هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
بر اساس الگوریتم سیستم سازی، گام بعد از فرایندنویسی و مدلسازی فرایندهای موجود، تحلیل و بهبود فرایندها است. این گام جزء مهم ترین گام های سیستم سازی به شمار میرود زیرا در این مرحله است که اشتباهات فرایندهای کسب و کار اصلاح شده و بهبودها اتفاق خواهد افتاد.
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از تحلیل فرایند استفاده شود را ذکر کردهایم:
- وقتی مسائل ناشناخته بروز میکنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
- افراد درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
- قبل از مکانیزاسیون فرایندها و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینهسازی شده‌اند.
- وقتی یک تیم میخواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.
در این مرحله ممکن است در پایان تصمیم بگیریم:
- فرایندی را حذف کنیم.
- فرایندی را بهبود دهیم.
- فرایندی را حفظ کنیم.
- فرایندی را ایجاد و طراحی کنیم.
هدف از بهبود فرآیند، از بین بردن نقاط ضعف یا گلوگاهها در عملیات تجاری است. با شناسایی این نقاط ضعف، میتوانید به پیشرفت کسب و کار خود کمک کنید، چرا که مزایای زیر را برایتان به دنبال خواهد داشت:
- کاهش زمان اتمام فرآیند
- بهبود کارایی و کیفیت فرآیند
- حذف کارهای زائد
- کاهش اصطکاک در فرآیندهای کسب و کار
- برآورده شدن الزامات قانونی
- و…
بهبود فرآیند باعث می‌شود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد تبدیل شود.
تحلیل فرایندها را به دو روش میتوان انجام داد: تحلیل کیفی و تحلیل کمی، لیکن در این مطلب به چند نمونه از سادهترین و پرکاربردترین روشهای تحلیل کیفی فرایندها اشاره میکنیم.
تحلیل ارزش افزوده
هدف از روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، این است که مراحلی در فرایند که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند شناسایی و حذف نماییم و مراحلی ایجاد ارزش افزوده میکنند را بهینه سازی کنیم. بنابراین بسیار مهم است که بتوانیم در سریعترین زمان ممکن و در ابتدای تجزیه و تحلیل، اقدامات بدون ارزش افزوده را شناسایی کند. در واقع تجزیه و تحلیل ارزش افزوده یک تکنیک است که با هدف شناسایی مراحل غیرضروری در یک فرایند با رویکرد حذف آنها است. این تحلیل دارای دو گام اساسی است:
- value classification یا طبقه بندی ارزشها
- waste elimination یا حذف اضافات
در این نوع تحلیل بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌های فعلی فرآیند برای مشتری یا کسب و کار ارزش افزوده ایجاد می‌کند یا نه. در این تحلیل، فعالیت‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شود:
- دارای ارزش افزوده:آن را با VA نمایش میدهند.
- دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA)
- بدون ارزش افزوده(NVA)
فعالیت دارای ارزش افزوده (VA) برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد می‌کند.
فعالیت دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA) برای انجام شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است.
فعالیت بدون ارزش افزوده (NVA) نه برای مشتری و نه برای کسب و کار ارزش افزوده ندارد. برخی از انواع این نوع فعالیت عبارتند از:
- جابهجایی
- تاخیرات
- انتظار
- کار مجدد یا اصلاح اشکالات
روشهای دیگری نیز برای تحلیل وجود دارد که کسب و کارهای کوچک و متوسط خیلی لازم نیست به سراغ این روشها بروند مگر در صورت لزوم. روشهایی مثل شبیهسازی فرایندها، تحلیل صف و تحلیل جریان.
حالا نوبت به بهبود فرایندها است. بر اساس تحلیلهای انجام شده اقدام به مدلسازی مجدد فرایند بهبود یافته خواهیم کرد.
مهم این است که به یاد داشته باشید تجزیه و تحلیل، یک عملیات مداوم است. زیرا همیشه محيط و قوانين کسب و کار در حال تغييرند بنابراين هميشه سيستمي وجود دارد که نیاز به بهینهسازی یا بهبود داشته باشد.
همچنین ممکن است یک فرایند یا سيستم با توجه به تغييرات محيطي و قوانين کسب وکار پس از مدتي با اهداف تجاری کسب و کار متناقض شود! يادمان باشد سيستم‌ها زنده‌اند و در طول زمان تغییر مي‌کنند.
همچنین لطفاً هارمونی بین همه فرایندها را حفظ کنید. به این معنی که نباید یک یا چند فرایند را خیلی بهبود دهید درحالیکه سایر فرایندها با مشکلات اساسی مواجه هستند. در واقع بهتر است بهبود رو بصورت تدریجی و یکنواخت بر روی همه فرایندها اعمال شود.
پیدا کردن بهبودهایی برای فرآیند
پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. اما چگونه میتوانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند بهطوریکه به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟
پس باید یک نمودار دیگر ترسیم کرده و ایدههای خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام یعنی ترسیم فرایند جدید و بهبود یافته، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید و مواردی که در ادامه این بخش ارائه شده است را مدنظر قرار دهید.
- هدف این فرآیند، گردش کار و یا فعالیت چیست؟
- آیا بخشهای زائد وجود دارد؟
- مشکلات و مسائل مربوط به کیفیت و رعایت اصول، چه هستند و چرا اتفاق میافتند؟
- چرا این کار یا فرآیند ضروری است؟
- چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
- آیا به اندازه کافی از نرمافزارهای مناسب استفاده شده است؟
- مشکلات عمده آن چیست؟
- چگونه میتوان مشکلات را از میان برداشت؟
- چگونه میتوان ضایعات را حذف کرد؟
- چطور میتوانیم بر فعالیت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنیم که اهداف عملکردی دنبال میشوند؟
اصول و مواردی در رابطه با بهبود وجود دارد که میبایست مدنظر قرار گیرند:
بهبود تجربه مشتری: این اصل بیان می‌کند که حتی اگر فرآیندها پس از اعمال بهبود بسیار کارآمد باشند اما تجربه مشتریان رضایت بخش نباشد، تمام این کار بیفایده خواهد بود. بنابراین تمام نقاط تماس کسب و کار با مشتری، باید بتوانند بهترین تجربه ممکن را ارائه دهند.
توجه به فعالیتهایی که ارزش افزوده تولید میکنند: یک اصل کلیدی که درک آن آسان است این است که آیا این فعالیت ارزشی به خدمات یا محصول اضافه می‌کند؟ اگر چنین است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم به طوریکه در طول فرآیند، به بهترین نحو انجام شود. به همین ترتیب فعالیتهایی که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند، باید از فرآیند جدید حذف گردند که در خصوص توضیحاتی ارائه کردیم.
کاهش فعالیتهایی که به احتمال زیاد موجب بروز خطا در فرآیند میشوند: هرگاه درون یک فرآیند، فعالیتی خطرآفرین موجود باشد، باید راهی برای از بین بردن یا سادهسازی آن پیدا کنید. استفاده از فنآوری مناسبتر، اغلب راهحل خوبی برای این وضعیت است.
بررسی قوانین کسب و کار: استفاده از قوانین ساده میتوانند فرآیندهای بسیار زیادی را تسهیل کرده، باعث اجتناب از کارهای وقت گیر شده و روشهای پیچیده را تغییر میدهند.
به یک مثال توجه کنید:
چک با مقدار کمتر از 1.000.000 تومان می‌تواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند مشخص شد که بررسی تمام چکها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار می‌تواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه می‌تواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.
انطباق: بخشهای مختلف صنعت دارای استانداردهای اندازهگیری، رویهها، گواهینامهها و پارامترهای دیگر هستند که توسط دولت یا گروههای بازرسی نظارت میشوند. بدیهی است که بهبود فرآیند نمیتواند فراتر از این قوانین باشد.
در انتها باید گفت که فرآیند بهبود، یک فرآیند محدود به زمان نیست. در حقیقت این پروسه به صورت یک اقدام چرخهای و مستمر است، چرا که هر چه بیشتر بهبود مییابیم، بیشتر متوجه میشویم که چگونه میتوانیم بهتر حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در کسب و کار دارای اهمیت زیادی است زیرا بهبود فرآیند باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.
نکات کلیدی برای کارآمد بودن پروسه بهبود
بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی میکنید که واقعا فرآیندهای کاری را بهبود میبخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا مینمایید. پس از چند هفته متوجه میشوید که همه چیز به شیوههای قدیمی خود بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود سیستم نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد.
در ادامه نکات ویژهای جهت کمک به کسب و کارها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی می‌شود:
پشتیبانی مدیریت
مدیریت ارشد باید از ابتکارات مربوط به بهبود سیستم حمایت کند. بدون حمایتهای مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئناً شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر میخواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرایند را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمانی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرایند و دستیابی به اهداف کسب و کار نمایید.
مشارکت سهامداران و کارکنان
همه سهامداران کسب و کار باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جو همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود میآورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از بهبود خواهند بود. یک سیستم و فرایند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی می‌شود که با سیستم فعلی کار میکنند زیرا چنین تصور میکنند که توطئهای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم بهبود ببینید، قادر خواهید بود بهطور موثری، مزایای حاصل از بهبود سیستم را دریافت نمایید.
بهبود فرهنگ کسب و کار
بین ایجاد برنامه بهبود و فرهنگ بهبود تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود مستمر شامل موارد ذیل است:
کارکنان همواره با پیشنهاد ایدهها و بحث در مورد پیشنهادات مشغول به کار باشند.
همه کارکنان نقش خود را درک نموده و ارتباط آن با خروجیهای فرآیند را بفهمند.
هر یک از کارکنان بطور مداوم روی بهبود فرایند کار خود متمرکز شود.
واریانسی در مورد شیوه انجام یک کار توسط کارکنان مختلف وجود نداشته باشد.
گره زدن بهبود به اهداف کلیدی
کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاشهای خود برای بهبود و اهداف کسب و کار را ببینند. با پیوند دادن استراتژی‌های بهبود به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی حمایت کارکنان از بهبود را به دست خواهید آورد.
درخواست فیدبک از کارکنان
کارکنان خط مقدم کسب و کار بیش از همه با سیستم‌ها و فرایندهای کسب و کار سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام میدهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرایندها دارند. در زیر به برخی از استراتژی‌ها جهت تشویق کارمندان برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانهشان اشاره شده است:
تنظیم یک آدرس ایمیل یا ارائه یک شماره تماس که کارکنان بتوانند پیشنهادات خود را به آن اعلام کنند.
وجود جعبه پیشنهادات در محل کار.
تشویق کارمندان برای به اشتراک‌گذاری ایدهها و پیشنهادات در طول جلسات.
حصول اطمینان از اینکه مدیران برای شنیدن بازخوردهای مثبت و منفی آماده هستند.
ارتقاء برنامههای آموزشی
تمرکز روی بهبود فرایند، باید در فرآیند استخدام کارکنان و پس از آن در طول سیستم آموزش نیز مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک می‌کند تا فعالیتهای بهبود فرایند، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گامهای موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:
- به کارکنان آموزش دهید که چگونه نواقص و فرصت‌ها را برای بهبود مشخص کنند.
- به کارکنان درباره مستندسازی نقش ها و وظایف تعیین شده آموزش دهید.
- ضرورت انسجام را یادآوری نمایید.
- استفاده از ابزارهای بهبود
تمرکز بر موفقیت در درازمدت
موفق‌ترین پروسه بهبود روندی است که راه حلها و گشایش‌های آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح میدهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلندمدت است. این امر به شما اجازه میدهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر می‌کند.
پاداش کارکنان
پیوند دادن انگیزه‌ها و پاداش‌ها به پروسه بهبود فرایند، یک راهحل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است.
همانطور که پیش تر ذکر شد، تحلیل فرایندها یکی از مهم ترین گام های الگوریتم سیستم سازی است.
تیم ما با تجربه طولانی در این زمینه، می‌تواند به سرعت فرایندهای کسب‌وکار شما را تحلیل کرده و بهبود دهد و در حین کار به شما آموزش دهد تا سایر فرایندها را خودتان بتوانید تحلیل و بهبود دهید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص این خدمت می توانید به صفحه خدمات آکادمی سیستم سازی مراجعه نمایید.
همچنین تیم ما در دوره های آموزشی سیستم سازی مباحث فوق العاده ای در زمینه تحلیل و بهبود فرایندها آموزش می دهد که با کلیک بر روی تصویر پایین می توانید در دوره بعدی ما شرکت نمایید.
