دوره سیستم سازی کسب و کار
زمان مطالعه مطلب: 5 دقیقه

در این دوره شرکت کنندگان از صنایع و حوزه های مختلف کسب و کار مانند شرکت‌های پخش، کابینت‌سازی، مشاوره IT، مشاوره کسب و کار و … حضور داشتند.

طی این دوره شرکت کنندگان قدم به قدم سیستم سازی را آموختند و با الگوریتم آن آشنا شدند.

الگوریتم سیستم سازی کسب و در واقع روشی است تا به کمک آن گام های سیستم سازی مشخص شود. بدین ترتیب از همان ابتدا خواهید دانست چه کارهایی باید انجام شود و چه نیازمندی هایی را از ابتدا در نظر بگیرید.

 

در ادامه آنچه طی این گام ها در دوره گذشت را خدمتتان بیان خواهیم کرد:

  1. تعریف ارزش‌­های کسب و کار

در این مرحله سوالات کلیدی که کمک به شناسایی ارزش‌ها می کند ارائه شد و همچنین چندین نمونه ارزش از سایر شرکت ها مورد بررسی قرار گرفت.

  1. تعیین اهداف کسب و کار

در ابتدا نياز بود تا ماموريت و چشم‌انداز کسب و کار توسط شرکت کنندگان تعیین شود و هر یک از آن‌ها ماموريت و چشم‌­انداز مربوط به کسب و کار خود را به دست بیاورند. براي اين منظور 4 مطالعه انجام می شود:

  1. مطالعه اسناد بالادستي (قوانين، مصوبه‌ها، ابلاغيه‌ها و الزاماتي که بر ما اثرگذار است)
  2. مطالعه ميداني (مصاحبه با مديران ارشد و موسس و بنیان‌گذار کسب و کار)
  3. مطالعه تطبيقي (پنج کسب و کار داخلي و دو کسب و کار خارجي مشابه)
  4. مطالعه کانوني

فرمت‌های مربوط به تعیین این مطالعات که همراه با 11 شاخص می باشند در اختیار شرکت‌کنندگان قرار گرفت تا با سهولت و سرعت و کیفیت بهتری به انجام این مهم بپردازند.

 

  1. کشف سیستم­‌های وضع موجود

لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم‌­ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم­‌ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.

برای شناسایی و کشف سیستم های وضع موجود لیستی از سیستم های ممکن هر کسب و کار در اختیار شرکت قرار گرفت. این لیست حاصل سالیان بسیاری تجربه و تحقیق های زیادی است که پیش از این توسط مدرس دوره صورت گرفته است. با کمک این لیست مسیر بسیار کوتاه می شود.

شرکت کنندگان با کمک این لیست پیشنهادی توانستند سیستم های موجود و سیستم های پیشنهادی مورد نیاز برای رشد و توسعه کسب و کار خود را به دست بیاورند.

  1. مدلسازی سیستم­‌های وضع موجود

در گام بعدی پس از تهیه لیست سیستم­‌های موجود باید آنها را مدلسازی کردو در واقع ارتباط بین آنها را تعیین نمود.

همان طور که در تعریف سیستم سازی نیز آمده است همه منابع و عناصر باید هماهنگ و همسو برای تحقق اهداف کسب و کار شوند.

برای این امر ابزار و تکنیک خاصی آموزش داده شده و شرکت کنندگان به طور عملی اقدام به طراحی رابطه این سیستم ها با یکدگیر کردند.

لازم به ذکر است برای هر بخش مانند همین مدلسازی سیستم ها، مدرس نمونه های عملی را از قبل آماده و به عنوان نمونه و بهترین مورد در اختیار شرکت کنندگان دووره قرار داده است.

  1. استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم

همان طور متوجه شدید از سطح بالا حرکت کردید و کم کم به سطح پایین حرکت می‌کنیم. کسب و کار و اهداف را مشخص کردیم، سیستم های هر کسب و کار و ارتباط بین آنها و حالا فرایندهای هر سیستم و ارتباط آنها و همچنین مجموعه فعالیت‌هایی‌ که در هر فرایند انجام می شود را مشخص خواهیم کرد.

در این مرحله باید به سراغ بخش های زیرین هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع­‌یابی و ارزیابی تامین­‌کنندگان است.

در این مرحله نیز شرکت کنندگان لیست فرایندهای تمام سیستم ها را دریافت کردند تا این مسیر برای آنها هموارتر شده و به سادگی بتواند فرایندهای خود را برای هر سیستم تعیین کنند.

  1. مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم

در این مرحله نوبیت به این میرسد که بر اساس لیست فرایندهایی که در مرجله قبل برای هر سیستم مشخص شد، فعالیت‌ها و کارهایی که داخل هر فرایند انجام می شود مشخص شده و به صورت یک تصویر ترسیم شوند.

برای این منظور علاوه بر این که چند نمونه فرایند ترسیم شده در طی دوره ارائه شد، شرکت کنندگان با علائم ترسیم آن و همچنین نرم افزار مورد نیاز برای ترسیم فرایند آشنا شدند و بر اساس سناریوی طراحی شده توسط مدرس شروع به ترسیم فرایند کردند.

  1. تحلیل و بهبود فرایندهای موجود

یکی از مهم‌ترین اقدامات بهینه سازی فرایندهای هر سیستم است تا منجر به کاهش هزینه و افزایش سودآوری و کیفیت شود.

بریا تحلیل و بهینه سازی فرایندها تکنیک‌های بسیار مختلفی وجود دارد که بر اساس تجربیات متعدد مدرس دوره مهمترین و پرکاربردترین آنها آموزش داده شد ضمن آنکه مدرس دوره فرمتی منحصر به فرد را در قالب یک فایل اکسل در اختیار داد که به کمک آن و با تکمیل گام به گام آن، آسیب ها و مشکلات فرایندها را شناسایی و راهکارهای اجرایی برای بهبود آنها به دست آورند.

  1. استخراج فرایندهای مطلوب

در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از سیستم‌ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.

نیازی به سعی خطا و اختراع دوباره چرخ نیست !


در دوره سیستم سازی کسب وکار لیست سیستم‎ها و فرایندهای پیشنهادی بر اساس تحقیقات و تجارب اجرایی بسیار تهیه گردیده و در اختیار شما قرار گرفته است.


  1. اجرا کردن سیستم­‌ها و فرایندها

در این مرحله روش‎های ممکن برای اجرای فرایندها و سیستم‌­ها شرح داده شد و همچین مزایا و معایب آنها بیان شد. توجه به اینکه ضروری است که روش اجرا متناسب کسب‌و کار و آگاهی و بلوغ و چرخه عمر ان باید انتخاب شود.

  • روش اول سنتی از طریق تدوین روش اجرایی و حالت­‌های غیرمکانیزه (است که فرمت دستورالعمل و نمونه آن در اختیار شرکت کنندگان قرار گرفت و طی دوره شروع به تدوین آن نمودند
  • روش دوم نیمه سنتی-نیمه مکانیزه است که بخش آن مانند روش اول و بخشی در نرم افزارهای انجام می وشد.
  • روش سوم به صورت مکانیزه است. اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی می­دهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی می­توانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی می­افتد؟

در این دوره لینک دانلود این نرم افزارها که می تواند کمک کند تا بتوانیم خودمان فرایندهای کسب و کارمان را مکانیزه کنیم به رایگان در اختیار شرکت کنندگان قرار گرفت و آموزش دیدند چه طور می توانند خودشان این فرایندها را مکانیزه کنند بدون آنگه نیاز باشد هزینه ای را صرف کنند.

  1. پایش و کنترل سیستم‌­ها و فرایندها

با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم­‌ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده باید پرداخت.

با توجه به نوع روش اجرا مشخص می شود که این امر به صورت خودکار با فشردن چند دکمه قابل انجام خواهد بود یا باید به صورت دستی اندازه گیری کنید و بر اساس نتایج به بهبود و توسعه بیشتر کسب و کارتان بی‌اندیشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.