سازماندهی فایل ها
یکی از سادهترین و موثرترین روش سازماندهی که به شدت نادیده گرفته میشود، سازماندهی فایلهای کامپیوتری افراد به ویژه فایل ها، پوشه ها و اسناد است. هر بار که برای دستیابی به سندی که نمیتوانید پیدا کنید مجبور به رفتن به همه فایلها میشوید و یا مجبور به انجام کلیکهای غیر ضروری برای دسترسی به یک پوشه هستید، در واقع کمتر از پتانسیل خود کارایی داشتهاید. در واقع وقت گرانبهای خود را تلف میکنید؛ در حالیکه میتوانستید از آن برای انجام کاری که به شما در پیشبرد اهدافتان کمک میکند، استفاده نمایید. بدیهی است که وقت میگذرد و هرگز نمیتوانید به عقب برگردید. بنابراین اگر برای سازماندهی فایلهای خود کاری انجام ندهید، همچنان وقت باارزش خود را صرف جستجو کردن در فایلها و پروندهها خواهید نمود. لیست اسناد نیز به طور مداوم در حال رشد است؛ بنابراین اکنون زمان آن رسیده که اقدامی در مورد سازماندهیآنها انجام دهید.
نباید وقت خود را فدای جستجو و کلیک کردن برای یافتن یک سند نمایید. باید بتوانید هر سندی را در پنج دقیقه پیدا کنید. حتما مواقعی بوده که واقعاً نتوانستهاید فایلی را پیدا کنید و وقتی که دیگر به دنبالش نبودید، آن را یافتید. تحلیل
بیایید به چند اقدام در مورد چگونگی مرتب کردن و نگهداری فایل ها و اسناد در پوشه ها نگاهی بیاندازیم؛ به طوری که به راحتی قابل جستجو و دسترسی باشند.
ایده سازماندهی فایلها و اسناد به گذشتههای دور و مرتب کردن پروندهها و قفسهها برمیگردد. مزیت اصلی قفسههای پر از کاغذ این بود که شما واقعاً میبایست به این فکر میکردید که اسناد را در کجا قرار دهید تا بتوانید در صورت نیاز آنها را به راحتی پیدا کنید. پس از دیجیتالی شدن اسناد، از آنجا که دیگر نمیتوانید آنها را ببینید یا لمس کنید، داشتن فایلهای پراکنده در کامپیوتر بسیار رایج است.
از آنجا که این مورد یک نوع نامرتبی دیجیتالی است و آشفتگی فیزیکی نیست، اغلب متوجه نمیشوید که مشکلی وجود دارد. تا اینکه بالاخره مشکل رخ میهد! تا زمانی که نتوانید سندی را که لازم دارید پیدا کنید، احساس وجود یک مشکل را در سیستم حس نخواهید کرد.
هر چند که ابزاری قدرتمند به نام جستجو در سیستم شما وجود دارد، اما هنوز هم بهتر است یک ساختار سازمانی اساسی داشته باشید تا لازم نباشد فقط به جستجو اعتماد کنید.
توجه: ما در این مقاله در مورد پوشهها و دایرکتوریهای موجود روی هارد دیسک صحبت خواهیم کرد. اگر از سیستمی مانند DevonThink، Evernote یا OneNote استفاده میکنید، همان مفاهیم کلی اعمال می شود.
در این مطلب کوشش شده است که macOS و Windows نیز تا حد امکان پوشش داده شود. در اکثر موارد، ساختار دایرکتوری کاربر یکسان است و استراتژی ها باید برای Mac و Windows اعمال گردند.
هدف از داشتن سیستم سازماندهی شده
سه هدف اصلی برای سازماندهی سیستم فایلها وجود دارد:
چند قانون ساده
بیایید با چند قانون ساده در مورد مدیریت فایل ها و پوشه ها شروع کنیم:
اگر می خواهید مطمئن شوید که دسکتاپ سیستم تان همیشه مرتب و پاکیزه است، میتوانید از برنامه Hazel استفاده نمایید. قانونی برای پاک کردن خودکار دسک تاپ در این نرم افزار وجود دارد. Hazel یک برنامه Mac است، اما میتوانید همین کار را با استفاده از DropIt در ویندوز نیز انجام دهید.
به طور کلی، فقط در صورتی مکرراً پوشههای جدید ایجاد کنید(مخصوصاً پوشه های سطح بالا در اسناد) که میدانید به طور مرتب برای ذخیره کردن پروندههای مشابه به همان مکان باز میگردید، و فقط برای آنچه که هنوز وجود ندارد. توجه کنید که چه زمانی به یک درخت گسترده و چند لایه و وسیع نیازی ندارید و بهتر است تنها سطح دیگری در سلسله مراتب خود ایجاد نمایید.
حتما دوست دارید ساختار شما به اندازهای راحت و ساده باشد که در آن گیر نیفتید. نقل قولی از دیوید اسپاركز وجود دارد که میگوید: “جالب نیست که برای یافتن چیزی در قسمت خروجی، زمانی بیشتر از حد نیاز در قسمت ورودی صرف کنید.”
لازم نیست همهچیز پیچیده باشد. مهمترین قضیه در مورد مفهوم نامگذاری دادهها این است که به جستجوی آنها در “آینده” توجه کنید. به این معنا که سعی کنید شرایطی را تصور نمایید که به آن سند نیاز دارید و کلماتی را که احتمالا هنگام تلاش برای یافتن آن استفاده خواهید کرد، پیش بینی نمایید.
به عنوان مثال ذخیره کردن یک صورتحساب تلفن را در نظر بگیرید. به نظر شما phone bill.pdf نام خوبی است؟ احتمالا نه. July phone bill.pdf (صورتحساب تلفن در ماه ژوئیه) نیز نام مناسبی نیست. بنابراین هنگامی که صورتحساب تلفن را نامگذاری می کنید، به این فکر کنید که چگونه می توانید آن را جستجو نمایید. شاید:
بنابراین یک نام خوب به شما امکان میدهد فایلهای موجود در یک پوشه را جستجو نموده و بلافاصله بدون باز کردن متوجه شوید که داخل هر فایل چیست. این روش امکاناتی برای جستجوی آسان به شما ارائه میدهد. با این توضیحات یک نام خوب برای فایل در این مثال میتواند ” .pdf 1397-05 – صورتحساب ایرانسل” باشد.
همین مفهوم در مورد پوشهها نیز صدق میکند. داشتن دستهای پوشه به نام فاکتور در داخل پوشههای دیگر مفید نخواهد بود. بهتر است پوشه را حتی اگر داخل یک پوشه بزرگتر به نام شرکتABC باشد، به صورت” فاکتورهای شرکتABC ” نامگذاری کنید. بنابراین بعداً میتوانید از روی نام، آن را جستجو نمایید. این کار دسترسی از طریق صفحه کلید را بسیار سریعتر و آسانتر خواهد نمود.
نرم افزارهای دراپ باکس (Dropbox) و همگام سازی فایلها (File Sync)
قبل از ورود به اصول سازماندهی دایرکتوری، بهتر است به نرم افزار Dropbox و سایر سرویسهای مشابه اشارهای داشته باشیم.
سرویسهای همگامسازی (از جمله سرویس های داخلی MacOS و Windows 10 ) ابزار شگفتانگیزی برای دسترسی به اسناد شما بین دستگاههای مختلف و افزایش کارایی در محیطهای مختلف هستند. این سرویسها همچنین برای به اشتراک گذاری اسناد با دیگران بسیار عالی عمل میکنند.
برنامه Dropbox به طور گسترده استفاده میشود، اما بسیاری از افراد از iCloud Drive یا OneDrive استفاده میکنند وبرنامههای Box و Google Drive نیز محبوب هستند.
ساختارها و استراتژیهایی که ما در اینجا در مورد آنها صحبت میکنیم میتواند در سیستم فایل محلی شما نیز مورد استفاده قرار گیرد. یا اگر ساختار پوشههای خود را در پوشه مخصوص سرویس مورد نظر قرار داده باشید، میتوان آن را در فضای ابری همگام سازی کرد.
اسناد
بیایید نگاهی به اسناد شخصی بیندازیم. چه از Windows استفاده کنید و چه از Mac ، به احتمال زیاد از پوشه
/ username / Documents در کامپیوتر خود برای نگه داشتن اسناد شخصیتان استفاده خواهید کرد. (البته اگر از ویندوز استفاده میکنید، اسلش در جهت عکس نوشته میشود).
اگر هم موارد شغلی و هم کارهای شخصی خود را در کامپیوتر انجام میدهید، باید دو پوشه برای جدا کردن موارد شخصی و شغلی خود ایجاد نمایید.
اگر از Dropbox استفاده میکنید، پوشه های شما می تواند مثل این باشد:
اگر از Dropbox استفاده نمیکنید، میتوانید دستهبندیای مشابه همان انجام دهید:
اکنون نحوه تقسیم اسناد شخصی بیشتر مربوط به چگونگی تقسیم ذهنی شما در رابطه با امور زندگی است. یک دسته بندی اساسی میتواند شامل تحصیلات، کارفرمایان، خانواده، امور مالی، بهداشت، خانه، خرید، مسافرت و وسیله نقلیه باشد.
پس از آن میتوان تعداد متوسطی زیرپوشه در پوشههای سطح اول به وجود آورد. به عنوان مثال، اگر بچه دارید و در ضمن مدارکی در رابطه با والدین خود دارید، ممکن است بخواهید خانواده خود را اینگونه تقسیم کنید:
اگر ذهنتان به این شکل پیش رفت، میتوانید بخشهایی از امور را نیز به صورت زیر طبقهبندی نمایید:
قاعده کلی که باید رعایت کنید این است که ساختاری را برای پوشهها انتخاب کنید که مطابق با نحوه سازماندهی امور در ذهنتان باشد. اگر از یک سیستم مدیریت وظایف استفاده میکنید، احتمالاً بد نیست که ساختار مورد استفاده در آنجا را نیز مدنظر قرار دهید.
اسناد مربوط به کسب و کار
نحوه سازماندهی اسناد مربوط به کسب و کار نیز همانند اسناد شخصی، تا حد زیادی به شغل، صنعت، شرکت و موقعیت شغلی شما بستگی دارد. اگر در سازمان بزرگی مشغول به کار هستید، احتمالاً از یک درایو اشتراکی استفاده میکنید. در این صورت ساختار دایرکتوری یا فهرستبندی معمولاً بسیار مناسب خواهد بود، بنابراین لازم نیست بیش از حد نگران آن باشید.
اما اگر در یک تیم یا سازمان کوچک هستید و در حال شکل دادن به ساختار ذخیره اسناد خود هستید، فکر خوبی است که افرادی که با این اسناد کار میکنند را دور هم جمع نموده و با آنها در مورد نحوه شکل دادن به ساختار ذخیره اسناد گفتگو نمایید. اگر افرادی که بیشتر با اسناد آشنا هستند، در مورد نحوه ساخت آنها حرفی برای گفتن داشته باشند، استفاده از ایدههای آنها احتمالاً مفید خواهد بود.
اگر تصمیم دارید برخی از اسناد را به صورت محلی ذخیره کنید یا اگر با درایو اشتراکی کار نمیکنید، کارتان تا حدود زیادی کاهش خواهد یافت. به عنوان مثال، فرض کنید که یک تحلیلگر مشاغل هستید و روی پروژهها کار میکنید. در این صورت ساختار دایرکتوری شما می تواند چیزی شبیه به این باشد:
سپس هر پروژه میتواند دارای زیر پوشههایی باشد که مربوط به واحدهای سازماندهی منطقی است؛ مانند نوع کار، سهامداران یا کسانی است که به آنها گزارش می دهید. بایگانی جایی است که شما میتوانید پروژه های تکمیل شده خود را پس از انجام در آن بگذارید. در مقابل، فرض کنید یک بازاریاب آنلاین هستید که با استفاده از لپتاپ خود در سواحل بالی کار می کنید. در این صورت ممکن است چیزی شبیه به این تنظیم نموده باشید:
نحوه سازماندهی دایرکتوریهای مربوط به مشاغل، به این قضیه برمیگردد که تصمیم دارید چگونه مشاغل یا کسب و کار خود را در واحدهایی منطقی تقسیم بندی نمایید. یک روش آسان برای انجام این کار این است که یک برگ کاغذ سفید یا یک تخته وایتبرد برداشته و جزئیات شرکت خود را بر اساس آنچه که روز به روز انجام میدهید، ترسیم نمایید. سپس فعالیتهای مرتبط را به گروه بندیهای منطقی اختصاص دهید. به این نمودار به عنوان یک نمودار سازمانی برای شغل یا شرکت خود بدون در نظر گرفتن موقعیت ها، نگاه کنید.
نمونه ای از یک ساختار پوشهای
برای شروع، در اینجا تصویری از یک ساختار پوشه نمونه وجود دارد. شما میتوانید با چیزی شبیه به این شروع نموده و آن را متناسب با نیازهای خود تنظیم نمایید.
الگوهایی برای پوشهها
پس از شروع تجزیه و تحلیل نحوه کار با فایلها و پوشهها، ممکن است متوجه شوید که پوشهها و زیر پوشههای خاصی دارید که بارها و بارها از آنها استفاده میکنید.
این امر به ویژه در مورد اسناد مالی، کار مشتری و کار پروژه صادق است.
ایجاد یک الگو برای پوشهها از قبل و بر اساس ساختاری که میخواهید از آن استفاده کنید، میتواند بسیار مفید باشد. پس از آن هر بار که به یک دوره مالی جدید میآیید، با یک مشتری جدید سروکار پیدا میکنید و یا یک پروژه جدید را شروع میکنید، میتوانید فقط همان الگو را برای پوشههای جدید کپی کنید.
این کار دو مزیت دارد:
برای ایجاد یک الگو برای پوشهها، فقط کافی است ساختار پوشه نمونه خود را تنظیم نمایید. سپس در صورت نیاز، میتوانید آن را در Finder در MacOS یا File Explorer در ویندوز کپی کرده و سپس در پوشه مشتری جدید یا پروژه جدید خود بچسبانید.
برای کارایی بیشتر، میتوانید از ابزاری مانند Keyboard Maestro یا Alfred استفاده کرده و قالب مورد نظر خود را با چند ضربه روی صفحه کلید ایجاد نمایید. حتی به موس نیز احتیاجی نخواهد بود.
شورت کاتها، فیوریت ها و لانچرها دوستان شما هستند
آیا پوشههای خاصی دارید که میخواهید همیشه به آنها دسترسی داشته باشید؟ به جای اینکه همیشه ساختار فایلهای خود را برای جستجوی آنها کندوکاو کنید، میتوانید پوشه را به نوار کناری Finder یا File Explorer بکشید. با این کار مستقیماً شورتکاتی برای آن پوشه ایجاد میشود و تنها با یک کلیک به شما دسترسی داده میشود.
نکته: این ویژگی برای آن دسته از پوشههایی که دائماً به آنها دسترسی دارید، بسیار عالی است، اما هنگام کار روی یک پروژه نیز میتواند بسیار عالی باشد. پوشه (های) پروژه خود را در حالی که پروژه در حال انجام است به نوار کناری بکشید تا دسترسی سریع به پروژه داشته باشید. پس از اتمام کار میتوانید آنها را حذف نمایید. شورتکات ها میتوانند موقتی باشند!
اگر از آن دسته افرادی هستید که بیشتر با صفحه کلید کار میکنند(که اکیداً هم آن را توصیه میکنیم)، یاد بگیرید که از یک راهانداز برنامه مانند آلفرد یا LaunchBar در Mac یا Listary در ویندوز استفاده نمایید. میتوانید شروع به تایپ نام پوشه مورد نظر خود نموده و با چند ضربه کلید به همان جا بروید. پس از نصب آن، احتمالاً تبدیل به محبوبترین راهی خواهد شد که از آن برای رفتن به پوشه مورد نظرتان استفاده میکنید.
سازماندهی خودکار
در ابتدای مقاله به این موضوع پرداختیم، اما بعد از اینکه ساختار پوشههای خود را تنظیم کردید، میتوانید با راه اندازی یک ابزار سازماندهی خودکار مانند Hazel on Mac یا DropIt در ویندوز، بهرهوری را تا حد بسیار زیادی بالا ببرید.
اگر فایلهایی دارید که در حال تکرار است (به عنوان مثال صورتحسابها یا بیانیهها) و میتوانید نوعی قانون برای نامگذاری و ذخیرهسازی آنها ایجاد کنید (به عنوان مثال “همیشه به نام xyz” ” یا همیشه حاوی متن abc است”)، میتوانید از چنین ابزارهایی برای ثبت خودکار اسناد خود استفاده نمایید. تمام کاری که باید انجام دهید این است که اسناد را اسکن یا دانلود نمایید. سپس ابزار شما نام آن را تغییر داده و آن را در پوشه مناسب میریزد.
امیدواریم که از این مقاله ایدههایی را انتخاب کرده باشید که به سازماندهی بهتر اسناد و فایلهایتان کمک نماید. اگر از ابتدا قوانین را رعایت نموده و سلسله مراتب کارآمدی را تنظیم کنید، سازماندهی فایلها و دایرکتوریها بسیار ساده و بیدردسر خواهد بود.