که کدام رویدادها متعلق به کدام تقویم هستند. تقویم های دیجیتال به شما امکان می‎دهند تقویم‎های تقریبا نامحدودی داشته باشید و می‎توانید با هر رنگ­بندی که می‎خواهید، آن­ها را رنگ آمیزی کنید. برنامه نویسی رنگ به شما امکان می‎دهد از هر رنگی استفاده کنید تا بتوانید آنچه را که طی یک روز، هفته یا ماه مشخص انجام شده است فیلتر نمایید. این کار نوعی جداسازی داده‎ها است.

مثلا نمایش همزمان تمام تقویم های هفتگی شما ممکن است به صورت زیر باشد:

اما این مثال­ها فقط چند نمونه هستند که ممکن است بخواهید بر اساس آن تقویم خود را تنظیم نمایید. برخی از نکات برجسته کارکنان شرکت بهره‎وری آسیایی عبارتند از:

یکی از کارکنان شخصا از BusyCal استفاده می‎کند و تقویمی ‎دارد که تمام داده ها را از تقویم تیمی شرکت وارد می‎کند. به این ترتیب، او یک تقویم در کامپیوتر خود دارد که تمام جلسات تیم داخلی ما را نشان می‎دهد. او همچنین دارای یک تقویم TripIt است که تمام اطلاعات سفر را به طور خودکار وارد می‎کند، از جمله پروازهایی که او انجام می‎دهد و مکان هایی که در آن­جا می‎ماند.

بروکس و همسرش برنامه ریزی برای سفرهای بهاری و تابستانی را که در آن زمان بچه هایشان به مدرسه نمی‎روند به تقویم JUST  اختصاص داده اند. وی در حال حاضر قصد سفر به اروپا را دارد، بنابراین همه شهرها و مکان‌های مختلفی که می‎خواهند اوقات خود را در آن بگذرانند در این تقویم ذکر شده است. او از همان تقویم برای برنامه ریزی کاری هایی که بچه هایشان در تعطیلات تابستان قرار است انجام ‎دهند نیز استفاده می‎کند.

روش­های بی شمار دیگری نیز وجود دارد که شما می­توانید بر اساس آن­ها در مورد تنظیم تقویم‌­های خود تصمیم بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که تقویم‌­های خود را بر اساس حوزه­‌های مختلف زندگی تنظیم کنید. اگر تصمیم دارید از این استراتژی استفاده نمایید، تقویم های شما ممکن است چیزی شبیه به این باشند:

  • سلامتی
  • ثروت
  • روابط / روابط اجتماعی
  • توسعه شخصی
  • بازی / اوقات فراغت
  • مدیریت / مدیریت زندگی

همچنین می‎توانید تقویم‌­هایی را بر اساس وضعیت خود تنظیم نمایید. به عنوان مثال ممکن است تقویم‌­هایی بر اساس سطح انرژی داشته باشید، که می‎تواند چیزی شبیه به این باشد:

  • انرژی بدنی بالا
  • انرژی ذهنی بالا
  • مدیریت / انرژی کم

ایده اصلی در اینجا این است که برای هر چیزی که برایتان مهم است یک تقویم داشته باشید. احتمالا نمی‎توانید 50 تقویم جداگانه را به طور مؤثر مدیریت کنید. بنابراین قبل از اینکه بتوانید برای تقویم هایتان وقت بگذارید باید تصمیم بگیرید که چه چیزی واقعا برایتان مهم است.

شماره 2: تقویم های خود را در اپلیکیشن تقویم خود تنظیم نمایید

این قسمت بسیار ساده است: یک تقویم جداگانه برای هر مدلی که در بالا مشخص کرده‌­اید ایجاد نمایید. می‎توانید این تقویم ها را در هر کجا که دوست دارید ایجاد کنید. اما ما به شدت توصیه می‎کنیم که از یک سرویس مبتنی بر فضای ابری مانند Google یا iCloud استفاده کنید تا تقویم خود را همگام سازی نمایید. بیشتر اپلیکیشن های تقویم دارای پشتیبانی داخلی از Google هستند و در Mac یا iOS از تقویم های iCloud نیز پشتیبانی می‎کنند (اگر ترجیح می‎دهید همه چیز را درون اکوسیستم اپل نگه دارید).

دلیل این­که توصیه می‎شود تقویم های خود را از طریق سرویس ابری همگام­‌سازی نمایید این است که به این ترتیب تقویم­های شما همیشه به روز هستند. زمان هایی که از کامپیوتر خود دور هستید نیاز به بررسی تقویم خود دارید و بسیار مهم است که تقویم شما صحیح باشد. اگر تقویمتان اطلاعات صحیحی را به شما نشان ندهد، به طور ناخودآگاه به آن اعتماد نمی‎کنید و نگاه کردن به آن را متوقف خواهید کرد.

چنین وضعیتی واقعا خطرناک است. زیرا مانند آن­چه در بالا ذکر شد، دستیابی به تعادل کار / زندگی غیرممکن است. بهترین کاری که می‎توانید انجام دهید این است که امیدوار باشید مقادیر عدم تعادل را به نفع خودتان و به سمت چیزهایی ببرید که برایتان مهم است. اما برای این منظور به سیستم مبتنی بر تقویمی نیاز دارید که قابل اعتماد باشد و تعیین کنید که چگونه باید وقت خود را سپری نمایید. اگر چنین نکنید، خودتان را در حالی می‎یابید که تنها بر اساس موارد فوری تصمیم می‎گیرید. زیرا گم کردن آن­چه واقعا مهم است بسیار آسان است.

وقتی این تقویم های جداگانه را ایجاد می‎نمایید، سعی کنید از رنگ های مختلفی برای هر یک استفاده کنید. این امر به شما امکان می‎دهد هنگام انتخاب تقویم­‌ها و مشاهده آن­ها در ستون کناری، چیزها را به سرعت از لحاظ بصری فیلتر نمایید. اگر می‎خواهید فقط رویدادهای خانوادگی هفته آینده را ببینید یا سفرهای بزرگی که باید بقیه سال انجام دهید، دیدن یک رنگ خاص برای هر یک، تشخیص آن­چه را که متعهد شده اید بسیار ساده‌­تر می‎نماید.

نکته راهنما: برخی از اپلیکیشن‎های تقویم (مانند BusyCal و Fantastical در مک) دارای یک ویژگی برای داشتن مجموعه‎ای از تقویم­‌ها هستند و می‎توانند با یک کلیک به سرعت چندین تقویم را روشن یا خاموش نمایند. مجموعه تقویم­‌ها همچنین می‎توانند با جابجایی خودکار تقویم پیش فرض بر اساس مجموعه تقویم فعلی، برنامه ریزی رویدادها را سریع­تر نمایند. اجراهای خاص و متفاوتی برای هر اپلیکیشن وجود خواهد داشت. اما اگر می‎خواهید چندین تقویم را به سرعت فیلتر کنید حتما از یک اپلیکیشنی استفاده کنید که از مجموعه‎ای از تقویم ها پشتیبانی می‎کند.

سؤالی که همیشه از ما پرسیده می‎شود این است که “از چه برنامه ای استفاده می‎کنید؟” یکی از اپلیکیشن های محبوب در این زمینه BusyCal است. BusyCal یک برنامه تقویم فوق العاده قدرتمند است، اما کمی ‎گران محسوب می‎شود. این برنامه به شما امکان می‎دهد همه چیز را سفارشی کنید. به عنوان مثال، در صورت تمایل نمایش تقویم هفتگی شما به جای 7 روز می‎تواند به صورت 8 روزه باشد. به طوری که وقتی شنبه به آن نگاه می‎کنید می‎توانید شنبه بعدی را نیز ببینید.

شماره 3: هر کاری را که میخواهید انجام دهید برنامه ریزی نمایید

هر کاری که می­بایست انجام دهید باید در چارچوب زمان و مدیریت زمان انجام شود. این بدان معنا نیست که شما باید هر کاری را که در حال حاضر وجود دارد در لیست کارهای خود در تقویم قرار دهید. اما باید زمانی برای انجام کارهایی که تصمیم گرفته اید در اولویت باشند اختصاص دهید. داستان معروفی از استفان کاوی در مورد قرار دادن صخره های بزرگ در یک شیشه وجود دارد که سنگ ها نشانه اولویت های زندگی اند. تقویم شما همان جایی است که باید سنگ های بزرگ را در آن­ جا دهید. باید قبل از آنکه زمانتان را به شخص دیگر و به چیز دیگری اختصاص دهید، کارهای مهم خود را در تقویم بگذارید.

یکی از مهمترین سارقین زمان شما، ایمیل‌­هایتان هستند. ایمیل به صورت لیستی از کارهایی است که برای هر کسی می‎تواند ارسال شود. اما وقتی شخصی ایمیلی برای شما ارسال می‎کند و از شما می‎خواهد کاری انجام دهید، معمولا چه کاری انجام می‎دهید؟ اگر شبیه بیشتر مردم باشید، عکس العمل­تان احتمالاً چیزی شبیه این  خواهد بود:

  1. به ایمیل نگاه می‎کنید و می‎فهمید که آن فرد از شما چه می‎خواهد.
  2. به تقویم خود نگاه می­کنید تا ببینید که آیا باید از نظر فیزیکی ‎در جای دیگری باشید.
  3. اگر این­طور نیست، می‎گویید “بله”.
  4. در پایان روز، از نداشتن وقت کافی استرس می گیرید.

قرار دادن مسئولیت های اصلی در تقویم، می‎تواند به شما کمک کند درمورد چیزهایی که برایتان مهم نیستند، اما برای سایر افراد ضروری هستند “نه” بگویید. به عنوان مثال، یکی از مواردی که به طور معمول از کنار آن رد می‎شویم، ایجاد وقتی برای ورزش کردن است. مثلا در حال حاضر برای یک نیم ماراتن در حال آموزش هستید و تاریخ مسابقات را در تقویم خود یادداشت نموده‎اید. بنابراین اگر درخواستی دریافت نمایید که کمتر از نیم ساعت قبل از زمان برنامه ریزی شده برای دویدن به شما برسد، می‎توانید با دیدن تقویم و دیدن برنامه زمان­‌بندی شده خود، بر فشار گفتن “بله” غلبه نمایید. تقویمتان اولویت­هایتان را به شما یادآوری می‎کند. وقتی زمان بندی دویدن را می‎بینید، مجبور می‎شوید از خود بپرسید:

آیا آنچه از من خواسته شده است به اندازه کافی مهم است که بخواهم به خاطر آن به تعهدات قبلی خود “نه” بگویم؟

متوجه می‎شوید که این سوال چقدر متفاوت است؟ دیگراین سؤال به این صورت نیست که آیا من میخواهم با انجام کاری به کسی کمک کنم. در عوض، واقع بینانه است که بپرسید آیا من میتوانم با انجام کاری به کسی کمک کنم. و بعضی اوقات، جواب “بله” است. اگر این درخواست چیز مهمی است، خوشحالید که فرار نکرده­اید و کمک می‎کنید. اما غالبا این­گونه نیست. بنابراین با یادآوری کردن به خودتان که قبلا به چیز مهمی متعهد شده­اید، زمینه دیگری برای تصمیم گیری صحیح فراهم می‎نمایید.

حال ممکن است بپرسید برای چه مقدار از وقتتان باید برنامه ریزی ایده آل داشته باشید؟

باید گفت: برای تمام وقت.

قبل از این­که این پاسخ را کمی عجیب بدانید، بگذارید یک سؤال از شما بپرسیم:

چه مقدار از وقتتان برای شما مهم است؟

پاسخ بسیاری از ما این است که همه آن مهم است. ما می‎خواهیم در مورد نحوه گذراندن هر ساعت از هر روز، آگاه و هدفمند باشم. برای هدفمند بودن در مورد نحوه گذراندن وقت باید آن را در تقویم خود ببینیم و برنامه ریزی کنیم.

کال نیوپورت (نویسنده کتاب Deep Work، یکی از کتاب‌­های محبوب در زمینه بهره‎وری) در مورد اهمیت برنامه ریزی هر دقیقه از روز یک پست، در وبلاگی نوشت. وی معتقد است که یک هفته کاری 40 ساعته با زمان مسدود و برنامه ریزی شده، همان خروجی را تولید می‎کند که یک هفته کاری 60 ساعته بدون چنین ساختاری تولید خواهد کرد.

بنابراین اگر واقعا می‎خواهید از وقت خود نهایت استفاده را ببرید، باید آن را از قبل هدایت کنید.

سخنی برای احتیاط

یک اشتباه که ما مردم مرتبا مرتکب می‎شویم تلاش برای پایبندی کامل به برنامه‎ای است که ایجاد کرده­ایم. اما زندگی پر از اتفاقات است. فقط به این دلیل که شما تمام روز خود را برنامه­‌ریزی کرده­‌اید تضمین نمی‎کند که روز شما کاملا تغییر ناپذیر باشد. در حقیقت، شما ممکن است هیچ وقت دقیقاً همانطور که برنامه ریزی کرده­اید روز خود را سپری نکنید! اما اشکالی ندارد. رئیس جمهور سابق ایالات متحده، دوایت آیزنهاور یک بار گفت، “برنامه­‌ها بی فایده است، اما برنامه ریزی همه چیز است.” این برنامه یک روز کامل  نیست که به شما کمک می‎کند تا بیشتر بهره‎ور باشید. بلکه تفکر و هدایت کردن توجه خود به مسیر مطلوبتان است که به شما کمک می‎کند.

سخنران و نویسنده برایان تریسی می‎گوید: “هر دقیقه‎ای که برای برنامه ریزی صرف می‎کنید 10 دقیقه در اجرای برنامه صرفه جویی می‎شود.” اگر این گفته صحیح باشد، برنامه ریزی برای هر ساعت از روز، 1000٪ انرژی به شما بر می‎گرداند! مدیریت انرژی کلید اصلی بهره‎وری است. اما باید این اصل را درک کنید: تنها در صورتی که در مورد نحوه گذراندن وقت خود برنامه ریزی کرده باشید، می‎توانید انرژی خود را مدیریت نموده و تلاش نمایید از آن پیروی کرده و اقدامات مناسبی در جهت رسیدن به اهداف خود انجام دهید.

نتیجه گیری

تقویم شما در نهایت بازتاب اولویت های شماست. اگر حرف شما این است که کار کردن برای شما مهم است اما هرگز نمی‎توانید در کنار آن وقتی برای رفتن به سالن ورزشی پیدا کنید، آن را در تقویم خود قرار دهید. نکته مهم در مورد تقویم این است که شما باید تصمیم بگیرید در آن چه می‎گذرد. حتی اگر می‎بینید گزینه های محدودی دارید، باز هم این شمایید که باید ‎در مورد چگونگی گذراندن وقت خود به صورت گزینشی تصمیم بگیرید. اگر می‎خواهید به سطح بالایی از بهره‌وری برسید، باید نحوه گذراندن وقتتان هدفمند و از پیش تعیین شده باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما گفتگو کنید