سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

زمان مطالعه مطلب: 8 دقیقه
Rate this post

بر اساس الگوریتم سیستم سازی، گام بعد از فرایندنویسی و مدلسازی فرایندهای موجود، تحلیل و بهبود فرایندها است. این گام جزء مهم ترین گام های سیستم سازی به شمار میرود زیرا در این مرحله است که اشتباهات فرایندهای کسب و کار اصلاح شده و بهبودها اتفاق خواهد افتاد.

در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار می­دهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلی­شان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.

در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از تحلیل فرایند استفاده شود را ذکر کرده­ایم:

  • وقتی مسائل ناشناخته بروز می‎کنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
  • افراد درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
  • قبل از مکانیزاسیون فرایندها و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه­سازی شده‎اند.
  • وقتی یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

در این مرحله ممکن است در پایان تصمیم بگیریم:

  • فرایندی را حذف کنیم.
  • فرایندی را بهبود دهیم.
  • فرایندی را حفظ کنیم.
  • فرایندی را ایجاد و طراحی کنیم.

هدف از بهبود فرآیند، از بین بردن نقاط ضعف یا گلوگاه­ها در عملیات تجاری است. با شناسایی این نقاط ضعف، می‎توانید به پیشرفت کسب و کار خود کمک کنید، چرا که مزایای زیر را برایتان به دنبال خواهد داشت:

  • کاهش زمان اتمام فرآیند
  • بهبود کارایی و کیفیت فرآیند
  • حذف کارهای زائد
  • کاهش اصطکاک در فرآیندهای کسب و کار
  • برآورده شدن الزامات قانونی
  • و…

بهبود فرآیند باعث میشود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد تبدیل شود.

تحلیل فرایندها را به دو روش می­توان انجام داد: تحلیل کیفی و تحلیل کمی، لیکن در این مطلب به چند نمونه از ساده­­ترین و پرکاربردترین روش­های تحلیل کیفی فرایندها اشاره می­کنیم.

تحلیل ارزش افزوده

هدف از روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، این است که مراحلی در فرایند که ارزش افزوده ایجاد نمی­کنند شناسایی و حذف نماییم و مراحلی ایجاد ارزش افزوده می­کنند را بهینه سازی کنیم. بنابراین بسیار مهم است که بتوانیم در سریع­ترین زمان ممکن و در ابتدای تجزیه و تحلیل، اقدامات بدون ارزش افزوده را شناسایی کند. در واقع تجزیه و تحلیل ارزش افزوده یک تکنیک است که با هدف شناسایی مراحل غیرضروری در یک فرایند با رویکرد حذف آنها است. این تحلیل دارای دو گام اساسی است:

  • value classification یا طبقه بندی ارزش­ها
  • waste elimination یا حذف اضافات

در این نوع تحلیل بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌های فعلی فرآیند برای مشتری یا کسب و کار ارزش افزوده ایجاد می‌کند یا نه. در این تحلیل، فعالیت‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شود:

  • دارای ارزش افزوده:آن را با VA نمایش می‌دهند.
  • دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA)
  • بدون ارزش افزوده(NVA)

فعالیت دارای ارزش افزوده (VA) برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد می‌کند.

فعالیت دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA) برای انجام ‌شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است.

فعالیت بدون ارزش افزوده (NVA) نه برای مشتری و نه برای کسب و کار ارزش افزوده ندارد. برخی از انواع این نوع فعالیت عبارتند از:

  • جابه­جایی
  • تاخیرات
  • انتظار
  • کار مجدد یا اصلاح اشکالات

روش­های دیگری نیز برای تحلیل وجود دارد که کسب و کارهای کوچک و متوسط خیلی لازم نیست به سراغ این روش­ها بروند مگر در صورت لزوم. روش­هایی مثل شبیه­سازی فرایندها، تحلیل صف و تحلیل جریان.

حالا نوبت به بهبود فرایندها است. بر اساس تحلیل­های انجام شده اقدام به مدلسازی مجدد فرایند بهبود یافته خواهیم کرد.

مهم این است که به یاد داشته باشید تجزیه و تحلیل، یک عملیات مداوم است. زیرا همیشه محيط و قوانين کسب و کار در حال تغييرند بنابراين هميشه سيستمي وجود دارد که نیاز به بهینه‌سازی یا بهبود داشته باشد.

همچنین ممکن است یک فرایند یا سيستم با توجه به تغييرات محيطي و قوانين کسب وکار پس از مدتي با اهداف تجاری کسب و کار متناقض شود! يادمان باشد سيستم‌ها زنده‌اند و در طول زمان تغییر مي‌کنند.

همچنین لطفاً هارمونی بین همه فرایندها را حفظ کنید. به این معنی که نباید یک یا چند فرایند را خیلی بهبود دهید درحالیکه سایر فرایندها با مشکلات اساسی مواجه هستند. در واقع بهتر است بهبود رو بصورت تدریجی و یکنواخت بر روی همه فرایندها اعمال شود.

پیدا کردن بهبودهایی برای فرآیند

پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. اما چگونه می‎توانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند به­طوری­که به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟

پس باید یک نمودار دیگر ترسیم کرده و ایده‎های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام یعنی ترسیم فرایند جدید و بهبود یافته، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید و مواردی که در ادامه این بخش ارائه شده است را مدنظر قرار دهید.

  • هدف این فرآیند، گردش کار و یا فعالیت چیست؟
  • آیا بخش­های زائد وجود دارد؟
  • مشکلات و مسائل مربوط به کیفیت و رعایت اصول، چه هستند و چرا اتفاق می‎افتند؟
  • چرا این کار یا فرآیند ضروری است؟
  • چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
  • آیا به اندازه کافی از نرم­افزارهای مناسب استفاده شده است؟
  • مشکلات عمده آن چیست؟
  • چگونه می‎توان مشکلات را از میان برداشت؟
  • چگونه می‎توان ضایعات را حذف کرد؟
  • چطور می‎توانیم بر فعالیت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنیم که اهداف عملکردی دنبال می‎شوند؟

اصول بهبود فرآیند

اصول و مواردی در رابطه با بهبود وجود دارد که می‎بایست مدنظر قرار گیرند:

بهبود تجربه مشتری: این اصل بیان می‎کند که حتی اگر فرآیندها پس از اعمال بهبود بسیار کارآمد باشند اما تجربه مشتریان رضایت بخش نباشد، تمام این کار بی‎فایده خواهد بود. بنابراین تمام نقاط تماس کسب و کار با مشتری، باید بتوانند بهترین تجربه ممکن را ارائه دهند.

توجه به فعالیت­هایی که ارزش افزوده تولید میکنند: یک اصل کلیدی که درک آن آسان است این است که آیا این فعالیت ارزشی به خدمات یا محصول اضافه می‎کند؟ اگر چنین است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم به طوری­که در طول فرآیند، به بهترین نحو انجام شود. به همین ترتیب فعالیت­هایی که ارزش افزوده ایجاد نمی‎کنند، باید از فرآیند جدید حذف گردند که در خصوص توضیحاتی ارائه کردیم.

کاهش فعالیت­هایی که به احتمال زیاد موجب بروز خطا در فرآیند میشوند: هرگاه درون یک فرآیند، فعالیتی خطرآفرین موجود باشد، باید راهی برای از بین بردن یا ساده­سازی آن پیدا کنید. استفاده از فن­آوری مناسب­تر، اغلب راه­حل خوبی برای این وضعیت است.

بررسی قوانین کسب و کار: استفاده از قوانین ساده می‎توانند فرآیندهای بسیار زیادی را تسهیل کرده، باعث اجتناب از کارهای وقت گیر شده و روش­های پیچیده را تغییر می­دهند.

به یک مثال توجه کنید:

چک با مقدار کمتر از 1.000.000 تومان می‎تواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند مشخص شد که بررسی تمام چک­ها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار می‎تواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه می‎تواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.

انطباق: بخش­های مختلف صنعت دارای استانداردهای اندازه­گیری، رویه‎ها، گواهینامه‎ها و پارامترهای دیگر هستند که توسط دولت یا گروه‎های بازرسی نظارت می‎شوند. بدیهی است که بهبود فرآیند نمی‎تواند فراتر از این قوانین باشد.

در انتها باید گفت که فرآیند بهبود، یک فرآیند محدود به زمان نیست. در حقیقت این پروسه به صورت یک اقدام چرخه‎ای و مستمر است، چرا که هر چه بیشتر بهبود می‎یابیم، بیشتر متوجه می‎شویم که چگونه می‎توانیم بهتر حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در کسب و کار دارای اهمیت زیادی است زیرا بهبود فرآیند باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.

نکات کلیدی برای کارآمد بودن پروسه بهبود

بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی می‎کنید که واقعا فرآیند‎های کاری را بهبود می‎بخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا می‎نمایید. پس از چند هفته متوجه می‎شوید که همه چیز به شیوه‎های قدیمی خود ‎بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود سیستم نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد.

در ادامه نکات ویژه­ای جهت کمک به کسب و کارها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی می‎شود:

پشتیبانی مدیریت

 مدیریت ارشد باید از ابتکارات مربوط به بهبود سیستم حمایت کند. بدون حمایت­های مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئناً شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر می‎خواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرایند را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمانی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرایند و دستیابی به اهداف کسب و کار نمایید.

مشارکت سهامداران و کارکنان

همه سهامداران کسب و کار باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جو همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود می‎آورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از بهبود خواهند بود. یک سیستم و فرایند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی می‌شود که با سیستم فعلی کار می‎کنند زیرا چنین تصور می‎کنند که توطئه‎ای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم بهبود ببینید، قادر خواهید بود به­طور موثری، مزایای حاصل از بهبود سیستم را دریافت نمایید.

بهبود فرهنگ کسب و کار

بین ایجاد برنامه بهبود و فرهنگ بهبود تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود مستمر شامل موارد ذیل است:

کارکنان همواره با پیشنهاد ایده‎ها و بحث در مورد پیشنهادات مشغول به کار‎ باشند.

همه کارکنان نقش خود را درک نموده و ارتباط آن با خروجی­های فرآیند‎ را بفهمند.

هر یک از کارکنان بطور مداوم روی بهبود فرایند کار خود متمرکز شود.

واریانسی در مورد شیوه انجام یک کار توسط کارکنان مختلف وجود نداشته باشد.

گره زدن بهبود به اهداف کلیدی

کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاش­های خود برای بهبود و اهداف کسب و کار را ببینند. با پیوند دادن استراتژی‌های بهبود‎ به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی حمایت کارکنان از بهبود را به دست خواهید آورد.

 درخواست فیدبک از کارکنان

کارکنان خط مقدم کسب و کار بیش از همه با سیستم‌ها و فرایندهای کسب و کار سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام می‎دهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرایندها دارند. در زیر به برخی از استراتژی‌ها جهت تشویق کارمندان برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانه‎شان اشاره شده است:

تنظیم یک آدرس ایمیل یا ارائه یک شماره تماس که کارکنان بتوانند پیشنهادات خود را به آن اعلام کنند.

وجود جعبه پیشنهادات در محل کار.

تشویق کارمندان برای به اشتراک‌گذاری ایده‎ها و پیشنهادات در طول جلسات.

حصول اطمینان از اینکه مدیران برای شنیدن بازخوردهای مثبت و منفی آماده هستند.

ارتقاء برنامه­های آموزشی

تمرکز روی بهبود فرایند،‎ باید در فرآیند‎ استخدام کارکنان و پس از آن در طول سیستم‎ آموزش نیز مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک می‎کند تا فعالیت­های بهبود فرایند، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گام­های موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:

  • به کارکنان آموزش دهید که چگونه نواقص و فرصت‌ها را برای بهبود مشخص کنند.
  • به کارکنان درباره مستندسازی نقش ها و وظایف تعیین شده آموزش دهید.
  • ضرورت انسجام را یادآوری نمایید.
  • استفاده از ابزارهای بهبود

تمرکز بر موفقیت در درازمدت

موفق‌ترین پروسه بهبود روندی است که راه حل‏ها و گشایش‌های آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح می‎دهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلندمدت است. این امر به شما اجازه می‎دهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر می‎کند.

پاداش کارکنان

پیوند دادن انگیزه‌ها و پاداش‌ها به پروسه بهبود فرایند، یک راه­حل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است.

همانطور که پیش تر ذکر شد، تحلیل فرایندها یکی از مهم ترین گام های الگوریتم سیستم سازی است.

تیم ما با تجربه طولانی در این زمینه، می‌تواند به سرعت فرایندهای کسب‌وکار شما را تحلیل کرده و بهبود دهد و در حین کار به شما آموزش دهد تا سایر فرایندها را خودتان بتوانید تحلیل و بهبود دهید.

برای کسب  اطلاعات بیشتر در خصوص این خدمت می توانید به صفحه خدمات آکادمی سیستم سازی مراجعه نمایید.

همچنین تیم ما در دوره های آموزشی سیستم سازی مباحث فوق العاده ای در زمینه تحلیل و بهبود فرایندها آموزش می دهد که با کلیک بر روی تصویر پایین می توانید در دوره بعدی ما شرکت نمایید.

 

دوره سیستم سازی کسب و کار

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.