هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
همه ما از تأثیر محیط کار بر روی عملکرد افراد آگاهی داریم. یک محیط آشفته و به هم ریخته موجب کاهش بهره‌وری، اتلاف وقت و حتی خستگی کارکنان می‌شود. داشتن نظم، انضباط و آراستگی محیط کار عاملی مهم برای افزایش بهره‌وری، انگیزش و ایمنی است، در حالی که اجرای آن نیاز به هزینه‌های زیادی هم ندارد.از گذشته آراستگی در همه جوامع بخصوص ایران ما وجود داشته است اما بصورت نظام مند و روشمند نبوده، اولین بار ژاپنی ها در سال 1985 نظام آراستگی را بصورت نظام مند معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی فصلی را به اصول نظام آراستگی بعنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود. ابتدا نظام آراستگی دارای 3 بند بود که پس از آن به 5 اصل تغییر یافت و نام 5S را به خود گرفت.
سامان دهی و مرتب سازی محیط اطراف ممکن است در زمان‌های مختلف صورت پذیرد، اما بدون تکرار همیشگی، تأثیری در محیط کار ایجاد نخواهد شد. هدف از این نظام، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است به نحوی كه از به هم خوردن دوباره نظم ايجاد شده جلوگيری به عمل آيد. از جمله المان‌های لازم برای حفظ و نگهداری سیستم پیاده سازی شده، تعهد مدیریت، تخصیص بودجه لازم، کارگروه یا کمیته‌ای فعال، مشارکت پرسنل، سیستم انگیزشی و مکانیزم پاداش دهی، برنامه ترویج نظام آراستگی محیط کار5S و … است.
استفاده از نظام آراستگی محیط کار 5S عاملی مهم در کاهش زمان‌های تلف شده به شمار می رود، به گونه‌ای که زمان پاسخ گویی به درخواست کارها و زمان انجام کارهای تعمیراتی تقریباً ۲۰ درصد کاهش می‌یابند.
مزایای پیاده سازی 5S :
- ایجاد یک نظم فراگیر
- زیمنه سازی برقراری انضباط سازمانی
- کاهش ابهام در کار
- زیباسازی محیط کار
- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری های کاری
- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
- دسترسی آسان تر و راحت تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آن ها
- کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
- افزایش روحیه کارکنان
- بهبود روابط کارکنان
- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
- کاهش خرابی ماشین آلات
- تثبیت و بهبود کیفیت
- افزایش راندمان و کارایی
- کاهش زمان انجام کارها
- کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
- کاهش ضایعات ناشی زا نابسامانی و در هم ریختگی
- جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
- چلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها، مواد، قطعات و ابزارهای نسبتا مشابه
- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
- تشخص بخشی (شخصیت دادن) به کارکنان
- جلب نظر مشتریان
- افزایش تعلق سازمانی
- زمینه سازی فرهنگ خود انظباطی
- کاهش استعفاء و ترک سازمان
- افزایش جذابیت محیط کار
عوامل موثر در اجرای 5S :
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم، تاثیر می گذارند. شدت اثر برخی از این عوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم، منوط به آن ها است. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.
به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:
- عوامل برون سازمانی
- عوامل درون سازمانی
- عوامل فردی
- عوامل کاری
- عوامل سیستمی
عبارت « پنج اس » 5Sبراساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
- ساماندهی Seiri
- پاكیزه سازی Seiso
- نظم و ترتیب Seiton
- استانداردسازی Sekitsu
- انضباط Shitsuke
1. ساماندهی (سازماندهی ، تفكیك و تعمیر)
ساماندهی Seiri عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه « پنج اس » ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است.
– تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم (دور ریختن برگهای زائد).
- نظم و ترتیب
5S Seiton یا مرتب کردن، فرآیندی است که پس از حذف اقلام مازاد بر روی اقلام مانده می بایست اجرایی نمود و آنها را با استفاده از اصول ارگونومیک به نحو موثری نظم بخشید تا جایی که این اطمینان حاصل شود که هر جنس یا کالا مکان مشخصی دارد و همه چیز در جای خودش قرار گرفته است. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد. مثل آن چه که یک تعمیرکار روی میز کارش دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
- پاکیزه سازی :
پاکیزه سازی Seiso در دیدگاه 5S پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی.
به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد.
به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
- تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل).
- انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات.
- شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است.
- شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن.
- تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
- حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
- پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و…).
- استانداردسازی
منظور از 5S Seiketsu یا استاندارد سازی، تضمین این است که آنچه که ما در سه مرحله اول از فرآیند 5S انجام داده این استاندارد شده است . این اصل باید توسط مدیریت اجرا شود، به گونه‌ای که هر چیزی در جای خودش باشد، فرآیندها طبق روال خاصی انجام شوند و از علائم، نشانهها و برچسب‌ها به خوبی استفاده شود .
از جمله اقدامات دیگری که در S چهارم بایستی انجام گیرد:
- تهیه چک لیست های ممیزی منتج از دستورالعمل های هر یک از S ها
- انجام ممیزی های دوره ای مستمر برای کشف عدم انطباق های سازمان با فرامین نظام آراستگی محیط کار (۵S) جهت بهبود اجرای این سیستم و اعلام نتایج ممیزی به کلیه سطوح سازمان
- تعیین معیارهای شفاف و دقیق از نتایج ۵S در ارزیابی عملکرد کارکنان
- انواع تابلوگذاری و استفاده از علائم و نشانه ها در ساختمان (اعم از علائم ایمنی، اطفاء حریق و …)
- پایداری وثبات
منظور از مرحله نهایی فرایند 5S ، حفظ ، پایداری و ثبات (Shitsuke) مراحل انجام شده قبلی می باشد تا این اطمینان حاصل شود که فرآیند 5S به طور مداوم جهت بهبود مراحل کار در سازمان اجرائیست. 5S باید بخشی از فرهنگ کسب و کار و مسئولیت هر فرد در سازمان باشد. اصل انضباط که حفظ و نگهداری هم گفته می‌شود، بر عادت کردن به حفظ روش‌های صحیح کار تأکید می‌کند. محیط کار باید به نحوی باشد که کارکنان متعهد به اصول 5S باشند که نتیجه آن بالا رفتن بهره‌وری و افزایش کیفیت خدمات و محصولات است. نادیده گرفتن این مرحله باعث می‌شود نتایج حاصل از رویکرد 5S پایدار نباشد و بعد از مدتی دوباره به وضعیت قبل از اجرای آن برگردیم. با اجرای درست این اصل عادت صحیح انجام فعالیت‌ها در کارکنان شکل می‌گیرد و می‌توان از دیدگاه‌های همه افراد سازمان برای یافتن نقایص و مشکلات و حل آنها استفاده کرد.
پیاده سازی 5S در دانش کار:
اگر فکر می کنید که 5S فقط برای موارد کار ملموس کاربرد دارد ، دوباره در مورد آن فکر کنید. این مفهوم یک طرز فکر است. حتی می تواند در دانش کار کاربرد داشته باشد.
به مثال زیر دقت کنید:
نگاهی به پرونده ها و ابزارهای نرم افزاری خود بیندازید. ممکن است از تعداد پوشه هایی که در سیستم عامل های ذخیره سازی خود نگهداری می کنید شگفت زده شوید. اشتراک ها یا مجوزهای نرم افزاری که دارید را مرور کنید. آیا از این ابزارها استفاده می کنید؟ آیا تیم شما قادر است ویژگی های این ابزارها را به حداکثر برساند؟ وقت بگذارید و در مورد مواردی که می توانید حذف کنید با تیم خود بحث کنید.
پس از حل این مسئله ، ارزیابی کنید که آیا فایل های شما به راحتی برای همه اعضای تیم قابل دسترسی و تشخیص است یا خیر. آیا دسته بندی آنها در پوشه های دیجیتال کمکی می کند؟ آیا همه می دانند ابزارهای نرم افزاری شما برای چیست و چگونه به آنها دسترسی پیدا کنید؟ آیا مستنداتی برای این کار وجود دارد؟ وقت بگذارید و مطمئن شوید که همه چیز مرتب است ، به طوری که هر فایل یا ابزار تا چند کلیک با دسترسی فاصله داشته باشد.
اکنون که این کار را انجام داده اید ، وقت آن است که همه چیز را مرتب نگه دارید. به طور مرتب پوشه های دیجیتالی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که فایل ها به صد عدد دیگر ضرب نشده اند. به دنبال فایل های تکراری یا موارد قابل پاک شدن باشید. اسکنهای بدافزار را به طور منظم روی رایانه خود انجام دهید تا مطمئن شوید که از نظر ظاهری عالی است. اطمینان حاصل کنید که برنامه های شما به طور مرتب به روز می شوند تا مطمئن شوید که در حال کار بر روی نسخه ای هستید که دارای جدیدترین ویژگی ها و رفع اشکال است.
فرآیند اجرای ارزیابی و ممیزی 5S
پیاده‌سازی نظام آراستگي محيط كار 5s در 3 فاز به اجرا خواهد رسید:
فاز اول: شناخت
- ارزیابی و شناخت وضع موجود سازمان (توسط ارزیابان خارجی) و مطالعه و بررسی دستورالعمل‌ها و چک لیست‌ها
- مستند نمودن وضع موجود از طریق عکس و فیلم و تدوین گزارش
فاز دوم: آموزش و طراحی سیستم
- تشکیل تیم ممیزی
- آموزش كليه پرسنل سازمان با توجه به پست‌های سازماني افراد سازمان و تعیین و اطلاع رسانی زمان ممیزی
- تهيه روش‌های اجرايي (ساماندهي، نظم و ترتيب، پاكيزه سازی)، چك ليست و دستورالعمل‌های مورد نياز
فاز سوم: استقرار و ممیزی
- پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) (در جایگاه مشاور در این حوزه، پیشنهاد می‌کنیم این مرحله با پروژه‌های پایلوت آغاز گردد.)
- تهیه فیلم و عکس از وضعیت سازمان بعد از انجام تغییرات
- تهیه و ابلاغ گزارش مقایسه‌ای و نتایج حاصل از تغییرات
- ارزیابی عملکرد نفرات و واحدها و تقدیر از فرد آراسته و واحد آراسته
- ارائه آموزش جهت فرهنگ‌سازی و نظارت همیشگی بر آن
چند نکته نهایی برای حفظ 5S:
- کارکنان را آموزش دهید.
- یک تیم برای اجرا ایجاد کنید.
- زمان تعیین کنید و برنامه ای برای اجرا تهیه کنید
- منابع را برای پیاده سازی فراهم کنید.
- پیاده سازی توسط مدیران و مدیران را بشناسید و از آنها حمایت کنید.
- خلاقیت همه کارگران را تحریک کنید ، به ایده های آنها گوش دهید و منابع را برای توسعه این ایده ها اختصاص دهید.
- پاداشهای ملموس و نامحسوس برای تلاش ایجاد کنید.
5 نکته که برای اجرای موفق باید بدانید:
- هنگام شروع اجرای 5S در شرکت یا سازمان خود ، یک تیم قابل اعتماد ، متعهد و متعهد انتخاب کنید و یک منطقه کاری آسان را انتخاب کنید تا بتوانید موفقیت را تضمین کنید. این راه را برای مناطق دشوارتر هموار می کند.
- اندازه گیری ، حسابرسی و اقدام کنید. سپس اندازه گیری ، حسابرسی و بارها و بارها عمل کنید.
- یک کارگاه آموزشی دو روزه 5S راه خوبی برای شروع اجرا است. برخی از مدیران یا مدیران باید در کارگاه شرکت کنند تا اپراتورها ببینند که شرکت واقعاً متعهد است.
- آزمون 30 ثانیه راهی آسان برای اطمینان از این است که کار خوبی انجام داده اید: باید هر مورد ، ابزار ، اطلاعات ، سند یا شخص را در کمتر از 30 ثانیه پیدا کنید.
- مردم را به خلاقیت تشویق کنید: اکثر مثال های این پست در حالی که به مزایای هزاران دلاری دست یافتند ، صفر دلار هزینه داشتند.
برای اطلات بیشتر فیلم وبینار زیر مشاهده کنید
