هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
درک اصل پارتو (قانون 80/20)
وقتی صبح وارد دفتر می شوید، اولین کاری که انجام می دهید چیست؟ اکثر مردم نوشیدنی کافئین دار مورد نظر خود را می خورند، ایمیل خود را چک می کنند و وظایف خود را برای روزی که در پیش دارند اولویت بندی می کنند. اما از چه تکنیک هایی برای شناسایی کارهایی که ابتدا باید انجام شوند استفاده می کنید؟
یکی از تکنیک های رایج برای انتخاب مسائل اصل پارتو نام دارد که قانون 80/20 نیز نامیده می شود. این تکنیک می تواند به شما کمک کند تا کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند تعیین و اولویت بندی نموده و بهره وری خود را در طول روز افزایش دهید. f
اصل پارتو چیست؟
اصل پارتو بیان می کند که برای بسیاری از پیامدها، یعنی تقریباً 80 درصد پیامدها از 20 درصد از علل ناشی می شوند. به عبارت دیگر، تنها درصد کمی از علت ها دارای بیشترین تاثیرات هستند. درک این مفهوم بسیار مهم است زیرا می تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید که کدام ابتکارات را در اولویت قرار دهید و بتوانید بیشترین تأثیر را داشته باشید.
اصل پارتو از کجا می آید؟
این پدیده با چند نام متفاوت دیگر نیز شناخته می شود:
- اصل پارتو
- قانون 80/20 (متداول ترین)
- قانون موارد حیاتی
- اصل پراکندگی فاکتورها
قانون 80/20 یک معادله ریاضی رسمی نیست، بلکه بیشتر یک پدیده تعمیم یافته است که در اقتصاد، تجارت، مدیریت زمان و حتی ورزش قابل مشاهده است.
مثال های کلی از اصل پارتو:
- 20 درصد از یک گیاه حاوی 80 درصد از میوه ها است
- 80درصد از سود یک شرکت از 20 درصد مشتریان حاصل می شود
- 20% از بازیکنان 80% از امتیاز را کسب می کنند
نحوه استفاده از قانون 80/20
در حالی که قانون 80/20 تقریباً برای هر صنعتی صدق می کند، اما از اصل پارتو معمولاً در تجارت و اقتصاد استفاده می شود. این امر به این دلیل می باشد که بزرگترین فایده قانون 80/20 تعیین نقاطی است که برای به حداکثر رساندن خروجی بهتر است تلاش خود را در آن نقاط متمرکز نمایید.
اساس اصل پارتو بیان می کند که 80% نتایج از 20% اقدامات حاصل می شوند. اگر کارهایی دارید که می‌توان آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد، اصل پارتو می‌تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید کدام بخش از آن کار بیشترین تأثیر را دارد. در اینجا چند نمونه از نحوه استفاده از این اصل در عمل آورده شده است.
بهره وری
می توانید از قانون 80/20 برای اولویت بندی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید استفاده نمایید. معنای این جمله این است که تکمیل 20٪ از لیست کل وظایفتان، 80٪ از تأثیری را که می توانید در یک روز ایجاد کنید، به همراه خواهد داشت. بنابراین برای اینکه بیشترین تأثیر را داشته باشید، مشخص کنید که کدام وظایف بیشترین تأثیر را برای تیم شما دارند و در طول روز بر روی همان ها تمرکز کنید.
برای انجام این کار، تمام کارهایی را که باید در آن روز انجام دهید فهرست کنید. سپس مشخص کنید که کدام یک از آن وظایف بیشترین تأثیر را دارند. آیا هیچ یک از وظایف شما شامل همکاری با سایر هم تیمی های تان می باشد؟ آیا وظایفی در لیست شما وجود دارد که جلوی پیشرفت پروژه ها را بگیرد؟ این وظایف ممکن است در اجرا ساده باشند، اما می‌توانند تأثیر زیادی روی بقیه اعضای تیم بگذارند و به فرآیند اجازه ادامه می‌دهند.
تصمیم گیری
اصل پارتو می تواند به شما کمک کند تا در طول فرآیند حل مسئله بهترین تصمیم را بگیرید. هنگامی که دلایل مختلفی برای یک مشکل وجود دارد، اصل پارتو می تواند به شما در اولویت بندی راه حل ها کمک کند. در اینجا چند مرحله برای نحوه انجام این کار آمده است:
- مشکلاتی را که تیم شما با آن مواجه است شناسایی کنید. این مشکلات شامل مواردی هستند که شما سعی می کنید در فرآیند تصمیم گیری راه حلی برای آنها بیابید.
- علل این مشکلات را شناسایی کنید. با استفاده از ابزاری مانند فرآیند 5 Whys، همه دلایل مشکلاتی را که می‌خواهید روی آنها کار کنید بیابید.
- مشکلات مشابه را با هم در یک گروه دسته بندی کنید. اگر برخی از دلایل مشکلاتی که می‌خواهید حل کنید در دسته‌های مشابه قرار می‌گیرند، از این قضیه به عنوان فرصتی برای گروه‌بندی آنها استفاده نمایید. به این ترتیب می توانید تصمیم بگیرید که آیا یک راه حل می تواند چندین مشکل را حل کند یا خیر.
- برای هر یک از این مشکلات بر اساس تأثیر آن بر کسب و کار، ارزشی تعیین کنید. این مقدار می تواند به سادگی عددی بین 1-10 یا یک ارزش واقعی برای نشان دادن اهمیت هر موضوع باشد.
- برنامه ای برای تمرکز بر 20 درصد از مشکلاتی که بر کسب و کار تأثیر می گذارد، تهیه کنید. ایده پشت چنین کاری این است که یک راه حل می تواند چندین مشکل را حل کند. بر اساس مقادیری که به هر مسئله اختصاص داده اید، محاسبه کنید که کدام یک در 20 درصد برتر قرار دارند. هنگامی که مشکل اصلی را شناسایی کردید، برنامه ای برای ایجاد یک راه حل بریزید که می تواند با استفاده از راهبردهای حل مسئله منجر به 80 درصد نتایج شود.
مثالی از نحوه استفاده از قانون 80/20 برای تصمیم گیری:
تصور کنید در یک شرکت تجارت الکترونیک کار می کنید. شما به 100 مورد از آخرین شکایات دریافتی از بخش خدمات مشتری نگاهی می اندازید و متوجه می شوید که عمده شکایات، مربوط به این واقعیت است که مشتریان محصولات آسیب دیده دریافت می کنند. تیم شما مقدار بازپرداخت های داده شده برای محصولات آسیب دیده را محاسبه می کند و متوجه می شود که تقریباً 80٪ از بازپرداخت ها مربوط به محصولات آسیب دیده هستند. شرکت تصمیم می گیرد راهی برای اجتناب از بازپرداخت محصولات شکسته پیدا کند، بنابراین شما این مشکل را برای یافتن یک راه‌حل در اولویت قرار می دهید.
تیم شما تصمیم می گیرد بسته بندی را به روز کند تا از محصولات در حین حمل و نقل محافظت بهتری صورت گیرد و مشکل دریافت محصولات آسیب دیده توسط مشتریان را حل نماید.
کنترل کیفیت
تحلیل پارتو و نمودار پارتو ابزارهای کلیدی مورد استفاده در روش کنترل کیفیت به شیوه شش سیگما هستند. در روش شش سیگما، استفاده از نمودار پارتو می تواند به شما کمک کند داده های خود را تجسم کنید و به این ترتیب نحوه اولویت بندی اقدامات را شناسایی نمایید. هدف اصلی شش سیگما کاهش میزان تغییرات در یک فرآیند با هدف افزایش میزان تولید است. نمودارهای پارتو در متدولوژی شش سیگما رایج هستند؛ زیرا به کمک آنها می توانید به سرعت تشخیص دهید که اکثر تغییرات موجود در یک فرآیند کدامند.
مزایای استفاده از اصل پارتو
بزرگترین مزیت استفاده از اصل پارتو این است که با کمترین کار می توانید بیشترین تاثیر را ایجاد کنید. این امر می تواند به تیم شما اجازه دهد کارآمدتر کار کرده و روی ابتکارات خاص متمرکز بماند.
قانون 80/20 می تواند به سادگی با اولویت بندی ابتکارات به ترتیب مناسب، به بهبود شاخص های شما در مدت زمان کمتری کمک کند.
سایر مزایای استفاده از اصل پارتو:
- مشخص شدن اولویت ها هم برای شما و هم برای تیمتان
- افزایش بهره وری روزانه
- توانایی تقسیم کار به بخش های قابل مدیریت
- استراتژی متمرکز تر
معایب استفاده از قانون 80/20
یک تعبیر نادرست و رایج در مورد اصل پارتو وجود دارد و آن این است که با 20٪ تلاش، می توانید 80٪ از نتایج را بدست آورید. اما لزوماً اینطور نیست. اعداد 20 و 80 درصد به میزان تلاشی که انجام می دهید اشاره نمی کنند، بلکه به دلایل و پیامدهایی که روی آن کار می کنید اشاره دارند. هدف این نیست که میزان تلاش را به حداقل برسانید، بلکه تمرکز تلاش خود را بر روی بخش خاصی از کار برای ایجاد تأثیر بیشتر قرار دهید. شما همچنان باید 100% تلاش خود را روی آن 20% تمرکز بگذارید تا به 80% نتایج دست پیدا کنید.
یکی دیگر از نکات منفی قانون 80/20 این است که گاهی اوقات اعضای تیم ممکن است بیش از حد روی دلایل 20 درصدی تمرکز کنند و به کارهای دیگر توجهی نداشته باشند. اگر فقط روی کارهای مهم تمرکز کنید و کارهای کمتر مهم مانند ایمیل و سایر مکاتبات را کنار بگذارید، همه چیز ممکن است از بین برود. چالش اصلی، یافتن تعادل مناسب در استفاده از قانون 80/20 و انجام بقیه وظایفتان است، حتی اگر 80 درصد نتایج را به همراه نداشته باشند. برای اجتناب از چنین وضعیتی، می‌توانید از تکنیک‌هایی مانند تایم‌باکسینگ یا روش انجام کارها (GTD) استفاده نمایید.
یافتن راه‌های مختلف برای کمک به تیم در دستیابی به بهره‌وری، بخش مهمی از رهبر تیم بودن است. استفاده از یک ابزار مدیریت کار در عین حال که می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان گردد، به سازماندهی تمام پروژه‌ها و وظایف تیم شما، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، گذاشتن همه نظرات و بازخورد در یک مکان کمک نماید.